Определение фондовой принадлежности документов

Министерство  образования Ульяновской области

областное государственное бюджетное

образовательное учреждение среднего

профессионального образования

Димитровградский  технический колледж

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

Егординовой Татьяны Алексеевны

Специальность 032002 «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

 

Определение фондовой принадлежности документов

По дисциплине «Архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель

 

Мельникова 

Оксана  Михайловна

 

 

 

2012

Оглавление

 

Введение………………………………………………………………………………

1. Фондирование документов. Систематизация дел в пределах фонда…………
1. Предварительные этапы работы по фондированию……………………..
2. Определение границ архивного фонда…………………………………….
3. Определение фондовой принадлежности документов. Формирование фонда…………………………………………………………………………………..
2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива……………….
1. Составление и оформление описей дел постоянного и временного хранения……………………………………………………………………………….
2. Составление и оформление описей дел по личному составу.....................
3. Составление и оформление листов фонда и списков фондов…………….

Заключение……………………………………………………………………………

Список используемой литературы…………………………………………………..

Приложения…………………………………………………………………………….

 

Введение

 

Законодательство  предусматривает действие типовых  правил для всех архивов страны. Знание общих закономерностей хранения и систематизации документального  материала полезно для секретарей, предполагающих работать в архивах. В каждом архиве проводится классификация  документов по архивным фондам (фондирование). Фонд - весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля) или отдельного лица (семьи, рода)¹.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд².

Фондирование  складывается из следующих видов  работ:

1) определение  границ архивного фонда, в том  числе определение юридической  самостоятельности фондообразователя  и хронологических рамок документов  фонда;

2) определение  фондовой принадлежности документов.

Архивные  документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды  и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются  грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных  в научный оборот. Такой вид  работы может встретится в исторических архивах, сложившихся в XVIII – XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами³.

Если  в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ  по фондированию, значит образовался  значительный массив россыпи – материалов из различных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных.

Образование россыпи может вызываться чрезвычайными  обстоятельствами:

- стихийными  бедствиями и пожарами;

- войной, эвакуацией, вывозом документов  захватчиками и  последующей  реституцией;

- военными  действиями вследствие социальных  потрясений, переворотов;

- реформами  государственного аппарата, органов  власти и управления.

Цель  написания данной курсовой  работы  - изучить  порядок фондирования документов. Для этого  воспользовались: учебником Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева «Архивоведение», где прописаны  основные этапы работ по фондированию; ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, из которого  взяли определения основных терминов; Основными правилами работы ведомственных  архивов, где подробно описаны правила  работы с фондами личного происхождения  и архивными коллекциями.

 

1. Фондирование документов. Систематизация дел в пределах  фонда

 

В архиве организации документы  группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим  лицом или нет, составляет документальный фонд организации".

Часть документального фонда, которая  имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и  номер. Номер фонда присваивают  каждому вновь поступившему фонду  в порядке поступления. Документы  постоянного хранения таких организаций  входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного  фонда организации к составу  государственного Архивного фонда  РФ принимают территориальные экспертно  проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных  архивных организациях. Например, в  Санкт-Петербурге это Центральная  экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской  области. Организация, образующая в  процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Предварительные этапы работы по фондированию

 

Перед тем  как приступить к выполнению работ  по фондированию, необходимо изучить  историю фондообразователя, познакомится с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него,  определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить  функции учреждения в различные  периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомится с основными  видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения  фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Историческая справка — это документ, в котором отражена история фондообразователя, история фонда, дана характеристика документов фонда. Историческая справка  состоит из трех разделов: истории  фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в  хронологической последовательности следующие сведения:

распорядительные  акты о создании, преобразовании и  ликвидации организации;

крайние даты деятельности организации;

задачи  и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы  подведомственных организаций;

место организации  в системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно - культурной жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Во втором разделе:

количество  дел в фонде и крайние даты дел фонда;

время поступления  фонда в ведомственный архив;

изменения в составе и объеме фонда и  их причины;

указание  даты первой передачи документов на государственное  хранение;

место передачи; 

степень сохранности документов.

В третьем  разделе:

обобщенная  характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

научно - справочный аппарат к фонду;

использование документов фонда (в каких целях).

Историческая  справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д. Историческая справка (часть ее) представляется в  государственный архив вместе с  каждой законченной описью.

 В  первом разделе исторической  справки к архивной коллекции  указываются сведения по истории  ее создания, о составителе, а  также о местонахождении коллекции  до поступления в архив (если  она не была создана в архиве).

Второй  и третий разделы исторической справки  архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справки подписываются исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

 Историческая  справка печатается в 4-х экземплярах:  три вместе с описями передаются  в государственный архив при  первой передаче документов фонда,  один хранится в деле фонда  в ведомственном архиве. В дальнейшем  дополнения фиксируются во всех  экземплярах справки.

 Историческая  справка к небольшим по объему  фондам, имеющим хронологически - структурную  систематизацию дел в описи,  может заменять предисловие к  первому годовому разделу сводной  описи дел.

Кроме названных  выше данных о фондообразователе  в исторической справке нужно  раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно взять по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. В  исторические справки включаются сведения о датах создания, реорганизации  и ликвидации, переименованиях, подведомственности (если она неясна из названия фонда  или менялась в процессе деятельности учреждения) и функциях фондообразователя; названиях учреждений-предшественников и правопреемников; наличии более  чем трех незадокументированных  периодов; значительной утрате документов; наличии документов фондообразователя  в других фондах или архивах; наличии  документов других учреждений; документах, выходящих за хронологические рамки  существования фондообразователя. При наличии в архиве фондов учреждений, документы которых отложились в  данном фонде или выходят за хронологические  рамки его деятельности, указывается  номер фонда. В исторических справках фондов первой категории указывается  структура фондообразователей. Ряд  структурных подразделений фондов первой категории (органы власти и управления) имеют собственные архивные фонды, поэтому история структурных  подразделений в справках не приводится. К объединенным архивным фондам составлены общие исторические справки, в которых  оговариваются особенности исторического  развития отдельных фондообразователей. Исторические справки к групповым  характеристикам фондов содержат характеристику общего направления деятельности организаций  и общие для всех фондов сведения по истории фондообразователей. Индивидуальные сведения включены в исторические справки  к каждому конкретному фонду. В групповой характеристике сельсоветов, в случае изменения конкретными сельсоветами административно-территориальной принадлежности, характеристика фонда приводится по последнему месторасположению фондообразователя. В районе первоначального местонахождения сельсовета указывается лишь номер фонда со ссылкой на последнее местонахождение, например:

Ишимский  район 
Громышевский 
Ф.Р-1498 (см. сельсоветы Зырянского района) 
Зырянский район 
Громышевский, с. Громышево (1924-не уст.) 
Ф.Р-1498, 6 ед. хр, 1931,1933,1939 гг.

Создан в  1924 г. Входил в состав Колыонской волости Мариинского уезда. С 4 сентября 1924 г. по 5 марта 1932 г. - в состав Ишимского района.