Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

9

ВСТУП

Актуальність теми обумовлена динамікою подій, що відбуваються у нашій країні і спрямовані на вдосконалення процесів державного управління. Одним із визначальних факторів впливу як на перебіг, так і на результат управлінського процесу є діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами. З середини 70-х років ХХ століття таку діяльність, поряд із традиційною назвою «діловодство», називають терміном «документаційне забезпечення управління» (далі – ДЗУ, документозабезпечення). Вважається, що поява цього терміна зумовлена впровадженням в управлінську діяльність автоматизованих систем управління. 

Інформація, що використовується в системі сучасного державного управління, переважно оформлена документально. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі та просторі, а тому значна частина дій здійснюється у процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

В Україні за роки незалежності створена власна система органів державної влади та місцевого самоврядування. Процес формування та функціонування цієї системи супроводжується виробленням певної системи її документаційного забезпечення. Необхідність дослідження відповідності системи документаційного забезпечення системі органів державної влади та місцевого самоврядування, науково-теоретичних і організаційно-правових засад її функціонування та достатності для забезпечення ефективної діяльності владних і самоврядних органів є сукупністю основних чинників, що обумовлюють актуальність теми дисертації.

Суспільне значення документаційного забезпечення управління викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем діяльності з документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців.

Вагомим внеском у наукову розробку теоретико-методологічних проблем даної теми, організаційно-правових аспектів, нормативно-правового регулювання та практичної реалізації  документаційного забезпечення управління є праці науковців В.Б. Авер’янова, Г.В. Атаманчука, В.Д. Банасюкевича, Б. Гурне, А.Н. Діденка, А.В. Єлпатьєвського, М.П. Ілюшенко, Я.С. Калакури, І.А. Корнілаєвої, В.А. Кудряєва, Т.В. Кузнецової, Н.М. Кушнаренко, М.В. Ларіна, Я.З. Лівшиця, О.В. Лози, В.Я. Малиновського, О.А. Машкова, А.Ф. Мельник, К.Г. Мітяєва, Н.Р. Нижник, О.Ю. Оболенського, В.М. Олуйка, Г. Райта, А.М. Сокової, А.О. Чемериса та інших вчених.

У результаті системного аналізу наукових праць, законодавчої та підзаконної нормативно-правової бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства та архівної справи, практики документування та організації роботи з документами з’ясовано, що документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування вивчене недостатньо і потребує системних наукових досліджень. Необхідність наукового обґрунтування теоретико-методологічних засад, розкриття змісту, організаційно-правового статусу, стану практичної реалізації, перспектив розвитку і шляхів удосконалення документаційного забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування уможливила окреслення основних напрямів дисертаційного дослідження.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.

Об’єктом дослідження є процес організації управління.

Предметом дослідження є системний підхід в управлінні організацією.

Метою дипломної роботи є розроблення теоретичних положень, практичних рекомендацій та пропозицій щодо вдосконалення системи документообороту на підприємствах України.

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення таких завдань:

–              висвітлити теоретичні відомості про основні функції менеджменту;

–              аизначити основні поняття та значення функцій менеджменту;

–              проаналізувати механізм здійснення документаційного забезпечення установи;

–              обґрунтувати значення функцій менеджменту;

–              проаналізувати сутність концепції системного підходу та найважливіші принципи системного аналізу.

Теоретико-методологічною основою дослідження стали праці І.Є. Антоненка [9-13], Р.Д. Гутгарца [22], Ю.О. Кулакова [32], О.Ю. Митченка [38-39], Т.І. Пішеніна [45], В.Т. Савицького [48-51] та ін.

Методи дослідження. Методологія наукового пошуку базувалася на філософських принципах пізнання, діалектичному, логічному і системному підходах до розгляду процесів документаційного забезпечення управління. При розв’язанні завдань, спрямованих на досягнення мети дослідження, у роботі використано сукупність таких загальнонаукових методів, як абстрагування, аналіз та синтез, порівняння, спостереження, узагальнення, формалізація, прогностичний, синергетичний, а також такі спеціальні методи, як етимологічний, структурно-функціональний, історизму, моделювання та інші.

Наукова новизна одержаних результатів полягає у тому, що дипломна робота є комплексним науковим дослідженням документаційного забезпечення діяльності підприємства, що є суб’єктом господарювання; дослідження містить науково-теоретичні положення, пропозиції та рекомендації щодо практичної реалізації результатів наукового пошуку з метою вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Джерельну основу дослідження становлять наукова література, законодавство України, підзаконні нормативно-правові акти органів державної влади і місцевого самоврядування різних рівнів, національні стандарти з діловодства та архівної справи.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Структура дипломної роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури (59 найменувань).

РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1. Організація як складова система та як об'єкт управління

Суспільство складається з безлічі організацій, з якими зв'язані всі аспекти і прояви людського життя – суспільства в цілому, економіки, науки, культури, освіти, оборони, навіть особистого життя. Менеджмент організацій поклика­ний відповісти на запитання: навіщо організації потрібні, як вони створюють­ся, функціонують і змінюються, чому члени організацій діють саме так, а не інакше. Оволодіння знаннями про це дозволяє обґрунтовано і професійно підходити до формування організацій, до розуміння і регулювання процесів, що протікають у них, до визначення курсу дій і керівництва його реалізацією в інтересах досягнення поставлених цілей.

Організація – це соціальне утворення з визначеними границями, яке свідо­мо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Під словами «яке свідомо координується» ми розуміємо управління, під «соціальним утворенням» – те, що організація складається з лю­дей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації.

Поняття «організація» відноситься до числа найбільш часто уживаних. Воно вживається, щонайменше, у трьох значеннях:

– організація як система;

– організація як стан;

– організація як процес.

Організації як системі притаманні такі ознаки:

– цілісність – передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв'язку. Таким чином, система виділяється з нескінченного різноманіття об'єктів матеріального світу;

– подільність – передбачається, що система допускає розподіл її на підсис­теми й елементи, що у свою чергу, мають системні властивості. Сама ж дослід­жувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня [16, с. 25].

Система – це об'єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов'язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнен­ня мети системи. Іншими словами, система припускає тільки таке об'єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об'єднання володіє низкою специфічних властивостей цілого. От найбільш істотні з них:

– головна властивість – здатність її елементів до взаємодії. Це основна умова існування системи, тому що з втратою елементами здатності взаємодіяти вона неминуче перестає існувати;

– друга властивість – «елементарний» склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов'язково повинна складатися, принаймні, із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносини між ними;

– третя властивість – упорядкованість – є загальна особливість не тільки самої системи, але і її частин: входу, виходу і відносин між ними. Ця властивість виявляється в їхній взаємодії в строго встановленому порядку;

– четверта істотна властивість – цілісність. Вона обумовлена тим, що системи без підсистем не буває, і тому будь-яка система стосовно них завжди виступає як ціле. Система являє собою якісно визначену сукупність підсистем, зв'язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі;