Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар’єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з «надмірністю» знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації [27, с. 69].

Інформація в менеджменті є важливим ресурсом, що вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства [19, с. 26]. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять «діловодство», «керування документацією» та «документаційне забезпечення менеджменту».

Поняття «діловодство» розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство – це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми – прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту [27, с. 70].

Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об’єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [19, с. 30].

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60-70% займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо) [27, с. 71].

Керування документацією (КД), трактують як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. У національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів.

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу [20, с. 62]. 

Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний – документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів [29, с. 31].

На основі аналізу нормативного закріплення понятійно-термінологічного апарату досліджуваної предметної галузі ми можемо стверджувати, що існує проблема суперечності між  встановленими законами та підзаконними актами визначеннями понять низки термінів, що ускладнює їх науковий обіг та вживання у практичній діяльності. До прикладу, поняття терміна «документ» визначається трьома Законами України («Про інформацію», «Про бібліотеки і  бібліотечну справу», «Про обов’язковий примірник документів») та чотирма державними стандартами України (далі – ДСТУ): ДСТУ 2392-94, ДСТУ 3017-95, ДСТУ 3843-99, ДСТУ 2732:2004. Однак лише у двох із семи актів зазначені визначення співпадають. Усунення цієї колізії вбачається можливим через внесення змін до  зазначених Законів України шляхом прийняття розробленого автором і внесеного в установленому порядку до Верховної Ради України законопроекту з уточненим формулюванням поняття документа як зафіксованої на матеріальному носієві інформації з метою її зберігання і передавання у часі та просторі [18, с. 7].

На підставі порівняльного аналізу опрацьованих джерел у роботі ми можемо вибудовувати синтезована систему функцій документа з виділенням у ній: головної функції, що полягає у здатності документа зберігати і поширювати інформацію у часі та/або просторі; загальних функцій, тобто характерних для всіх документів, незалежно від їх типу та виду (інформаційна, комунікативна, комулятивна); спеціальних функцій, що властиві лише певним видам і типам документів залежно від соціальних потреб (управлінська, пізнавальна, правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна, статистична, історичного джерела).

Отже, внаслідок дослідження термінології, що вживається у науковій літературі та нормативно-правових актах для означення сфери документування та організації роботи з документами, ми можемо стверджувати про те,  що поряд із нормативно закріпленими  визначеннями понять термінів «діловодство (справочинство)» і «керування документацією» в Україні, на відміну від країн пострадянського простору, термін «документаційне забезпечення управління», що найбільше відображає суть сучасного стану досліджуваної сфери, у законодавстві, підзаконних актах, національних стандартах не вживається, тобто не є офіційно визнаним.

3.2. Механізм здійснення документаційного забезпечення установи

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», систему архівних установ України утворюють [1]:

Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України;

– центральні державні архіви;

– галузеві державні архіви;

– державні архівні установи Автономної Республіки Крим;

– місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

– архівні підрозділи державних органів, підприємств і організацій [24, с. 102].

Національний архівний фонд України – складова вітчизняної та світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства налічує понад 55 млн. одиниць зберігання на паперовій основі, кіно-, фотодокументів, науково-технічної документації. Обсяги фондів швидко зростають.

Інформатизація архівної справи та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісно новому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпечення функціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цим самим сприяти входженню України у світове товариство та міжнародний інформаційний простір. На сьогодні став реальністю перехід від автоматизованої інформаційно-пошукової системи до інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комп’ютерною технікою та новітнім програмним забезпеченням [24, с. 54].

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп’ютерних систем і мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизації архівних функцій, в тому числі питання формування масивів даних і доступу до інформації. Створення національної архівної інформаційної мережі із залученням сучасних комп’ютерних технологій уможливить забезпечення інформатизації архівної справи.

Під інформатизацією архівної справи розуміємо комплексну систему організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних і методичних основ функціонування архівної справи на базі взаємопов’язаних інформаційних технологій, формування національних архівних інформаційних ресурсів, створення мережі локальних і централізованих БД і національної інформаційної системи архівів, що дають змогу виконати поставлені перед ними завдання [36, с. 35].

Загальною метою інформатизації в архівній справі є:

– актуалізація інформації, що міститься в документах, та вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації;

– оптимізація формування зберігання, захисту та використання документальних ресурсів суспільства;

– прискорення їх залучення до суспільного обігу;

– введення до міжнародного інформаційного простору [36, с. 36].

Головні завдання інформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:

– оптимізацію традиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в цілому рутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку, каталогізації тощо;

– удосконалення системи управління архівною справою – забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності архівних установ та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

– забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівних довідників, взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію в інтересах суспільства;

– вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій через страхове копіювання, формування повнотекстових БД тощо [36, с. 38].

Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу [26, с. 76].

Отже, інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов’язати увесь цикл документостворення, документозберігання та використання документів, що мають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися на створення засад документообігу і телекомунікаційні зв’язки з державними структурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавні інформаційні ресурси України.