Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

Таким чином, розглянувши особливості елементів і підсистем, які утворю­ють системи, слід зазначити найбільш важливі системні ознаки їх виділення. Ними є:

– структурна автономність кожного елемента підсистеми;

– різна природа елементів, що складають підсистеми;

– функціональна специфічність підсистем;

– впорядкований взаємозв'язок елементів підсистем і самих підсистем із середовищем на основі функціональної інтегративності.

Звідси випливає, що система – це не просто сума її елементів, а ціле, що володіє іншими якостями, ніж складові її елементи.

Системний підхід є засобом вирішення складних і при цьому не дуже чітко визначених проблем, коли необхідно організувати використання великого обсягу ресурсів. Як правило, рішення таких проблем проводить група кваліфіко­ваних експертів (тобто тих, хто розробляє системи) і фахівців (експертів по методах і компонентах). Вони вивчають всі обставини в заданий період часу і формулюють проблему [53, с. 139-141].

Саме це має вирішальне значення, оскільки на основі зазначеної у самому формулюванні проблеми встановлюється мета системи. Якщо суть проблеми визначена неправильно, а мета системи встановлена помилково, система функціонувати не буде. Для створення ефективної системи необхідно мати представлення про системний підхід. Системний підхід є процесом творчим, що за­безпечує зосередження уваги насамперед на цілях, а потім уже на методах їхньо­го досягнення. Остаточний вид системи в значній мірі залежить від оригіналь­ності та творчих здібностей окремих осіб, що беруть участь у побудові системи.

В основі системного підходу лежать наукові методи. За допомогою теорії визначається методологія рішення, а різні дані забезпечують одержання різних рішень. Теорія системного підходу базується на багатьох дисциплінах.

Системний підхід лежить в основі наступних сучасних управлінських концепцій:

– загальногосподарський підхід, що вимагає, з одного боку, забезпечення інтересів народного господарства, а з іншого боку – розглядати народне господарство як господарський комплекс підприємств із їхніми інтересами;

– врахування реальних ситуацій, що вимагає при реалізації системного підходу до вирішення управлінських проблем одночасно і реально оцінювати поточні можливості і ресурси;

– особлива увага – організація систем управління як ефективного засобу вирішення економічних, соціальних, ідеологічних, політичних і інших проблем [53, с. 144-145].

Застосування системного підходу зв'язано з удосконаленням методів управління виробництвом, якісним освоєнням і послідовним дотриманням поло­жень системності, що є основним інструментом вирішення будь-якої задачі.

1.3. Процес організації управління та його складові

Процес управління виробництвом складається з окремих управлінських циклів, кожний з яких можна розділити на ряд самостійних операцій. Цими операціями, як відомо, є: збір і передача інформації про об'єкт керування, її обробка й аналіз, вироблення на основі цього аналізу управлінського рішення, передача рішення на об'єкт управління і його реалізація цим об'єктом, по­рівняння отриманих у результаті реалізації рішення показників з їх планова­ними величинами.

Різноманітні ситуації, з якими стикається керівництво підприємства, взаємопов'язані. Процес управління, який реагує на вплив ситуації, викликає появу інших процесів управління, які, своєю чергою, викликають нові проце­си, що, тим самим, утворює постійні управлінські цикли.

Основою всіх управлінських процедур є інформація та процес обміну цією інформацією.

Основний закон управління – на кожне підприємство, як відкриту систему внутрішнє та зовнішнє середовище справляють різноманітний вплив, як зако­номірно повторювальний, так і випадковий. Щоб утримати свою цілісність та здатність до функціонування, система управління підприємства повинна відповідати на кожний такий вплив відповідною протидією, і саме у відповідний час [50, с. 313].

До процесу управління на підприємстві пред'являється ряд вимог. Процес управління повинен мати такі особливості як: неперервність, нерівномірність, циклічність, послідовність, відносна змінність та сталість.

Головна вимога до організації управління на підприємстві полягає в тому, що Система управління підприємством повинна мати таке ж саме або більше різноманіття та швидкодію програм дій, що відповідає можливому різноманіттю впливу середовища на систему, що управляється.

Основними елементами управління підприємством виступають: стратегії, структура, системи, стиль, сумісність цінності, склад персоналу, сума навичок.

