Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональному менеджменту"

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

 

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ 

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

(ВЗФЭИ)

 

 

 

Кафедра "Экономики, менеджмента и маркетинга"

 

Факультет:   МО

Специальность:  ММ

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по  дисциплине: Организация делопроизводства и персональный менеджмент

 

Тема:  Вариант 2

 

                                                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УФА - 2012

ПЛАН

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя………….4
2. Перечислите функции служб документационного обеспечения управления………………………………………………………………….6
3. Составьте схему работы с исходящими документами. Укажите используемые реквизиты…………………………………………………..8

Заключение……………………………………………………………………….10

Список использованной литературы……………………………………….......11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Еще некий древний мудрец говорил: искусство управления людьми – самое трудное и высокое из всех искусств. Нет, пожалуй, сегодня более трудной профессии, чем профессия руководителя. Да, быть руководителем - это профессия из тех, что называют комплексными, потому что она требует от человека владения столь многими и столь разными навыками. Он должен знать, пусть немного, но обо всем - от секретов маркетинга до хитростей финансовой науки, от методов организации современных производств до тайников человеческой психологии.

Чтобы быть руководителем, надо- иметь подчиненных. Однако именно та сфера деятельности руководителя, которая связана с его взаимоотношениями с подчиненными, занимает ключевую позицию с точки зрения успешности работы руководителя в целом. Сколь бы ни был талантлив и трудолюбив начальник, но, если его усилия не поддерживаются подчиненными - итог деятельности подразделения в целом вряд ли будет особенно успешным.

Именно от успешности решения задачи - увидеть в подчиненном человека – зависит работа коллектива. Заметим, что одного только умения адекватно воспринимать и оценивать другого человека для нормального развития последующих отношений явно недостаточно.

Быстро приобретает и укрепляет  свой авторитет  тот, кому удается  найти правильный стиль общения  с подчиненными. По своему характеру  работа руководителя является управлением  людей с целью получения конкретного  результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и  возможности. Он должен хорошо знать  и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем  лучше руководитель знает своих  подчиненных как на работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха.

 

 

1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя

Восемьдесят процентов рабочего времени руководителя проходит в контактах с людьми. Для того что бы заслужить высокий  деловой авторитет и обеспечить расположение к себе со стороны исполнителей, выше- и нижестоящих руководителей, а также партнеров по бизнесу, руководитель должен обладать коммуникативной привлекательностью. В её  основе лежит умение руководить собой и следовать законам поведенческой стратегии.

Необходимым условием коммуникативной  привлекательности является следование нормам деловой этики. ЭТИКА – совокупность принципов человеческого поведения. Применительно к бизнесу деловая этика – совокупность принципов поведения людей, занятых в сфере предпринимательской деятельности. ¹ Она охватывает, включает явления различных порядков; этическую оценку как внутренней, так и внешней политики организации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. Профессиональную мораль; моральный климат в организации; образцы морального поведения; нормы делового этикета — ритуализированные внешние нормы поведения.

Правила взаимоотношений  с подчиненными.

Этические принципы деловых  взаимоотношений:

-честность (стремление заключить  с партнером взаимовыгодные соглашения.)

-свобода (Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его  дела и ущемлять даже в мелочах  его интересы.)

-терпимость (рождает взаимное доверие  и помогает гасить конфликтные  ситуации)

-тактичность (предполагает ориентацию  на гуманность и благородство)

-авторитет (играет важную роль  в формировании положительного  служебного имиджа руководителя)

Правила взаимоотношений:

-хвалить при всех

-ругать наедине

-не передавать не проверенную  информацию

-не переходить на личности

Правила ведения  переговоров:

-техника активного слушания

-поощрение критики партнера

-наличие нескольких вариантов  решений

-выдвижение требований после  аргументов

-все требования выдвигать в  вопросительной форме.

Основные приемы ведения  переговоров:

-уход или уклонение от борьбы

-затягивание (для получения  дополнительной информации)

-пакетирование (выдвижение пакета  требований)

-коммерческий стриптиз (завышение  условий на 50%4 снижение на 10- 15%)

-расстановка ложных акцентов

-выдвижение требований в последний  момент.

Основной  постулат этики бизнеса может выражен девизом, под которым выходила газета деловых кругов дореволюционной России «Биржевые ведомости»: «Прибыль превыше всего, но честь превыше прибыли».

 

 

 

 

 

 

2. Перечислите функции служб документационного обеспечения управления

Службой документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами. Своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для  осуществления функций являются главными задачами данной службы.²

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

1. внутренние – созданные в организации и не выходящие за ее пределы;
2. входящие – поступающие в организацию;
3. исходящие – отправляемые в другие организации.

Каждая  из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

Документы распределяются в организации в  соответствии с функциями подразделений  и исполнителей. Эти функции закреплены в положении о структурных  подразделениях и в должностных  инструкциях исполнителей.

Выделяют  следующие функции служб документационного  обеспечения управления:

1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
6. Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

К организации  труда работников СДОУ предъявляют  общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда  могут быть использованы методические рекомендации по научной организации  труда инженерно технических  работников и служащих. Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.

3. Составьте схему работы с исходящими документами. Укажите используемые реквизиты

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включат следующие этапы:

 

 

  

 

 

 

 

 

Проект  документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключение факсов и телефонограмм.

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Формуляр  регламентирован государственным  стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской  Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный  номер юридического лица (ОГРН);

06 – идентификационный номер налогоплательщика  / код причины

постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления или издания  документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа  в организации;

30 – идентификатор электронной  копии документа.

 

Заключение

Умение  найти оптимальный вариант деловых  взаимоотношений требует овладения  искусством делового общения.

Роль  и интенсивность общения в  современном обществе возрастают: постоянно  увеличивается число людей, занятых  в профессиональной деятельности, связанной  с общением, деловое общение –  процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и  опытом работы. Оно направлено на достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи. Умение строить отношения с людьми, находить индивидуальный подход к сотрудникам, коллегам, клиентам, руководству необходимо каждому.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной  работы обычно документируются.   Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.