Автоматизированные системы управления документами

Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs

• согласование документов в электронной форме;
• организация оперативной обработки внешних обращений;
• контроль исполнения документов и заданий;
• подготовка наглядной отчетности по движению документов;
• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
• организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
• поддержка процессов управления качеством.

Особенности рыночной позиции

• LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
• В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
• LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
• По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.

Результаты внедрения

Основным результатом  использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:

• достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
• снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
• обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
• обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
• появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
• обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
• улучшается организация коллективной работы;
• становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.

Базовая функциональность

• Регистрация документов
• Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
• Рассылки документов
• Организация совместной работы с документами
• Регламентация доступа к документам и функциям системы
• Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок
• Навигация и поиск документов
• Управление версиями
• Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
• Контроль исполнения документов и заданий
• Работа в режиме замещения исполнителя
• Отчетность по документообороту
• Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
• Настройка на организационную структуру предприятия
• Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
• Территориально-распределенный документооборот
• Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
• Массовое сканирование и регистрация документов
• Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
• Автоматизация деятельности ведомственного архива
• Интеграция с внешними Windows-приложениями
• Работа через Интернет
• Интеграция с электронной почтой
• Обеспечение информационной безопасности
• Электронная подпись и шифрование документов и заданий

Возможности интеграции и настройки

Для доступа  к функциям и объектам СЭД из внешних  приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.

Широкий набор  настраиваемых параметров дает возможность  управлять работой различных  модулей системы. Редактор форм регистрационных  карточек поддерживает обработку событий  на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.

Крупные проекты

К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе  LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Белагропромбанке и Белинвестбанке республики Беларусь. 
 

• 1С: Документооборот 

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла  работы с документами, также позволяет  упорядочить взаимодействие между  сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной  документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую  работу как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.

Основные  возможности

Учет и хранение документов

• регистрация входящих и исходящих документов
• регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.)
• работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.)
• учет в разрезе видов документов
• хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя)
• загрузка документов из электронной почты, со сканера
• поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.)
• учет обращений граждан
• учет персональных данных

Работа с документами

• просмотр и редактирование
• работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения)
• механизм резолюций
• быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
• возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов
• возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
• настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям)
• формирование задач исполнителям

Дополнительные  возможности

Безопасность

• централизованное хранение документов в электронном виде
• хранение всех версий и истории редактирования документов
• защита от несанкционированного доступа к документам
• защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями
• регистрация всех действий пользователей программы

Контроль исполнительской дисциплины

• контроль сроков и объемов выполнения задач
• ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
• анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов

Прочие

• автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время
• штрихкодирование документов
• использование механизмов электронной цифровой подписи
• настраиваемый интерфейс
• масштабируемость
• возможность работы в режиме с распределенными базами данных

Особенности

1С:Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом. Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой структурой и несложным документооборотом. Функционал версий ПРОФ и КОРП имеет ряд различий. 

Интеграция

Имеется возможность  настройки взаимодействия с другими  приложениями и обмена данными через  текстовые файлы, XML-документы и DBF-файлы. 

- DocsVision

Система DocsVision — платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года. 

Разработчик

Разработкой системы  занимается компания DocsVision. DocsVision исторически образовалась на базе подразделения компании Digital Design. Все продажи и внедрения системы DocsVision осуществляются только независимыми предприятиями — сертифицированными партнерами DocsVision. 

Назначение  системы

Система DocsVision предназначена для работы с большим массивом информации, разделенных на следующие категории:

1) контроль исполнительской  дисциплины

2) автоматизация  делопроизводства

3) создание электронных  архивов

4) создание электронных  регламентов

5) автоматизация  делопроизводства и контроля  исполнительской дисциплины 

Состав  и архитектура  системы 

Система DocsVision включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты: 

    платформу  DocsVision с встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений

    приложения  — прикладные решения, построенные  на платформе DocsVision и реализующие специализированную функциональность для класса задач предметной области системы (например «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»)

    дополнительные  модули — технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных  возможностей системы (например шлюзы DocsVision), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например модуль Репликации, или модуль Архивирования).

Приложения и  дополнительные модули разрабатываются  и распространяются как самой  компанией DocsVision, так и ее партнерами и заказчиками. Полностью состав системы DocsVision описан в Каталоге DocsVision и Каталоге партнерских решений. 

В состав платформы DocsVision входят шлюзы к:

• Файловой системе
• Электронной почте
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Dynamics AX
• Microsoft Dynamics CRM
• 1С:Предприятию