Процеси управління відносяться до складних явищ. Зрозуміти ж сутність складних явищ і одержати про них достовірні зведення можна тільки, багаторазово спостерігаючи за поведінкою досліджуваного об'єкта чи явища. При цьому нам важливо не просто одержати достовірний матеріал про управлінсь­кий процес, але й оцінити якісну сторону останнього.

Оскільки предметом праці управлінського персоналу є інформація, то кількісну оцінку якості управління варто давати насамперед з інформаційних позицій, а дослідження існуючих процесів управління необхідно проводити з використанням принципів системного аналізу.

Системні дослідження вимагають збереження цілісності досліджуваної системи, її єдності з навколишнім середовищем і наступної спрямованої упоряд­кованості елементів системи, а удосконалювання цих елементів повинно бути спрямоване на поліпшення функціонування усієї системи.

Дослідження процесів управління виробництвом складається з цілком визначених послідовних етапів:

а) постановка задачі і визначення цілей дослідження;

б) обстеження існуючих форм і методів управління виробництвом, їх оцінка і порівняльний аналіз;

в) визначення «вузьких місць» в управлінському процесі;

г) визначення факторів, що відіграють головну позитивну і негативну роль в управлінні досліджуваним об'єктом;

д) пошук критеріїв, що оцінюють ефективність управління;

е) розробка рекомендацій, спрямованих на підвищення ефективності уп­равління, та їх експериментальна перевірка [36, с. 34].

При виборі методу дослідження необхідно враховувати його здатність, тобто здатність надавати достовірну інформацію про досліджуваний об'єкт. Крім того, він повинний базуватися на основах теорії управління і враховувати особливості техніко-економічних про­цесів на підприємствах. Метод повинний також дати можливість оцінювати величини взаємозв'язків підрозділів підприємства й окремих посадових осіб, тому що ми оцінюємо процеси управління з інформаційних позицій. Звідси випливає, – цінність матеріалів дослідження визначається, головним чином, застосовуваними методами. Вони повинні забезпечувати необхідну точність конкретного дослідження, гарантувати статистичну вірогідність результатів, тобто можливість по обмеженій кількості спостережень екстраполювати результати на інші об'єкти досліджуваної сукупності.

У той же час необхідно враховувати й економічність методів. Існують різні за формою й ефективністю методи дослідження управлінських процесів і організації праці керівників. Найбільш відомі з них наступні: хронометраж, моментні спостереження, мікроелементне нормування, фотографії і самофотографії ро­бочого дня тощо. Усі вони мають ті чи інші недоліки, що спотворюють сутність процесів керування.

Оскільки процеси управління є інформаційним відображенням процесів виробництва, то в якості основної постійної, при поведінковому методі дослідження величини, повинен бути прийнятий інформаційний зв'язок, під яким розуміється будь-яка діяльність посадової особи при виконанні функцій уп­равління, при якій він вступає в контакт з іншими посадовими особами, чи документами, механізованими й автоматизованими джерелами інформації з метою одержання, чи видачі значимої інформації. Інформація вважається значимої, якщо вона: а) призначена для ухвалення рішення; б) несе в собі зведен­ня про прийняте рішення.

1.4. Принципи організації управління

Вихідним моментом менеджменту є система принципів управління, інваріантних відносно об'єктів і суб'єктів управління.

Перші спроби сформулювати принципи управління відбувалися ще в доісторичні часи. Так, принципи управління домашнім господарством і сільськогосподарським маєтком розглядав у своїх роботах Ксенофонт – давньогрецький письменник і історик (біля 430-355 або 354 рр. до н. е.).

В енциклопедичній літературі дається широке тлумачення поняттю «принцип». Це основне вихідне положення будь-якої теорії або вчення, внутрішнє переконання, що визначає норму поведінки, основа побудови або діяльності якоїсь системи. У менеджменті під принципом слід розуміти основні керівні ідеї, правила і орієнтири діяльності управлінського персоналу, у рамках яких реалізуються цілі організації. Принципи повинні не тільки відповідати цілям менеджменту, але й враховувати сучасні вимоги до підприємницької діяльності і прогресивні тенденції можливих змін, мати достатню легітимність [24, с. 23].

