Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      Целью делопроизводства является своевременное  обеспечение до 
кументооборота. Задача сотрудников, осуществляющих эту работу, — прием 
поступившей внешней и внутренней документации; ее регистрация, учет, 
распределение и доставка исполнителям; оформление и отправка исходящих 
документов; изготовление документов и их оперативное размножение; 
осуществление контроля за сроками исполнения и ведением делопроизводства в подразделениях; формирование дел и сдача их в архив; хранение и обеспечение использования документов и ведение архива библиотеки; регулярное проведение экспертизы и практической ценности документов с целью определения срока их хранения, методическая помощь сотрудникам в ознакомлении с основами делопроизводства.   

      Документооборот должен отвечать следующим требованиям: оперативности, точности адресования, четкости и своевременности исполнения с последующим извещением об исполнении. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется в централизованном порядке. Каждая библиотека должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации, утвержденный директором. В соответствии с этим перечнем документы в секретариате сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые и передаются руководителям или непосредственным исполнителям.

      При регистрации документов должен соблюдаться принцип однократности:   каждый  документ  должен  регистрироваться  только   один  раз, входящие документы — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. В этой работе секретариат библиотеки поддерживает тесную связь с канцелярией вуза. Регистрация документов осуществляется централизованно. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки) предложения, заявления, жалобы, письма, требующие ответа или выполнения определенной работы. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы библиотеки при их первоначальной обработке и отправке. Рассмотрение зарегистрированной корреспонденции, направленной руководителями исполнителю, производится в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражают в резолюциях, с указанием непосредственного исполнителя. Если он не установлен вышестоящим руководителем, сроки исполнения, документов могут быть изменены (продлены или сокращены) директором библиотеки. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители библиотеки, отделов или уполномоченные ими лица. Документы после исполнения подписываются и подшиваются в соответствующее дело согласно утвержденной номенклатуре дел. В частности, в дело группируются исполненные документы одного календарного года.

      Для совершенствования управления библиотекой большое значение имеют стандартизация, унификация первичной документации, строгая регламентация ее оборота и сроков представления документов в соответствующие отделы и службы библиотеки, внедрение современных средств оргтехники. Аппарат управления должен уделять этому вопросу повседневное внимание.

       Выводы 

      Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

      Большие возможности открывает региональное законотворчество на пути включения  вопросов библиотечно-информационного  обслуживания и развития библиотечной инфраструктуры в общие и отраслевые правовые акты - по налогобложению, административным правонарушениям, охране природы и экологическим проблемам, социальной защите и другим отраслям права. В настоящее время муниципальные библиотеки не располагают экономически обоснованными нормативами и механизмами оптимального формирования и использования бюджетных средств для производства и предоставления библиотечных услуг населению.

      Таким образом, дальнейшее развитие и обогащение библиотечного законодательства в большой степени зависит от инициативности, энергии и творческого подхода к работе с парламентариями местных библиотечных сообществ.

       Глава 3. Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной юношеской библиотеки) 

      3.1. Краткая характеристика Самарской областной юношеской    библиотеки.

      Самарская областная юношеская библиотека создана в 1974 году. Это специализированная библиотека, ориентированная на культурно-досуговое и информационное обслуживание читателей в возрасте от 14 до 24 лет. Ежегодно библиотека обслуживает около 10 000 читателей. Фонд библиотеки насчитывает около 150 000 книг универсальной тематики, более 1000 видеофильмов, почти 1,5 тысячи компакт и MP3-дисков, уникальную коллекцию грамзаписей (более 15 000 экз.). Для молодых читателей выписывается более 2 000 наименований газет и журналов.

      Пользователи  Самарской областной юношеской  библиотеки – молодые люди в возрасте от 14 до 24 лет (старшеклассники, студенты средне-специальных и высших учебных заведений). Это очень сложная, требовательная категория.

      На  современном этапе Самарская  областная юношеская библиотека стремится не просто предоставить читателям  нужную для образования и самообразования информацию, но и стать современным центром досуга и общения, помочь творческой самореализации личности. Областная юношеская библиотека является своеобразной «территорией творчества» и создает развивающую информационную среду для своих молодых читателей.

      Самарская областная юношеская библиотека – информационный и методический центр для библиотек области  и других культурно-просветительных  организаций, работающих с молодежью.

