Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональный менеджмент"

       6. Известно, что обращение к аудитории  создает более доверительный  контекст взаимного контакта  выступающего и слушателей. Выступающий показывает, что слушатели интересны ему, а это самый простой путь достижения взаимопонимания;

       7. Крайне важно не демонстрировать превосходства или легкомысленности при общении с аудиторией;

       8. Если речь перерывается аплодисментами, необходимо дождаться их окончания  и только потом продолжать;

       9. Мимика лица должна совпадать с настроением речи оратора;

       10. Рекомендуется добавить всерьезную речь улыбку, разбавить ее шутками, рассказать забавную историю. Людям нужно периодически отдыхать;

       12. Периодически следует делать паузы в процессе выступления. 

       Аргументация  и убеждение

       К приемам аргументации следует прибегать  в том случае, если мнения слушателей и выступающего человека не сошлись. Поведение оратора в данной ситуации отражает его воспитанность и  знание основ этики. Даже если речь была яркой, интересной и выразительной, а сам оратор вызывал у публики  только положительные реакции, то при  возникновении конфликтной ситуации он может испортить все впечатление  о себе незнанием основных правил поведения с оппонентом.

       При отстаивании своей точки зрения ни в коем случае нельзя давить на оппонента. Следует аргументировать спокойно, оперируя в основном достоверными, доказанными фактами. Никогда нельзя повышать голос на оппонента. Наоборот, следует улыбнуться и датьпочувствовать оппоненту, что оратор уверен в себе, не боится критики и, главное, уважает мнение всех, даже тех, кто с ним не согласен. Не смотря на возможное чувство неприязни к оппоненту необходимо быть вежливым. В таких случаях уместна строгая, подчеркнуто вежливая форма общения. Также, не стоит применять «закрытые» позы при общении с оппонентом.  

       Завершение  выступления

       Это последний этап в публичном выступлении, так же требующий предварительной  подготовки. Заключение –это формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления.

       В заключении имеет смысл повторить  стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к  тем моментам основной части, которые  вызвали интерес слушателей. Удачность  конструкции последних фраз, усиленная  их эмоциональностью, выразительностью, не только вызовет аплодисменты слушателей, но и превратит их в сторонников оратора. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению. Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные этапы  подготовки документов  к архивному хранению 

       Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

       Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

       Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

       Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также  для контроля за правильностью отнесения  документов к различным делам  и оказания методической помощи в  проведении экспертизы ценности документа  создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается  положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

       На  экспертные комиссии кроме организации  ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых  разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу, актов о  выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения и  о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное  хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству и  т.п.

       Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

       Экспертиза  ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

       Ежегодно  в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

       Наиболее  полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.

       В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного  хранения в государственных архивах;

2) временного  хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного  хранения (до 10 лет);

4) подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.  

       Общие требования к  хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 - 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ.

       Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение 4 лет. Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей  трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

       Перечнем  типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения отдельных первичных документов, в частности:

• лицевых счетов работников - 75 лет
• документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет.
• первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
• документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет
• доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
• документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно
• документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях - 5 лет.

       После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. 

       Порядок уничтожения дел с истекающими  сроками хранения с грифом «ДСП»  определяется специальными инструкциями. 

       Оформление  дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, а именно, проведение комплекса работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

       Оформление  дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости  от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному  оформлению подлежат дела постоянного,долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной  надписи.

       При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться  следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация  к документам дела (для дел постоянного  хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел  постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.

       Следует отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.