Организация документооборота на примере МДОУ города Кургана «Детский сад присмотра и оздоровления № 2 «Дружная семейка»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

КУРГАНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 
 
 

Кафедра отечественной истории

Специальность: «Документоведение и ДОУ»

Курсовая работа по курсу: «Организация и технология ДОУ »

Тема: «Организация документооборота на примере МДОУ города Кургана «Детский сад присмотра и оздоровления № 2 «Дружная семейка» 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка

Группы  № И-5038 С

Кривоног  О.С.

Проверила: Коурова И.Г. 
 
 
 

Курган 2011

Содержание 

Введение  с.3

1. Понятие и характеристика документооборота с.5.

1.1. Понятие «документооборот», нормативно-методическая регламентация  с.5.

  1.2. Характеристики документооборота с. 8.

     2. Основные правила организации документооборота в детском саду                                   с.14.

2.1. Схема движения и технология обработки документов в детском саду с.18.

2.2. Регистрация документов с. 22.

2.3. Контроль исполнения документов с.24.

       Заключение с.27.

       Список использованных источников с.28. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода  времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере конкретного учреждения МДОУ города Кургана «Детский сад присмотра и оздоровления № 2 «Дружная семейка ».

     Объектом  исследования стали основные правила  организации документооборота в учреждении.

     Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного  учреждения.

     Задачи:

     - изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

     - рассмотреть процесс документооборота  на предприятии;

     - описать организацию документооборота.

     Курсовая  работа включает введение, две главы, заключение, и список использованных источников.

     Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

     В первой главе описано понятие  документооборота и его характеристики.

     Во  второй главе рассмотрена организация  документооборота в учреждении.

     В заключении представлены выводы по курсовой работе.

 

1. Понятие и характеристика документооборота

1.1. Понятие «документооборот», нормативно-методическая регламентация

     Документооборот - движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.[3]

     Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, т.е. теоретические  основы организации документооборота:

     · оперативность движения;

     · единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

     · однократность операций одинакового  целевого назначения;

     · исключение лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

     Основные  положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, входе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.[6]

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

     · объединение различных источников документной информации в единую сеть;

     · организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной  схемы;

     · устранение дублирования информационных и документационных потоков;

     · унификацию приемов работы с документами.

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или  отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие  организационные документы, как  устав, положения, приказы о распределении  обязанностей, организационная структура  учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.[2,5] 

1.2. Характеристики документооборота 

     В делопроизводстве документооборот  является средством коммуникации. Он должен  рассматриваться в контексте информационных проблем управления, т.е. отождествляется со сбором, обработкой, хранением и выдачей информации для управленческой деятельности. Например, документационное обеспечение управленческого решения предполагает создания ряда комплексов (групп) документов, которые обеспечивают информационную поддержку решения. Это документы:

     - содержание исходную достоверную  и достаточную для принятия  решения информацию;

     - фиксирующие сами управленческие  решения;

     - направленные на исполнения;

     - сообщающие о результатах исполнения  решения.

      Таким образом, в документооборот включается совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений, их реализации и контроля за исполнением. Документационное обеспечение принимаемого решения состоит из ряда операций, включающих сбор информации, подготовку проекта документа, его редактирование, согласование, изготовление, удостоверение. Выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа в управленческом аппарате. Значит, четкое выполнение каждой операции, а также скорость перемещения документов влияют на организацию процесса управления в целом.

      Повторение  типовых стадий документооборота и  функций работы с документами  позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для  ее автоматизации. Все стадии принятия управленческих решений сопровождающихся восприятием и оценкой информации человека.

      В числе основных причин совершенствования  организации документооборота можно  назвать проблему постоянного роста  объемов документации. Это связано  с научно-техническим прогрессом, внедрение новых технологий, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента, товара и услуг, освоение новых районов, строительство новых объектов и, как результат, усложнение процессов управления.

      Существует  и субъективные причины роста  объема документооборота: увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление  и игнорирование законных прав граждан; неквалифицированное документирование управленческой деятельности; некомпетентность управленческого персонала; отсутствие в аппарате управления регламентации документирования; распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов; использование компьютерных технологий при подготовке документов привело к увеличению количества документов, т.к. один и тот же документ может создаваться и в бумажной и в электронной форме.

     В настоящее время при решении  вопросов оптимизации документооборота важно учитывать:

     - происхождение изменения в организационной  структуре управления;

     - возможные сочетания традиционной  и автоматизированной технологии  обработки документной информации;