      С момента своего создания библиотека рассматривает себя как творческую лабораторию по созданию и внедрению инновационных форм культурно-просветительской работы с молодежью.

      В основе деятельности областной юношеской  библиотеки стоит работа по проектам и программам, направленных на развитие своего учреждения, координации с  другими ведомствами и инновационного подхода в обслуживании читателей.

      На  современном этапе СОЮБ, обслуживающая  молодежь, стремится не просто предоставить читателям нужную для образования  и самообразования информацию, но и стать современным центром  досуга, помочь творческой самореализации личности. Областная юношеская библиотека является своеобразной «территорией творчества» и создает развивающую информационную среду для своих молодых читателей.

      Приоритетными направлениями деятельности библиотеки являются:

• комфортное обеспечение пользования книгами, другими информационными источниками — художественными, научными и документальными, печатными и электронными, локальными и удаленными;
• формирование у молодого человека готовности к современной жизни, успешному вхождению личности в социум, потребности в постоянном самообразовании; содействие в овладении информационной культурой, компьютерной грамотностью и умении пользоваться информационно-коммуникативными технологиями;
• создание культурно-образовательного пространства и приобщение к духовному наследию, культурным ценностям, знаниям; помощь в восприятии новых идей, научных достижений, совре* менного искусства и литературы, в решении жизненных проблем, осознании своих прав, планировании будущей жизни, организации общения и досуга.
• -комплектование, развитие и сохранение фондов;
• -финансово-хозяйственная деятельность;
• -управление персоналом;

      Структура СОЮБ (представлена в схеме 1): 

      Схема1. Структура СОЮБ

      За  последний период в управлении библиотекой  произошли существенные изменения, в библиотеке были введены в штатное  расписание новые должности и  реорганизованы некоторые отделы.

      В настоящее время СОЮБ возглавляет  Рамодина Зоя Константиновна, заместителем по развитию является Косолапова Светлана Ивановна, заместителем по хозяйственной работе – Майорова Алла Эрнестовна. Проблемы организационно-управленческого характера, низкое материальное стимулирование рядовых сотрудников привели к тому, что в библиотеку перестали поступать молодые специалисты, нехватка кадров негативно сказались на деятельности многих отделов. В том числе, за последний год, в библиотеке сменилось несколько заведующих отделами Медиатека и абонемент.

      Организационно-управленческие проблемы библиотеки сказываются на всех подсистемах обеспечения ее деятельности, включая информационное и документационное обеспечение. 

      3. 2.    Информационная подсистема СОЮБ 

      В 2004 гг. в СОЮБ был создан сектор развития информационных ресурсов, а в 2007 году он был переименованным в сектор автоматизации, на который было возложено решение проблем автоматизации и компьютеризации библиотеки. Так же в 2007 году была введена должность заместителя директора по развитию, были объединены методический и библиографические отделы в информационный центр.

      Консультационную  помощь сотрудникам СОЮБ оказывали  преподаватели Самарской государственной  академии культуры и искусств: Л. Л. Мотова, В. Н. Стрельников, Л. Н. Голенок. Была приобретена необходимая техника (компьютеры, периферия, технические  средства), базы данных («Консультант плюс, MARC SQL). В отделе Медиатека были организованны АРМы «Оцифровка» для создания полнотекстовых баз данных. Цель оцифровки – сохранение уникального фонда, обеспечение доступа пользователей Самарской области к материалам имеющим культурную, историческую ценность.

      Продолжилось  создание электронного каталога. Информационно-библиографический  отдел (далее Информационный центр) в автоматизированном режиме осуществлял  текущую аналитическую роспись  периодических изданий на предмет отбора краеведческой информации и краеведческого электронного каталога. В информационном центре, создающим основной массив электронных каталогов, параллельно с вводом информации создавались словари ключевых слов, продолжалась разработка технологической документации, рабочих инструкций, паспортов (приложение 1: паспорт характеристика базы данных «JURN.LDB»).

      Все отделы, участвующие в компьютеризации  освоили текстовые редакторы  «Word», а также пакет Microsoft Office (2003, 2007). С 2000 г. СОЮБ подключена к сети Интернет, создана также локальная компьютерная сеть. В библиотеку закупается лицензионное программное обеспечение.

      В настоящее время в Самарской  областной юношеской библиотеке имеются следующие базы данных.(Представлен в Таблице 1)

      Таблица 1. Электронные базы данных СОУНБ