Определение фондовой принадлежности документов

 

Источники

 

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 
2. Основные правила работы ведомственных архивов № 263 от 05.09.85
3. http://rambler.ru
4. http://glossary.ru
5. http://km.ru/konsplus/html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Подводя итог изучению работ по фондированию документов  можно сказать, что  это очень трудоемкий процесс, требующий  повышенной внимательности.  Потому что, уже на предварительных этапах работы необходимо изучить историю  фондообразователя, познакомится с  законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами  и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя. Важное значение имеет  определение связей с другими  учреждениями. Составить историческую справку, в которой необходимо раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Также были рассмотрены такие  этапы работы как определение границ архивного  фонда и определение фондовой принадлежности документов.  Определение  фондовой принадлежности документов заключается  в отнесении их к фонду соответствующей  организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации – фондообразователя. Фондовая принадлежность всегда устанавливается  на основании непосредственного  изучения документов. Документы, как  правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному  архивному фонду. В современном  государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается  официально принятое полное, а в  скобках – сокращенное название учреждения – фондообразователя  и название структуры учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Фондирование  документов является весьма актуальной на сегодняшний день темой. Потому что  часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления  к уже  существующему фонду или создать  новый архивный фонд.

 

 

Приложение 1

 

Наименование  организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ФОНДОВ

Том № ______1________

 Начат ____1940________

Окончен ______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма титульного листа  списка фондов 

Приложение 2

 

С  П И С О К  Ф О  Н Д О В

 

ЦЕНТРА  ХРАНЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА  УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ АДМИНИСТРАЦИИ СЕРГИЕВО-ПОСАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО    РАЙОНА    МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

на  01.01.2010  года

 

 

№ фонда	Название фонда	Дата первого поступления документов фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечание
			Куда выбыл	Дата и № документа, на основании  которого выбыл
1	2	3	4	5	6
1	Администрация  Бужаниновского сельского  округа д. Бужаниново Сергиево-Посадский  район  Московская область (1970-2005 годы)	25.06.96	Документы переданы в Московский областной  архивный Центр г. Ивантеевка	Акт о выбытии № 186
2	Администрация Березняковского сельского  округа с. Березняки Сергиево-Посадский  район Московская область  (1972-  годы)	06.12.96
3	Администрация Митинского сельского  округа Хутор Митино Сергиево-Посадский  район Московская область  (1970-2005 годы)	10.12.96
4	Администрация Богородского поселкового  округа пос. Богородское Сергиево-Посадский  район Московская область (1969- годы)	10.12.96
5	Администрация  Ченцовского  сельского  округа пос. Новый  Сергиево-Посадский  район Московская область  (1963-2005 годы)	10.12.96
6	Администрация Воздвиженского сельского округа с.Воздвиженское Сергиево-Посадский  район Московская область  (1969-2005 годы)	19.12.96
7	Администрация Мишутинского д.Мишутино Сергиево-Посадский район сельского округа Московская область (1963-2005 годы)	19.12.96
8	Администрация Семхозского поснлкового  округа пос. Семхоз Сергиево-Посадский  район Московская область (1976-2005 годы)	17.03.97
9	Закрытое акционерное общество  (ЗАО) «Скоропусковский опытный  завод» пос.Скоропусковский Сергиево-Посадский район Московская область (1945-2002 годы)	04.07.03	Документы переданы в Московский областной  архивный Центр г. Ивантеевка	Акт о выбытии № 364
10	Администрация Закубежского сельского округа д. Самотовино  Сергиево-Посадский район Московская область (1972-2005 годы)	28.09.98

На 01.01. __2010___ года в список включены фонды с № ___1______ по № ___10____.

Всего хранится в архиве ___________10 (десять)_________________ фондов, из них:                                                             

 ^{(цифрами и прописью)}

_____________________-_____________________ содержат особо ценные дела.                              

 ^{(цифрами и прописью)}

Номера свободные: нет

 

Заведующий архивом                           подпись                                           О.А. Примаченко

 

05.06.2011

 

 

 

 

Форма списка фондов

 

Приложение 3

 

ЛИСТ ФОНДА №______________________ ________________________________________                    __________________________ (Местонахождение  фонда (наименование  организации, где  хранится фонд))                  (Дата первого поступления документов фонда) Крайние даты каждого названия фонда Название фонда 1 2         1. Учет неописанных документов Дата записи Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы Поступление Выбытие Наличие (остаток) Кол-во ед. хр. Крайние даты Кол-во ед. хр. Крайние даты Всего ед. хр. 1 2 3 4 5 6 7

2. Учет  описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел описи	Название описи или аннотация  документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)							Микрофильмировано для постоянного  хранения
					Дел	Основания выбытия (название, дата, №  документа)	В том числе по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	В том числе
										постоянного хранения				по л/с
										Дел	Крайние даты дел	из них по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	крайние даты
							ед. хр.	крайние даты
												ед. хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17

Формат  А4 (210´297 мм)

Форма листа фонда

 

 

Приложение 4

 

Форма описи дел временного хранения

   Приложение 5

 

 

Опись дел временного хранения

 

Приложение 6

 

Опись дел по личному составу

Приложение 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Опись дел постоянного  хранения