Автоматизированные системы управления документами

1. Введение

2. Автоматизированные  системы управления документами

Приступая к  обсуждению задач автоматизации  документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет  достаточно формализованного определения  и может нести множество смыслов  и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение  приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения  и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.

Приступая к  автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Вообще говоря, конечных приложений автоматизации  документооборота можно насчитать  огромное количество. Вот несколько  примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• система согласования договоров
• система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• контроль исполнения жалоб и обращений граждан
• автоматизация договорного процесса
• библиотека регламентов управленческих процедур
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля знаний должностных инструкций
• ведение архивов конструкторской и технологической документации
• организация документооборота в рамках ведения проектов
• система согласования бюджетов
• оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д.

В любой более-менее  крупной организации можно насчитать  не один десяток подобных задач. При  этом набор конкретных процессов, требующих  автоматизации будет разниться  в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная  организация, торговая компания и пр.), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные  приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при  автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного  эффекта от внедрения комплекса  приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:

• Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных  приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и пр.) пользователь работает с информацией  в рамках одного автоматизированного  рабочего места и редко выходит  за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство  сотрудников организации. В связи  с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте  весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого  приложения.

• Специфичность приложений

В приложениях  автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться  в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.

• Нерегулярное использование приложений

Пользователь  взаимодействует с функциями  приложений апериодически, по мере необходимости  выполнения определенной функции в  бизнес-процессе. Он может выполнять  определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это  требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что  и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс  для различных функций в различных  процессах обработки документов.

• Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного  класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников  организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа  процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

• Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей  автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации  формализованной части управленческого  процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного  процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений  в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации  документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих  мест и требуют возможности модификации  в процессе эксплуатации.

• Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная  невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности  постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных  контуров документооборота, без изменений  базовой инфраструктуры системы  и, в особенности, клиентских приложений.

• Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных  в единую систему, существенно усложняется  и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может  свести на нет эффект от автоматизации  и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования  и сопровождения.

Все это делает невозможным эффективное внедрение  всего комплекса приложений автоматизации  документооборота при отсутствии их тесной интеграции. Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота. При подобном подходе задача разбивается на два этапа, а именно - внедрение платформы для автоматизации документооборота и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений. Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

• Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
• Обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений
• Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
• Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
• Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
• Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов
• Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов

Как уже было отмечено, у IT-специалистов не сложилось  четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации  документооборота и собственно автоматизации  отдельных задач обработки документов. Причем базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных  приложений.

И именно поэтому  мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую  систему без наличия четкого  плана ее использования и понимания  функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Целесообразность  внедрения платформы автоматизации  документооборота иллюстрируется следующим  образом. При реализации набора не интегрированных  приложений первые внедрения обходятся  относительно недорого. Однако при  внедрении большого количества приложений существенно удорожается стоимость  их сопровождения и обучения персонала. С другой стороны, возникает необходимость  их интеграции (например, необходимость  создания единой системы аутентификации, общих инструментов построения отчетов, включающих информацию из множества  источников), что приводит к дополнительным издержкам. Кроме того, пользователи, по мере развития системы, вынуждены  применять множество приложений с разнородным интерфейсом, что  также снижает эффективность  работы.

Внедрение платформы  автоматизации не только избавляет  от всех этих проблем, но более того, по мере накопления опыта использования  системы, позволяет затрачивать  меньше усилий на внедрение очередного приложения и существенно снижает  риски неудачного внедрения.

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые  преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая  стоимость начальных шагов внедрения  платформы и риск не оправдать  ожидания от внедрения платформы  в короткий срок. 

Вывод: если организация должна оперативно решить лишь несколько конкретных задач, например, создать архив документов, автоматизировать канцелярию, но при этом оставить без изменений другие процессы обработки документов, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы.

В таком случае внедрение платформы и разработка приложений на ее базе потребует гораздо  больше финансовых вложений, времени  и усилий персонала и не приведет к качественному улучшению реализации приложений. Другое дело, если в организации  осознается необходимость последовательной автоматизации большого числа процессов  обработки документов, то есть ставится задача постепенного внедрения системы автоматизации управленческих процессов.

Особенно актуальной реализация интегрированной платформы  автоматизации документооборота становится при внедрении современных концепций  управления организациями, такими, как тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, управление посредством системы сбалансированных показателей эффективности, управление знаниями, структуры горизонтального управления, которые совершенно немыслимы без автоматизации основных процессов обработки документов, внедрения мощных средств накопления информации о протекании бизнес-процессов, средств, упрощающих и ускоряющих коммуникации между сотрудниками компании и поиск информации, накопленной в компании. Именно эти задачи и призвана решить комплексная система автоматизации документооборота компании.

Таким образом, для внедрения платформы комплексной  автоматизации документооборота в  компании должны сформироваться следующие  предпосылки:

• Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации.
• Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы.
• Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.