Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональный менеджмент"

Федеральное агентство по образованию

филиал

Государственного  образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

Всероссийский Заочный Финансово-Экономический  Институт

в г.Туле 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Вариант №10 
 
 
 

   Выполнила: студентка 4го курса,                   

                                                                                   спец. Менеджмент организации,

                                                                                   дневная группа,

                                                                                   Логинова Ю.В.

                                                                                                                                                         

                                                               Проверил: Лукоянова А.В. 
 
 
 
 

Тула  – 2010 

Содержание 

1. Публичные выступления. Факторы  успеха публичных выступлений……2

2. Основные этапы подготовки документов  к архивному хранению………..9

3. Образец должностной инструкции…………………………..……………...18

4. Список литературы…………………………………………………………...27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Публичные выступления.

Факторы успеха публичных  выступлений 
 

       Правильно организованное управленческое общение  является катализатором управленческой деятельности. Культура управления невозможна без культуры общения, т.е. коммуникативной  культуры. Отсутствие умений, навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры менеджера ставят под вопрос успешную работу и его самого, и его подчиненных.

       Овладеть  приемами, умениями и навыками публичного выступления, выработать в себе коммуникативную  культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями. Публичные  выступления являются неотъемлемой частью управленческой деятельности любого менеджера, так как в его работе приходится сталкиваться с проведением  деловых бесед, дискуссии с целью  добиться желаемой реакций аудитории. 

     Этапы публичного выступления:

  1. Подготовка к выступлению.

       Наиболее ответственный этап. Общение нужно планировать, правильно выбирать его место и время, заранее определять для себя установки на результат общения.Здесь необходимо: во-первых, обдумать тему речи, его основные тезисы и структуру; во-вторых, прорепетировать дома перед родственниками или просто перед зеркалом, чтобы отточить все приемы будущей речи; в-третьих, желательно заранее узнать аудиторию, в которой предстоит выступать; в-четвертых, по возможности подготовить свою речь с учетом состава слушателей (национальность, религию, возраст и т.д.). Все это даст возможность оратору чувствовать себя более уверенно при непосредственном выступлении. 

2. Вхождение в контакт.

       На  этом этапе важно почувствовать состояние, настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность сориентироваться слушателям. Необходимо расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта. Чтобы произвести на аудиторию максимально положительное впечатление, оратору необходимо создать образ уверенного в себе человека. Это можно сделать с помощью свободной походки, непринужденной, открытой позой, установления зрительно контакта, подбора соответствующей одежды. Кстати одежда оратора не должна отвлекать от выступления ни его самого, ни слушателей. Иначе все старания выступающего могут в один миг сойти на нет. 

3. Концентрация  и поддержание внимания слушателей.

       Для того, чтобы поддерживать внимание аудитории на выступлении, оратор должен: говорить выразительно; периодически делать паузы; внимательно следить  за реакцией слушателей на его информацию; быть, конечно же, кратким и лаконичным. Он должен преподать речь максимально  интересно для слушателей, в противном  случае завоеванное вначале внимание будет быстро потеряно. К приемам поддержания внимания во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не пропустить важнее моменты общения вербального и невербального характера. 

4. Аргументация  и убеждение.

       При отстаивании своей точки зрения ни в коем случае нельзя давить на противника. Это лишь усугубит и без того накаленную ситуацию. Лучше искренне улыбнуться и показать тем самым свою уверенность  в себе и в своем мнении. Главное - это вежливость и толерантное  отношение к противоположному мнению.

5. Завершение выступления.

       Это последний этап. Здесь важно подытожить все вышесказанное и повторить  основные мысли выступления. Так  же обязательно выразить аудитории  благодарность за внимание, готовность ответить на возникшие вопросы. Опять  же нельзя забывать о поддержании  зрительного контакта и искренней  улыбке.

       Первые  два этапа входят в докоммуникативную фазу, т.е. в фазу подготовки к самому выступлению, которая является не менее ответственным, чем последующие. А все остальные – коммуникативная фаза, иными словами, непосредственное взаимодействие выступающего с аудиторией. 

       Подробнее рассмотрим весь процесс публичного выступления: 

       Подготовка  к выступлению

       Подготовка  к выступлению – очень важное  и ответственное дело в деятельности оратора.Подготовка к конкретному выступлению определяется видом ораторской речи, зависит от темы выступления, целей и задач, стоящих перед выступающим, его индивидуальных особенностей, от состава аудитории, в которой предстоит выступать. 

