Организация документооборота на примере МДОУ города Кургана «Детский сад присмотра и оздоровления № 2 «Дружная семейка»

     - обеспечение организационно-методического  руководства и контроля над соблюдением установленных процедур работы;

     - развитие системы документационного  обеспечения управления и доработки  ее отдельных функций с учетом  проявляющихся новых программно-технических  возможностей.[15]

     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.

     К качественным характеристикам относятся:

     - характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления: автоматизированной , традиционной или смешанной;

     - разделение документооборота на  документопотоки и характеристики  состава и содержания документов, включенных в документопотоки;

     - направленность движения документов  и их периодичность;

     - характеристики документооборота как организационного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т.д.

     Для того чтобы выполнить главное  правило организации документооборота – оперативное прохождение документа  по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо:

     - кратчайший путь для каждого  документа;

     - максимальное единообразие в  порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов;

     - максимальное ограничение возвратных  перемещений документов.[2]

     Документопотоки по направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают  организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных  уровней. Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нижестоящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

     По  отношению к управленческой системе  выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

     Входящий  документопоток любой организации  составляют:

     - документы вышестоящих организаций.  Они содержат директивные указания, нормативные и методические акты, законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;

     - документы подведомственных организаций:  сведения о выполнении распоряжений, запросы о методах и средствах  выполнения заданий и отчетные  данные об их деятельности, докладные  записки, письма, акты;

     - документы от несоподчиненных  организаций: письма, договоры, а  также документы, сопровождающие  выполнение договоров (акты, счета, заявки и т.д.);

     - обращения граждан.

     Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

     Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации  и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы или как ответные на поступающие письменные или устные запросы. Количество инициативных документов значительно превышает группу ответных. Если организация имеет сеть  подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

     Внутренний  документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации.

     К внутренним относятся организационные  документы,  определяющие задачи, функции  предприятия в целом, а также  ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных  лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.[14]

     Функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы составляют протоколы, акты, планочные и отчетные документы, документы по учету оборудования и т.д.

     Отдельную группу внутренней документации составляет внутренняя переписка: служебные доклады и объяснительные записки.

     К количественным характеристикам специалисты  относят параметры объема документооборота. Помимо собственного объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес  групп документов в общем документопотоке, его плотность, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.

     Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не регистрируемые), а также все копии. [3, 7]

     Достаточно  объективные данные могут быть получены при соблюдении основного правила  определения объема документооборота – однократности учета каждого документа.

     Объем документооборота выражается дробью, в числителе которого указывают  количество подлинников, а в знаменателе  – количество копий. Период, за который  подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба ДОУ организации.

     В целом сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой  и достаточной информации для  функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц.[16] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные  правила организации документооборота  в детском саду

     Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы  документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документопотокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства.[7]

     В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство, после чего утверждается руководителем учреждения.

     Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

     · централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

     · экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости  маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

     · функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

     · унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

     · открытость, когда должностным лицам  и структурным подразделениями  предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

     · гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и  стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.[9]

     Организация работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности детского сада.  
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства учреждения, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота в учреждении детского сада являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в учреждении согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

     Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате учреждения, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в детском саду.

     Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в учреждении и табелем унифицированных форм документов.

     Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.    Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.         Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.