Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональный менеджмент"

       При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования: название учреждения пишут  полностью с указанием подчиненности  в именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное  наименование;заголовок и номер  дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять  и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).

       В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

       В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

       Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой  дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых  точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в  дело.

       Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

       В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная  надпись, в которой цифрами и  прописью указывается количество пронумерованных  листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная  надпись пишется разборчиво, с  указанием должности составителя, даты составления и подписывается  составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе  и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных  документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой  на соответствующий акт.

       Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

       По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой  систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в  пределах фонда и их учет. Кроме  этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом  научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

       Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

       В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное  подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего  дело, а также предусматриваются  графы для расписок в получении  и приеме дела.

       За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных  подразделениях и у отдельных  исполнителей, своевременно докладывать  руководству учреждения об имеющихся  нарушениях. 

       Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Вместе с  делами в архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

       Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений  и утвержденному руководителем  учреждения.

       Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.

       Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

       Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Образец должностной  инструкции 
 

       Должностная инструкция работника является одним  из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.

       Как нормативно-правовой документ, должностные  инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника определенному руководителю, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.

       Таким образом, должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании. Следует заметить, что типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача менеджера по управлению персоналом и других заинтересованных лиц — переделать типовую должностную инструкцию на основании корпоративных стандартов своей компании. 

       Должностная инструкция, как правило, состоит  из следующих разделов: 

Раздел 1 «Общие положения»

       В этом разделе обычно указывается:

• Название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
• К какой категории работников относится должность;
• Требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования);
• Кому непосредственно подчиняется работник;
• Порядок назначения и освобождения от должности;
• Перечень документов и нормативы, знание которых для работника является обязательным (что он должен знать);
• Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;
• Порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия).

Раздел 2«Функции»

       В этом разделе определяются направления деятельности специалиста. 

Раздел 3 «Должностные обязанности»

       Этот  раздел содержит описание конкретных трудовых процедур, которые должен выполнять работник. Перечисляются задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.) 

Раздел 4 «Права»

       Этот  раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции  обладает работник при исполнении возложенных  на него должностных обязанностей. 

Раздел 4 «Ответственность»

       В этом разделе конкретизируются случаи привлечения работника к ответственности, ее виды и меры. 
 

       С должностной инструкцией работодатель обязан ознакомить работника до подписания трудового договора. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты на последнем листе должностной инструкции.

       Требования  должностной инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  роспись и до перемещения на другую должность или увольнения. 

       Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и  ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и подписывается им. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

       В разработке должностных инструкций в качестве основы может использоваться Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Одним из действующих в  настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержащий квалификационные характеристики различных должностей.

       Вопросы согласования текстов должностных  инструкций и привлечения к этому  определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации  в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. 

       Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится  до работников под расписку. 

       Ниже  приведен образец должностной инструкции менеджера по продажам: 
 
 
 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА  ПО ПРОДАЖАМ