       Тему  выступления следует тщательно  выбирать. Если есть возможность, то нужно  остановиться на том, что хорошо знакомо  и интересно лично выступающему. Тогда это, возможно, будет интересно  и значимо для других.

       Если  есть возможность, то необходимо подумать над будущей речью несколько  дней. За это время появится множество  новых идей. Выступление без предварительной  подготовки, особенно начинающего оратора, скорее всего, окажется провальным.

       Вначале следует сделать «каркас» будущего публичного выступления:

• определитьмотивацию слушания людьми выступления;
• выделить главную идею речи. Стержневая идея - это основной тезис, который необходимо ясно сформулировать с самого начала. Знание цели усиливает внимание. В речи может быть несколько стержневых идей, но не более трех;
• выделить подзаголовки, разделив идею на несколько составных частей;
• определить ключевые слова, которые необходимо будет повторить несколько раз, чтобы присутствуют лучше запомнили, о чем им рассказывают;
• тщательно продумать план и структуру будущей речи. Она должна включать введение, основную часть и выводы.

 

       Подготовив  «каркас», следует продумать еще  несколько аспектов:

• найти яркие примеры «из жизни», из истории, литературы, которые могут быть использованы в процессе выступления;
• подготовить необходимые схемы, иллюстрации, графики для зрительного закрепления информации;
• определить момент в ходе выступления, когда можно будет обратиться к аудитории с каким-то вопросом, с просьбой - это поможет присутствующим сконцентрировать свое внимание на обсуждении темы и значительно повысит эффективность восприяти материала;
• написать полный текст. Особое внимание необходимо уделить его началу и окончанию.

 

       Желательно узнать заранее, перед кем придется выступать: численность аудитории, ее интересы, взгляды, чего она ждет от оратора, какую реакцию необходимо получить от нее. Нужно находиться на одном культурном уровне с аудиторией, общаться на ее языке, только в этом случае можно рассчитывать на установление психологического контакта между оратором и слушателями. Не следует затрагивать темы, которые выходят за рамки понимания аудитории.

       Место выступления - очень важный фактор успешного  выступления. Для того чтобы чувствовать  себя уверенно, нужно заранее прийти в зал и освоиться. Если предполагается использование микрофона, то его  необходимо отрегулировать. 

       Вхождение в контакт

       Это следующий этап публичного выступления. Он предполагает установление психологического контакта оратора с аудиторией до начала произнесения речи. Данный период длится не долго, однако от его успешности зависит вся речь выступающего. Если отнестись к установлению контакта легкомысленно, то велика вероятность  полного провала выступления. 

       При этом очень значительную роль играет невербальные средства воздействия  на аудиторию. Это: жесты, мимика, взгляд, поза оратора, его внешний вид  и т.д. Чтобы произвести на аудиторию максимально положительное впечатление, оратору необходимо создать образ уверенного в себе человека. Это можно сделать с помощью свободной походки, непринужденной, открытой позой, установления зрительно контакта, подбора соответствующей одежды. 

       Концентрация  и удержание внимания

       Следующий этап заключается в непосредственном произнесении речи оратором. Здесь  важно учитывать невербальные, т.е. лексические факторы, и вербальные, связанные с голосом, мимикой, манерой  говорить. Оратор обязан знать основные риторические аспекты выступления.

       Выразительность, точность, лаконичность языка способствуют концентрации внимания слушателей. Яркость  и доступность речи, остроумие, использование  пословиц и поговорок обеспечивают оратору симпатии аудитории.

       Тем не менее, снижение внимания аудитории  к оратору психологически неизбежно. Во избежание потери внимания слушателей, оратору необходимо придерживаться следующих правил:

       1. Выступление не должно содержать  более семи основных идей, так  как больше никто не запомнит. Важна краткость выступления;

       2. Интонация также важна при  выступлении. Принято говорить о нежелательном с пониженной интонацией, а о желательном, положительном - с повышающейся;

       3. Очень важно контролировать скорость  речи: при быстрой речи аудитория  не воспринимает всего материала,  а при медленной - люди отвлекаются;

       4. Установлено, что короткие фразы  легче воспринимаются на слух, чем длинные. Необходимо избегать сложных предложений с причастными и деепричастными оборотами;

       5. Неоднократное повторение простых  выразительных фраз, ярких словосочетаний  способствует успеху публичного выступления;