Делопроизводство в кадровой службе предприятия на примере ООО «ПТФ Александровская»

    На  основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки  в личной карточке работника, а бухгалтерия  производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

    Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового  договора (контракта) (форма № Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

    В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

    Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

    Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

    Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма №  Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений  видов затрат рабочего времени, а  другая для записи количества часов по ним.

    Учет  использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и  т.д.).

    Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело (Приложение №9).

    Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований (Приложение №10). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Документы, регламентирующие  управление персоналом. 
 
 

   Комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность  и ответственность руководства  и специалистов предприятия, называется организационными документами.

   К организационным документам относятся:

• учредительные документы ( устав и договор);
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о структурных подразделениях;
• должностные инструкции работникам.

 

    3.1. Правила внутреннего  распорядка. 
 
 

    Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ).

    В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

    В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

    В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

    В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии  с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

    В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

    В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

    В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции. 

    3.2. Штатное расписание 
 
 

    В соответствии с Уставом предприятия  разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные  подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

    Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора предприятия.

    Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.(Приложение № 12)

    Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики.

    На  птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано  положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия. 

    3.3. Должностные инструкции 
 
 

    Правовое  положение работников предприятия  регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность  должностных лиц.

    Целями  разработки должностной инструкции являются:

• создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
• повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
• обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
• Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

    Должностная инструкция составлена по каждой штатной  должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении  на другую должность, а также при  временном исполнении обязанностей по должности.

    В должностной инструкции указывают  наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

      Текст должностной инструкции  состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• основные задачи и функции;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимоотношения.
• связи по должности.
• оценка деятельности

    В разделе «Общие положения» указывают:

• квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
• основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
• перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;
• порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

    В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и  условия его деятельности.

    В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики  выполняемых сотрудником должностных  обязанностей.

    В разделе «Обязанности» указывают  обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

    Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.

    В разделе «Ответственность» указывают  меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

    Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом предприятия.

    Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и  хранят в отделе кадров предприятия  в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства на предприятии.

    Должностная инструкция вступает в силу с момента  ее утверждения руководителем предприятия  и действует до ее замены новой  должностной инструкцией.