Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Результаты учета фиксируются в документах. Оперативный учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных книг и т.п.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 – 81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год). Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследованиях) (59). На основе данных учета строится отчетность библиотек, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической  отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой  отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (текстовой).

      Годовой статистический  отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета  в 2-х экземплярах – одни остается в библиотеке, другой предоставляется  учредителю.

      Информационный  отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, примеры, анализ. Схема информационного отчета рекомендуется  методическими центрами и соответствует  структуре годового плана.

      В СОЮБ в настоящее время ведется только статистический  отчет, информационный отчет не составляется из-за организационно-управленческий проблем.

      При составление статистического отчета  используется форма № 6-нк (утверждена постановлением Росстата 11.07.2005 за № 43).

      Статистический  отчет содержит сведения:

1. название органов управления и других структур, куда предоставляется отчет и сроков
2. наименование отчитывающейся организации;
3. ее почтовый адрес, коды организации;
4. наименование централизованной системы, куда входит библиотека;
5. наименование и тип библиотеки;
6. Материально-техническая  база (в форме таблицы)
7. Электронные ресурсы
8. Число пользователей и посещений библиотеки
9. Формирование и использование библиотечного фонда
10. Информационное обслуживание и МБА
11. Персонал библиотеки
12. Поступление и использование финансовых средств

      Подписывается статистический отчет руководителем  организации, главным бухгалтером, должностным лицом, ответственным  за составление формы.

      В отделе «Медиатек»а ведутся годовые, квартальные, отчеты о количестве читателей и справочно-консультационной работе.  Их отличительно особенностью является то, что они содержат немного текстовой информации, подача материала осуществляется в табличной форме, используются гистограммы.

      В качестве примера документа по коммерческой деятельности СОЮБ можно привести договор о денежном залоге (см. Приложение 20). Данный договор составлен с привлечением мнений юриста. В нем указаны:

      -название  документа;

      -дата  и место составления;

      -полное  наименование организаций «исполнителя»  и «заказчика»;

      -предмет  договора;

      -расчет  по договору;

      -прочее;

      -юридические  адреса организаций «исполнителя»  и «заказчика»;

      -подписи  2-х сторон;

      - обязанности и ответственности  сторон.

      Обязательны подписи сторон и печати.

      СОЮБ  активно занимается проектной деятельностью, участвует в различных программах. Проектная деятельность связана с составлением ряда документов (заявки на грант, проекты и т.п.). В Приложении 21 представлен проект «Электронный формат – новая модель молодежной библиотеки XXI века». Он включает разделы:

      -название  проекта

      -краткое  описание проекта

      -цели

      -задачи

      -актуальность

      -механизмы  оценки эффективности проекта

      -перспективы  продолжения проекта по окончанию  финансирования

      -группа  пользователей

      -результаты

      -детальный  календарный план проекта

      -бюджет проекта

      В целом структура проекта соответствует  требованиям.

      Программа мероприятий – также часто  встречающийся документ информационно-рекламного характера. В обязательном порядке  содержит сведения об организации, название мероприятия, программу мероприятия, место, дату, время проведения мероприятия, контактную информацию (см. Приложение).

      В делопроизводстве современной библиотеке ведется  активная переписка, что  подразумевает использование различных  писем, сообщений, в том числе  по электронной почте. Образцы их представлены в Приложениях.

      Общий вывод, который можно  сделать в результате анализа: в целом сотрудники СОЮБ стараются соблюдать ГОСТ на организационно-распорядительную документацию, но по незнанию или спешке допускают ошибки в оформления реквизитов. Можно высказать замечания и по стилю писем и сообщений, особенно электронных сообщений.  
 

      3.4. Организация работы с документами в СОЮБ

      Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Документы закрепляют производственные отношения, как внутри СОЮБ, так и с другими  организациями и нередко  служат письменным доказательством при  возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

      Документооборот- это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

      В СОЮБ различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

         Все документы, поступающие в  СОЮБ проходят:   первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

         Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), не выделена в  отдельное подразделение, этим  занимаются практически все сотрудники  СОЮБ.             

      На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю СОЮБ и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

         Обработка и передача документов  исполнителям осуществляется в  день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

        Документы, подлежащие отправке  в другую организацию сортируют,  упаковывают, оформляют как почтовое  отправление и сдают в отделение связи.  

      Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

        Регистрация документов - это фиксация  факта создания или поступления  документа путем проставленная  на нем индекса и даты с  последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы (55).

         Регистрация документов должна  быть только однократной. Поступающие  документы регистрируются в день  поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

          Внутренние документы при регистрации  делятся на группы по видам  документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

            Установлен следующий обязательный  состав реквизитов для регистрации  документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

         В случае необходимости состав  обязательных реквизитов может  быть дополнен следующими: исполнители;  расписка исполнителя в получении  документа; ход исполнения; приложения  и др.

         Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного проведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование директора СОЮБ;

      Основная  цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов.

         Сроки исполнения исчисляются  в календарных днях с даты  подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

      При формировании документов в дела в  СОЮБ используются следующие признаки заведения дел.

      Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

      При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по платным услугам”).

         Значение и практическая ценность  документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

         Для долговременного хранения  документов создается архив Учреждения.

         
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Документационное  обеспечение деятельности публичных  библиотек -особое направление документационного  обеспечения.

      Делопроизводство  и организация  работы  с документами  в публичных библиотеках имеют давние традиции, активно развивавшиеся в дореволюционный, советский период. В настоящее время документационное обеспечение деятельности публичных библиотек также претерпевает изменения, связанные с внедрением новых стандартов, формулированием новых требований, развитием новых технологий. Последнее обстоятельство имеет непосредственное отношение к развитию информационной подсистемы библиотеки.