Контрольная работа по дисциплине Организации делопроизводства и персональному менеджменту

Министерство  образования Российской Федерации

ФГБОУ ВПО

Всероссийский заочный  финансово-экономический институт

Кафедра экономики  предприятий и предпринимательства

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

Организации делопроизводства и персональному менеджменту

Вариант №8

 

 

 

 

Специальность менеджмент организации

№ зачетки 08ММБ02175

4 курс

выполнил Зайцева  Ольга Владимировна

проверил Савенкова  Ольга Юрьевна

 

 

 

Липецк 2012

Содержание

 

1.Требования, предъявляемые  к деловой речи……………………………3

2.Охарактеризуйте справочно-информационные  документы……………7

3.Приведите образец приказа………………………………………………20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Требования, предъявляемые к деловой речи.

В современном мире речь играет огромную роль в жизнедеятельности любого человека. Посредством речи мы познаем  окружающий мир, передаем свои знания и опыт друг другу, аккумулируем их для передачи будущим поколениям.

Одним из самых массовых видов общения  в мире является деловое общение, при котором люди обмениваются деловой  информацией и опытом работы. Как  правило, целью делового общения  является достижение конкретного результата, решение определенной задачи.

Самой важной отличительной особенностью делового общения от неформального  является тот факт, что в процессе делового общения поставлены определенные задачи и некие цели, которые требуют  соответствующего разрешения. Именно это обстоятельство не позволяет  прекратить деловое общение (например, процесс переговоров) в любой  момент, по крайней мере, этого невозможно сделать без потерь в получении  информации для обеих сторон. Тогда  как в обычном дружеском общении  практически никогда нет цели достичь определенных результатов, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент. Опасения невозможности восстановления процесса общения заново минимальны.

Деловая речь чаще всего выражается посредством официально-делового функционального  стиля речи. Это обусловлено тем, что в деловой речи присутствует такая типичная черта официально-делового стиля, как стандартизированность. Общение осуществляется по определенным речевым стандартам, шаблонам, которые оказываются здесь неизбежными, необходимыми и даже целесообразными. Существует 2 особенности официально-делового стиля:

Выражаемое содержание исключает  всякую двусмысленность и любые  разночтения.

Более или менее ограниченный круг тем.

С точки зрения языка официально-деловой  стиль характеризуется следующими признаками:

- наличие определенного запаса  средств выражения;

- характер и необходимость формулирования  правовых норм;

- особый «строгий» способ изложения;

- отсутствие индивидуальных форм  и способов изложения.

Деловой речи не свойственен такой  способ изложения как рассуждение. Средств выражения логичности и последовательности изложения в деловой речи в 3 раза меньше, чем в научной. Повествование как способ изложения также не характерен для деловой речи, так как здесь, как правило, нет необходимости рассказывать о каких-либо событиях. Основной способ изложения для деловой речи - описание, иностилевые включения в ее составе недопустимы.

Деловая речь может содержать единицы  нейтральных и книжных слов. Но в основе лексики делового общения - термины, в состав которых входят:

общелитературные слова, получившие значения наименования лиц по действию, состоянию (свидетель, вкладчик);

названия документов (акт, протокол, справка);

обозначение обязательных элементов  документа, действий официальных лиц, служебных процедур (повестка дня  согласована);

слова - канцеляризмы, которые за пределами  делового стиля не употребляются (нижеподписавшийся);

архаическая малочастотная лексика  общелитературного языка, активная в дипломатическом стиле (наименование глав государств, официальных представителей);

сложносокращенные слова при строго установленных правилах их сокращения (Госплан);

унифицированные графические сокращения (и т.д., обл);

эмоционально-окрашенная лексика  общенационального языка, которая  при использовании в этикетных  формулах, утрачивает свою оценочность (уважаемый коллега).

Фразеологические особенности  деловой речи отражаются в стремлении к стандарту, речь лишена образности и эмоциональности.

Морфологические особенности складываются из частотности употребления отдельных  разрядов слов. Так наиболее часто  употребляется имя существительное, особенно сложные. В деловой речи очень активны отглагольные существительные и как следствие неизбежна активность родительного падежа зависимых существительных. Самые малоупотребимые разряды слов в деловой речи - личные формы глаголов и междометья. Из глаголов в деловом стиле чаще всего употребим инфинитив в значении императива (уволить, зачислить).

Для делового общения также характерны:

замена простых предлогов сложными (в связи);

частое использование предлога по;

использование формы мужского рода при наименовании женщин по профессии;

использование прописной буквы  в личных и притяжательных местоимениях (вы, ваш).

Среди синтаксических особенностей делового стиля необходимо выделить:

использование сложных синтаксических конструкций, т.к. простые предложения  не могут отразить последовательность фактов, причин и мотивов;

широкое употребление неполных, безличных, инфинитивных предложений со значением  императивности (поручить студентам);

применение страдательных оборотов типа «направлен на работу»;

В зависимости от тематики и жанров деловая речь может подразделяться на две разновидности:

официально-документальный стиль;

обиходно-деловой стиль.

К первому относится язык законодательных  и дипломатических документов, а  также документов, связанных с  деятельностью государственных  органов.

В обиходно-деловом стиле в зависимости  от жанра, содержания и характера  использованных языковых средств различаются  служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги - с  другой.

1. Варьирование тональностью выступления.  Деловая речь не должна быть  монотонной, напротив, следует использовать  различной тональности: мажорной  и минорной, торжественной и упрекающей, предупреждающей и просящей, шутливой  и строгой.

2. Выделение главных мыслей. Следует  использовать такие речевые элементы, как короткие паузы (не нарушающие, однако, общего хода выступления), смена темпа речи, высоты голоса  и т.п. Наиболее важные моменты  речи следует представлять более  громким, твердым голосом.

 

Требования к речевой  коммуникации в деловой среде  могут быть сформулированы следующим  образом:

• Чётко определяйте цели своего сообщения.
• Делайте сообщения понятными и доступными для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
• Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
• В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналя вашего понимания и готовности к совместным действиям.

 

2.Охарактеризуйте  справочно-информационные документы

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная  записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим  звеном между организациями, переписка  может составлять до 80% входящей и  исходящей документации.

Переписку отличает широкое  видовое разнообразие - от имеющих  нормативный характер писем и  телеграмм государственных органов  до обращений граждан и типовых  заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или  вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки  составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе  бумаги. Обязательными реквизитами  докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место  составления (для внешней докладной  записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для  успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных  клиентах. Внутреннюю докладную записку  подписывают составитель (если она  представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает  руководитель организации.Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины  какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации  и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей: первая часть  содержит факты, послужившие поводом  к ее написанию, вторая - причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку  подписывает ее составитель. Датой  объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность  докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному  вопросу. Составляется аналогично докладной  записке, как правило, по заданию  руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника  учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями  или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется  на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами  заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный  номер, адресат, фамилия и должность  заявителя, подпись.

Текст заявления состоит  из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу  предоставить отпуск..." и др.), затем  излагаются детали затронутого вопроса.