Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

Завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки – поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб’єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил.

Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб’єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів. Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб’єкта чи об’єкта, а якщо вони великі – в кожному структурному підрозділі.

Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об’єктів чи суб’єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб’єкта чи об’єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів [36, с. 34].

Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення;

Типова інструкція зі справознавства в об’єктах та суб’єктах;

Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;

Основні правила роботи відомчих архівів;

Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об’єктів, суб’єктів з визначенням термінів їх зберігання [56, с. 22].

Суб’єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати «Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства», в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів. Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб’єкта. До нього належать:

Статут або положення про об’єкт чи суб’єкт;

Положення про структурний підрозділ (якщо суб’єкт має розгалужену структуру);

Посадові інструкції працівників структурних підрозділів;

Інструкція з ведення справ даного суб’єкта;

Номенклатура справ;

Табель форм документів структурних підрозділів або суб’єкта в цілому.

Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб’єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби [35, с. 41].

Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб’єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб’єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб’єкта.

Структура служби документаційного забезпечення управління розробляється на основі «Типових положень». Можна використати «Типове положення про управління справами» та «Типові завдання, запропоновані в ДСДЗУ». Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб’єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації управлінських робіт.

Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов’язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об’єкта та у підвідомчих суб’єктах [34, с. 132]. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.

Служба документаційного забезпечення управління повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб’єкта.

У великому та середньому суб’єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити:

– секретаріат;

– юридичний відділ;

– загальний відділ;

– експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур’єрська група);

– обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою;

– контрольно-інспекторська група;

– бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

– машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;

– копіювально-розмножувальна служба;

– архів та інспекційно-методична група [56, с. 23].

Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб’єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб’єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур’єри, редактори та коректори.

Слід пам’ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом «Документознавець, організатор діловодства». Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб’єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб’єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів [15, с. 63].

Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов’язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов’язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція – важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов’язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння.

В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

В розділі «Функції» вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи [24, с. 132].

В розділі «Обов’язки» викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки [56, с. 27].

В розділі «Права» викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі «Взаємовідносини» вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити. Посадова інструкція завершується розділом «Оцінка роботи», де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов’язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб’єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб’єкті чи об’єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб’єктів чи об’єктів [24, с. 134].

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ

Управління охороною праці

У будь-якій системі управління завжди є об'єкт, котрим управляють, а також орган, що здійснює управління. В процесі управління цей орган отримує відповідну інформацію про стан об'єкта і про стан зовнішнього середовища, в котрому знаходиться і з яким зв'язаний керуючий орган. На підставі цієї інформації керуючий орган розробляє керівну інформацію та приймає рішення. На підставі прийнятого рішення керуючий орган впливає на керований об'єкт.

Управління завжди здійснюється для досягнення відповідної мети. Метою управління охороною праці є забезпечення безпеки, збереження здоров'я та працездатності людини в процесі праці. Ця мета досягається виконанням відповідних функцій управління, тобто комплексом взаємопов'язаних видів, що здійснюються суб'єктом управління цілеспрямовано на об'єкт управління.

Державне управління охороною праці в Україні здійснюють:

– Кабінет Міністрів України;

– Державний комітет України з нагляду за охороною праці;

– міністерства та інші центральні органи державної виконавчої влади;

– місцева державна адміністрація, місцеві ради народних депутатів.

Усі ці ланки діяльності в системі управління охороною праці діють з повноваженнями, визначеними Законом України «Про охорону праці».

Об'єктом управління в системі управління охороною праці є діяльність функціональних служб і структурних підрозділів конкретних керівників та інженерно-технічних робітників підприємств з метою забезпечення безпечних, нешкідливих та сприятливих умов праці на робочих місцях, виробничих ланках, у цехах і на підприємстві в цілому.

Мета впровадження системи управління охороною праці (УОП) – це всебічне сприяння виконанню вимог, які повністю ліквідують, нейтралізують або знижують до допустимих норм вплив на працюючих небезпечних та шкідливих факторів виробничого середовища, забезпечують усунення джерел небезпеки, ізолювання від них персоналу, використання засобів, що усувають небезпечні ситуації та підвищують технічну безпеку, створюють надійні санітарно-гігієнічні та ергономічні умови. УОП передбачає встановлення конкретних кількісних показників діяльності виробничих підрозділів, підтримування котрих в заданих межах забезпечує досягнення основної мети щодо організації безпечних та нешкідливих умов праці.