До загальних принципів слід насамперед віднести принцип поєднання демок­ратизму і доцільного економічного централізму. Згідно з цим принципом, усі зай­няті у підприємництві працівники вільно вибирають, де і в межах яких форм власності та господарювання докласти свої зусилля. Питання господарської діяльності підприємств, кооперативів, об'єднань самостійно вирішуються їх трудовими колективами з урахуванням економічної політики держави, запитів ринку та можливостей максимального задоволення потреб працюючих. Апа­рат управління здійснює виключно функції координації та регулювання тру­дової діяльності колективів, забезпечує доцільне використання виробничого потенціалу економічних фондів, які створюються. Для здійснення оборонної програми, соціального й екологічного захисту населення створюються відповідні централізовані фонди. Держава централізовано визначає політику ціноутворення, оподаткування, розробляє валютну, банківську, митну систе­ми тощо.

Форми демократизації управління постійно розвиваються і вдосконалюють­ся, що зумовлюється зростанням продуктивних сил економіки, вдосконален­ням його технологічної оснащеності і підвищенням культурно-технічного рівня. Генеральним напрямом розвитку економіки країни є демократизація всіх сторін суспільного життя, підвищення ролі місцевих органів розвитку самоуп­равління, забезпечення господарської самостійності трудових колективів і кож­ного товаровиробника.

Важливим принципом є досягнення високої економічної ефективності будь-якої діяльності. Цей принцип передбачає результативність, успіх у досягненні мети, а також економічність або мінімальні витрати для одержання відповідного ре­зультату за умов виправданого ризику.

Основу ефективності виробництва становлять: прискорення процесу струк­турних змін і науково-технічного прогресу в усіх ланках економіки країни, все­бічна інтенсифікація і раціоналізація усіх видів діяльності, впровадження ефек­тивних форм господарювання і управління, боротьба за бережливість, змен­шення витрат сировини, найбільш повне використання техніки. Слід уміло використовувати стимули і чинники ринкового механізму (податкову систе­му, ціни, кредит, процентні ставки), а також прогресивні форми організації праці і виробництва.

Підвищення ефективності виробництва вимагає також широкого застосування економіко-математичних методів і сучасної комп'ютерної техніки для прийняття оптимальних рішень і розв'язання важливих питань розвитку тру­дових колективів, повної узгодженості локальних критеріїв ефективності із за­гальним глобальним критерієм ефективності виробництва.

Високих економічних показників можна досягти за умови реалізації принципу стимулювання. Історичний досвід показав, що саме люди є носіями пев­них інтересів, прагнень як матеріального, так і духовного характеру. Люди діють, працюють, беруть участь у суспільно-політичному та духовному житті суспіль­ства, керуючись певними погребами. Без урахування цих потреб неможливо правильно управляти працівниками, організовувати їх на розв'язання того чи іншого завдання. Життєві потреби та інтереси людей – основне джерело їх соціальної активності, стимул до праці. Організація управління людьми має поєднувати рівень задоволення потреб кожної людини з її трудовою актив­ністю, кількістю і якістю затраченої нею праці, розміром її внеску у суспільно корисну справу [24, с. 38].

Підвищенню матеріальної зацікавленості працівників сприяють впровад­ження гнучкої системи оплати праці заснованої на участі працівників в при­бутках підприємства чи в розподілі доходів, розширення системи преміальних виплат в залежності від результатів роботи конкретного підрозділу, введення компенсаційних виплат при виході у відставку, викуп працівниками акцій підприємства тощо.

Сучасні системи матеріальної зацікавленості повинні розвиватися у напрямі посилення залежності результатів оплати праці управлінських працівників від рівня кваліфікації, віддачі і обсягу обов'язків, передбачати відповідальність за неякісну працю та безгосподарність.

Поряд з матеріальними, слід застосовувати різні форми морального стимулювання, забезпечуючи соціальну рівність і диференціацію в оплаті праці, пра­вильне поєднання суспільних, групових та особистих інтересів, реалізацію інте­ресів і пріоритету кожного працівника. В трудових колективах доцільно врахо­вувати психологічний вплив установленого порядку розподілу прибутків на подальше підвищення продуктивності праці, згуртованість колективу, бажан­ня підвищувати свій професійний рівень тощо.

Ефективність менеджменту залежить також від втілення у життя принципу єдиноначальності в поєднанні з колегіальністю. Необхідність єдиноначальності зумовлена, зокрема, потребами великого машинного виробництва, яке перед­бачає найсуворішу єдність усіх працівників. Єдиноначальність означає підпо­рядкованість у трудовому процесі усіх працівників одній особі – керівникові, який має необхідні права щодо управління дорученою йому ланкою і несе повну відповідальність за її роботу.