Автоматизированные системы управления документами

- DIRECTUM

DIRECTUM — система  электронного документооборота  и управления взаимодействием,  нацеленная на повышение эффективности  работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. 

Система DIRECTUM относится  к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. 

Состав системы DIRECTUM

    Управление  электронными документами. Создание  и хранение различных неструктурированных  документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

    Управление  деловыми процессами. Поддержка  процессов согласования и обработки  документов на всех стадиях  их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

    Управление  договорами. Организация процесса  согласования и регистрации договоров  и сопутствующих документов, а  также оперативной работы с  ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

    Управление  совещаниями. Организация подготовки  и проведения совещаний (согласование  места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка  протокола; контроль исполнения решений совещания.

    Канцелярия. Регистрация бумажных документов  в соответствии с требованиями  ГСДОУ; ведение номенклатуры дел  с гибкими правилами нумерации;  рассылка и контроль местонахождения  бумажных документов; организация  обмена электронными документами  с ЭЦП с другими организациями.

    Управление  взаимодействием с клиентами.  Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.). 

Компоненты

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

• Предметно - ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
• Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

    DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. 

    Технология  быстрой идентификации документа  DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.

    Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

    Службы  преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

    Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы. 

Преимущества

В основе преимуществ  системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы. 

• Ориентация  на повышение эффективности работы в целом.
• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.
• Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

3. Проблемы внедрения и их решения. Проблемы использования и их решения

Консерватизм  сотрудников 

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую  особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих  местах, связанных с созданием, редактированием  и хранением информации, либо эффективность  от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу  выявляет одну из основных проблем  внедрения: в любой организации  найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала  обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать  эту проблему? Работа с людьми –  это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях  требуется индивидуальный подход к  каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем, не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход  можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную  почту. Модель работы электронной почты  достаточно понятна, люди легко к  ней привыкают. Затем можно построить  несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим»  осваивать новую безбумажную  технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство  над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы  изначально курсы были практически  добровольными. Сотрудники, пришедшие  на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут  достаточно увлечены, чтобы стать  вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет  интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение. 

Фактор руководства 

Фактор руководства  – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может  привести к последствиям разного  уровня тяжести. Обычно при этом система  оказывается внедренной только в  некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для  некоторого класса бизнес-процессов. В  худшем случае она не будет внедрена вовсе.

Одной из подспудных причин двойственного отношения  к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей  разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и  для подчиненных, которая возникает  после внедрения системы электронного

документооборота.

Есть еще  так называемый фактор директора  «советского типа» – нежелание  непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать  документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно  вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких  руководителей становится все меньше.

Какое решение  у таких проблем? Одно: убеждать руководителя. Вопрос в том – как. Автор надеется, что эта статья поможет выработать аргументы, способные убедить руководителя и сделать его сторонником  внедрения системы документооборота. 

Объективные факторы 

Ниже приведены  действительно объективные факторы, в отличие от тех, которые обычно принято заключать в кавычки  и на которые ссылаются в попытке  оправдать провал дела. Эти перечисленные  факторы должны быть учтены на этапе  планирования внедрения, иначе в  дальнейшем они могут стать непреодолимыми. 

Структурная чехарда 

Одним из сложных  для преодоления факторов являются структурные постоянные изменения  в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система  электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.

Однако сказанное  не значит, что внедрение системы  электронного документооборота в таких  случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному  состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию–партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации. 

Отсутствие  документооборота 

А что делать, если в организации отсутствует  документооборот как таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь  это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные  предпосылки к тому, чтобы убедить  руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему  или современную электронную, вполне вероятно, что будет выбрано второе. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота». Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.