Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      В СОЮБ используется стандартный формуляр, рекомендованный ГОСТ. В формуляре  отражены данные о ФИО читателя, год рождения, национальность, образование, профессия, учебное заведение (для учащихся), домашний адрес читателя, телефон, паспортные данные, время записи в библиотеку. Формуляр включает фразу «С правилами библиотеки ознакомлен». Формуляр подписывается читателем.

      В книжном формуляре содержится инвентарный  номер, шифр книги по ББК, авторский знак, фамилия автора, название книги, год издания, цена.

      Карточка  учета газеты включает название газеты, год издания и номер журнала, который пришел в библиотеку.

      Листок  читательского требования включает данные:

      -автор  документа;

      -заглавие  документа;

      -год  издания документа;

      -место  издания документа;

      - шифр.

      Перечисленные первичные учетные формы являются главной специфической документацией  библиотекой. Ведение их в соответствии с ГОСТ обязательно.

      Персональная  документация по СОЮБ  включает следующее:

• личная карточка;
• командировочное удостоверение;
• анкета;
• справка с места работы;
• заявление о приеме на работу;
• доверенность на получение материальных ценностей и др.

      В Приложении  12, 13, 14 из кадровых документов представлены образцы командировочного удостоверения, трудового договора, дополнительного соглашения об изменении документа.

      Унифицированная форма № Т-2 Личной карточки работника  утверждена постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1. Она включает в  себя обширный перечень сведений и  является формой первичного кадрового учета.

      Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

      Стаж  работы (общий, непрерывный, дающий право  на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные  в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

      При изменении сведений о работнике  в его личную карточку вносятся соответствующие  данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. В настоящее время в СОЮБ начала использоваться форма Т-2.

      Унифицированная форма № Т-10 Командировочного удостоверения  была утверждена постановлением Госкомстата  России от 5.01.2004 г. № 1. В настоящее  время также вводится в СОУНБ.

      В командировочное удостоверение  последовательно заносятся данные: наименование организации,  номер документа, дата составления, табельный номер, ФИО работника, структурное подразделение, должность, место назначение, цель командировки, срок командировки, документ, подтверждающий личность командируемого, отметки о выбытии в командировку, прибытии  в пункты назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы.

      Трудовой  договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Оформление договора производится при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей, уровень заработной платы и т.п.). Типовой трудовой договор включает в себя:

      -наименование  документа;

      -указание  на место и дату заключения  договора;

      -преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон);

      -базовые  условия (содержание, характер работы  и требуемый уровень квалификации  для ее выполнения);

      -указание  на тип договора (по основной  работе или совместительству);

      -указание  на вид договора (срочный или  бессрочный);

      -срок  действия договора;

      -продолжительность  испытания (при его наличии);

      -обязанности  работника с указанием общих  профессиональных обязанностей  работника, чем они регламентируются;

      -обязанности  работодателя с указанием основных обязанностей администрации по созданию и обеспечению нормальных  условий труда, его оплаты и т.п.

      -сведения  о предоставлении дополнительных  гарантий по защите трудовых  прав работника;

      -сведения  об особенностях режима труда  и отдыха;

      -сведения  о величине денежного вознаграждения, порядке его выплата;

      -сведения  о порядке предоставления и  продолжительности отпуска;

      -прочие  условия по данному договору;

      -особые  условия по данному договору (условия  расторжения или пересмотра условий  договора);

      -условия  прекращения действия договора;

      -юридические  адреса, прочие необходимые реквизиты  договаривающихся сторон;

      -подписи  договаривающихся сторон;

      -даты  подписания договора сторонами;

      -приложения  к договору.

      Текст договора оформляется машинописным способом на листах писчей бумаги формата А4, без малейших помарок, ошибок и исправлений.

      В СОЮБ принята форма, рекомендованная  Министерством культуры и молодежной политики. Она содержит все необходимые  пункты договора и является юридически грамотной.

      Бухгалтерская документация представлена в Приложениях 15 и 16 документами: образцы счет-фактуры, платежное поручение.

      Форма Счета-фактуры утверждена постановлением  Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914 (с  последующими редакциями в 2001 и 2004 гг.).

      Счет-фактура подписывается руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером. В счет-фактуру вносятся данные о:

      -продавце (в данном случае это СОЮБ);

      -адрес  продавца;

      -ИНН  (идентификационный номер продавца);

      -грузоотправитель  и его адрес;

      -грузополучатель  и его адрес;

      -принадлежность (отношение счета-фактуры) к платежно-расчетному  документу;

      -покупатель;

      -адрес  покупателя;

      -ИНН  покупателя.

      В табличной форме вводятся  данные о наименовании товара/услуг, единицах измерения, количестве, цене (тарифе) за единицу измерения, стоимости товаров/услуг, налоговой ставке, сумме налога, стоимость товара/услуги, стране происхождения, номере таможенной декларации.

      В Приложении 17 представлен образец квитанции по оказанию платных услуг (копирование собственных баз данных). Они предоставляются в бухгалтерию СОЮБ. Форма квитанции утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. В квитанцию заносятся следующие данные: дата, наименование учреждения, ФИО. заказчика, наименование вида услуги/работы, источник финансирования, сумма (прописью), ФИО сотрудника-исполнителя, подписи заказчика и исполнителя. В квитанции проставлены также коды организации по ОКУД, серия ББ. Обязательно должен стоять штамп организации.

      Платежно-расчетным документом является платежное поручение. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Содержит сведения о получателе (ИНН, наименовании учреждения/организации), банке получателе, расчетных счетах, заказчике, плательщике. Также указываются наименование товаров/услуг, единицы измерения, количество, цена (в рублях), сумма (в рублях). Прописью должна быть внесена фраза «Всего к оплате: 000рублей 00копеек». Указывается также НДС.

      Большое значение в библиотеках придается  плановой и учетно-отчетной документации. В ходе реализации функции планирования осуществляется разработка системы мероприятий, которые фиксируют в планах. В библиотеке создаются различные планы:

      -по  степени директивности (обязательности  выполнения): планы прогнозные и директивные;

      -по  сроку действия: перспективные и  текущие планы  (годовой, квартальный,  месячный);

      -по  объему планируемой работы: план  библиотеки, план структурного подразделения,  индивидуальный план сотрудников.

      План  может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно направление ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

      Принципиальная  модель системы планов работы библиотеки включает:

      -перспективный  план библиотеки;

      -годовой  план библиотеки;

      -квартальные  планы структурных подразделений;

      -индивидуальные  месячные планы сотрудников библиотеки.

      Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной  базы и основной деятельности. Его  основное назначение – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Структура плана может включать несколько частей:

      1.Характеристика  наиболее важных целей, которые  предстоит реализовать в плановый  период, исходя из объективных  условий;

      2.Меры  по достижению целей;

      3. Ресурсное обеспечение;

      4.Совершенствование  организационной структуры, мероприятий  по комплектованию, социальному  развитию коллектива.

      Стратегический  план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом.

      Годовой план библиотеки – основной  и обязательный документ для всех библиотек. В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.

      Структура годового плана юношеской библиотеки за 2006 г следующая (Приложение 18):

1. Формирование фонда и СБА
2. Обслуживание пользователей библиотеки
3. Формирование медиасреды для юношества
4. Методическое сопровождение деятельности муниципальных библиотек области

      Разделы плана раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.

      На  основе утвержденного годового плана  библиотеки дорабатываются предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении (Приложение 18 – План отдела Медиатека на 2008 г). Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного  подразделения. Обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени.