Организация документооборота

    Содержание

          
 

Введение………………………………………………………………………3

1 Понятие документооборота……………………………………………….4

1.1 Основные  направления…………………………………………………...6

совершенствования документооборота……………………………………...7

1.2 Системы  делопроизводства………………………………………………7

1.3 Основные  правила 

организации документооборота……………………………………………...7

1.4 Принципы  документооборота…………………………………………..11 

2 Регистрация документов…………………………………………………..12 

      2.1 Регистрация и учет поступающих

           в организацию документов…………………………………………………12

      2.2 Подготовка и регистрация отправляемых  документов………………22

     2.3 Внутренний документооборот…………………………………………24

     3 Культура работы с документами  на рабочем месте……………………30

     3.1 Организация ознакомления 

     исполнителей  с документацией…………………………………………....30

     3.2 Документооборот исполнителя документа…………………………...31

     3.3 Технологии подготовки инициативных

       и ответных документов…………………………………………………....32

     4 Обработка отправляемой корреспонденции…………………………....34

     5 Электронный документооборот………………………………………..36

     Заключение…………………………………………………………………38

     Список  используемой литературы……………………………………......39 
 
 

     Введение

     Делопроизводство- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив.

     Предмет делопроизводства – организация  документных работ: создание,

изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль

исполнения, справочная работа, хранение и использование документов.

     В 90-е годы появились термины –  «документационное обеспечение 

управления» и  «информационно-документированное  обеспечение управления».

     Организацию делопроизводства условно можно  разделить на две части:

     - документирование- составление и  оформление документов;

     - организация работы с документами  – получение-отправка, обработка, 

     регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

     Развитие  служб документооборота в России:

     - Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;

     - генеральный регламент 1720 г.;

     - «Табель о рангах» 1722 г.;

     - «Учреждения для управления губерний  Российской империи» 1775 г.;

     - «Положение о письмоводстве и  делопроизводстве в военном ведомстве»  1911 г.;

     - Законодательный материал – «Полное  собрание законов Российской  империи» и «свод законов Российской империи»;

     - Правовые и нормативные акты  РФ. 
 
 
 
 
 
 

1. Электронный документооборот

1.1 Понятие документооборота

  Документооборот – движение документов в организации  с момента их

создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

      Электронный документооборот – электронный  обмен деловыми документами между  автоматизированными системами  различных компаний (или внутри

компании) в стандартизированной форме.

         Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других

организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних

(созданных и  действующих в пределах организации)  документов. Объем 

документооборота рассчитывается по формуле:

   Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

      Четкая  организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

      Основные  этапы документооборота:

      - составление и оформление документов;

      - движение документов по рабочим  местам;

      - прием документов в бухгалтерии;

      - сдача документов в архив.

      Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер  и утверждает руководитель предприятия.

      График  должен устанавливать на предприятии  рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшение всей учетной работы на предприятии, повышению  контрольных функций бухгалтерии.

      График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи  и сроков выполнения работ. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, в ней  перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения  предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые  имеют дело с прохождением учетной  документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельность., в соответствии с графиком. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие  документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный  бухгалтер.

      В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность  главное бухгалтера за разглашение  коммерческой информации предприятия.

      Переход на компьютерную форму организации  бухгалтерского учета выдвигает  задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию  субъектов и объектов, разграничение  доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

      В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев  и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть  три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных. 
 
 
 
 
 

     1.1 Основные направления  совершенствования  документооборота

      Документация  предприятии и их обработка составляют около 50 % объема учетных работ, поэтому  снижение затрат по составлению и  обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

      На  практике различаются три направления  совершенствование документооборота:

      - использование документов с заранее  заполненными постоянными реквизитами  (фирменные бланки) и широкое применение  компьютерных программ с разовым  вводом исходных данных и многократным  получением выходной информации;

      - сокращение количества выписываемых  и обрабатываемых документов  в результате применения накопительных  многострочных документов, удобного  расположения реквизитов, широкого  применения унификации документов.

      - рационализация путем сокращения  количество лиц, участвующих в  составлении документа, ликвидации  бесполезной документации, применения  прогрессивных форм организации  учета, предварительного планирования  документооборота.

      Унификаций  документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.

Постановлением  Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

      Совершенствование документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает  хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет  рационально использовать бумагу. 

     1.2 Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

     Основные  положения организации документооборота:

     - распределение документов по  исполнителям;

     - сокращение инстанций их прохождения;

     - направление документов непосредственному  исполнителю;

     - регламентация подписания.

     Первая  попытка нормативной регламентации  единых принципов организации документооборота – 1931 г. В проекте «Общих правил документации и документооборота».

     Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» - установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

     1988 год, «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения» - включила в понятие  «документооборот» операцию «пошивка  документа вдело».

     ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - установил  определение «документооборот –  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки». 

     1.3 Основные правила  организации документооборота  в организации

     Организация работы с документами – организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения.

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

     Документооборот – это информационное обеспечение  деятельности аппарат управления, его  документирования, хранения и использования  ранее созданных документов. 

     Основные  правила организации документооборота:

           - оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

     - максимальное сокращение инстанций  прохождения документов (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным);