Организация документооборота

     В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.

     Документы регистрируются на карточках (рисунок 1).

 

Краткое содержание документа ___________________________________

______________________________________________________________ 

Кто направил документ. Резолюция ________________________________

______________________________________________________________ 
 
 
 

Оборотная сторона 

    

 

Отметка о контроле и исполнении ________________________________

_____________________________________________________________ 

Когда и  кем документ снят с контроля _____________________________

_____________________________________________________________ 
 

     Рисунок 1- Регистрационная карточка поступающей корреспонденции 

     На  первом этапе регистрации заполняют  разделы карточки (машинописным или  рукописным способом):

- входящий  номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150                        -порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего

года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого  документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном  штампе на документе;

     - от кого поступил документ (Кемеровское  объединение "Оксид");

     - количество листов и экземпляров  (2 л. в 1 экз.);

     - дата полученного документа и  исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);

     - краткое содержание документа.  Например: просьба заключить договор  на поставку строительных материалов.

     Для регистрации входящих документов применяется  специальный журнал, в котором  регистрационный номер(индекс) состоит  из порядкового номера по данному  журналу и номера дела, в которое  подшивается документ. Журнал необходим  для обеспечения сохранности  и оперативного поиска входящих документов. Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Отметка об исполнении». Данные об исполнители  и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Исполнитель». Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.(рисунок 2) 

 

     Рисунок  2 - Журнал регистрации входящей документации 

     В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации  используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы  на ПК.

     Рекомендуется учетные файлы создавать в  виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

     Для регистрации документа в электронном  виде создается таблица в книге  Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форам в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.

     После первого этапа регистрации документы  передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных  подразделений.

     Количество  экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.

     При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации  помещаются временно в справочную картотеку  в раздел "Документы на докладе".

     Руководитель  должен рассматривать документы  в день их поступления (как нежелательное  исключение - на следующий день) и  возвращать секретарю-референту или  помощнику с резолюцией. Поступать  к руководителю и возвращаться к  секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция  должна быть конкретной. Например:    

 

     Руководитель  не должен задерживать документы, а  тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При  необходимости использования документа  в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы  от посетителей, подчиненных, это, как  правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.)

     Согласно  резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при  возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную  карточку в раздел "Кто направил документ. Резолюция". Например:   
 
 
 
 

     Затем на оборотной стороне заполняются  следующие разделы карточки: "Дата передачи на исполнение" - 15.01.2000; "Кому направлен документ" - Г.В.Иванову; "Расписка в получении" - роспись  Иванова Г.В., дата.

     В соответствии с Положением Регистрационной  государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а  затем передает документ вместе с  одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в  картотеках: 1-я - справочная (по порядку  номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями  по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких  картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую  систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

     От  момента поступления к исполнителю  до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В  дело документ и все относящиеся  к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью  завершена и исполнитель считает  его исполненным. При передаче документа  на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых  он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

     При поступлении документа могут  быть несколько вариантов их исполнения:

     - на основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.

     - на основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

     - на основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.

     - документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

     Таким образом, после исполнения документа  необходимо занести в регистрационные  карточки последние данные, которые  включают в себя:

     - отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату  и номер ответного документа,  должность и фамилию лица, подписавшего  его. При отсутствии письменного  ответа указывают, кем, когда  и как решен вопрос, изложенный  в инициативном документе).

 - указание  когда и кем документ снят  с контроля (указывают должность,  фамилию руководителя и дату  снятия с контроля).

 Например:    

 Председатель  комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000; 

 - дату  возврата, расписку принявшего документ; 

 Например:    

 20.01.2000 _____________________    

               Подпись

 - номер  дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.

 Например:    

 Д № 02-36.