Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Учет  расчетов с поставщиками бухгалтерия  ТОО «Астраханское» ведет на пассивном синтетическом счете 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». К данному счету открыты следующие субсчета:

     3310/1 – Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам

     3310/2 – Краткосрочная кредиторская задолженность столовой

     3310/3 – Краткосрочная кредиторская задолженность субподрядчикам

     Если  при заключении договора предусмотрен аванс (предварительная оплата) поставщику, то он отражается бухгалтерией ТОО  «Астраханское» на счете 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» без применений счета 1610 «Краткосрочные авансы выданные».

     Оплата  поставщикам за поставленную продукцию (товары, работы, услуги) производится на ТОО «Астраханское» через расчетный счет – платежными поручениями, наличными денежными средствами через кассу.

     На  предъявленные на оплату счета поставщиков  кредитуют счет 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» и дебетуют соответствующие материальные счета или счета по учету соответствующих расходов.

     На  счет 3310/1 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим ТМЦ, несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметических ошибок кладовщик составляет Акт приемки, где указывается вид транспорта поставщика, результат недогруза или некачественного сырья. При этом в бухгалтерии составляется следующая проводка:

     дебет счета 3390 «Прочая краткосрочная  кредиторская задолженность» субсчет  «Расчеты по претензиям»

     кредит  счета 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

     После чего поставщик высылает в денежном выражении суммы недостачи:

     Дебет счет 1030 «Денежные средства на текущих  банковских счетах»

     Кредит  счета 3390 «Прочая краткосрочная  кредиторская задолженность» субсчет «Расчеты по претензиям»

     или присылает взамен некачественного  товара новый:

     Дебет соответствующих материальных счетов

     Кредит  счета 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

     Сумма НДС включается поставщиками в счета на оплату и отражается бухгалтерией ТОО «Астраханское» по дебету счета 3130 «Налог на добавленную стоимость» (по соответствующим субсчетам) и кредиту счета 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

     Погашение задолженности перед поставщиками отражается: по дебету счета 3310/1 и кредиту счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах».

     Учет  расчетов с поставщиками ведется  бухгалтерией ТОО «Астраханское», при помощи компьютерной программы «1С Бухгалтерия», которая действует и разработана по особенностям предприятия, синтетический учет ведется в журнале – ордере № 6 по кредиту счета 3310/1 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», аналитический учет – в ведомости по дебету этого счета. Все это служит основанием для разработки оборотных ведомостей по счету 3310/1, по итоговым данным которых делаются данные записи в Главную книгу (см. Приложение В). 
 
 
 

     2.3 Анализ выявленных недостатков  и пути их устранения 

     В целях повышения  производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента (см. таблица 2).

     Таблица 2 - Разработка учетных регистров

 

     Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

     Информация  о хозяйственных операциях, произведенных  предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

     В ТОО «Астраханское» используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.

     На  основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие  операции и когда были произведены  с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить  реальную задолженность предприятия за период.

     Регистры  бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности  данных первичных документов и регистров  бухгалтерского учета рекомендуется  разработать порядок хранения первичных  документов и учетных регистров.

     Порядок хранения первичных документов и  учетных регистров заключается  в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

     Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

       Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление  и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

     Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

     Также по результатам проведенного исследования можно сделать вывод о недостаточной  организованности системы внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками.

     Признаками  плохой организации внутреннего  контроля и учета являются следующие:

• отсутствие договоров на поставку ТМЦ, договоров подряда и договоров на оказание услуг,
• отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
• отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков;
• несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
• несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
• невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от поставщиков;
• отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым операциям.

     Некорректное  оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

     При хорошо организованной системе СВК реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

     Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении  актов сверки.

     Отсутствие  разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

     Часто допускаются ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. ТОО ограничивается составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

     Наличие акта сверки взаимных поставок без  указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

     Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ТОО «Астраханское» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

     Инвентаризационная  комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

     Важным  моментом является инвентаризация задолженности в соответствии с утвержденным планом.

     В части совершенствования системы  внутреннего контроля рекомендуются  следующие мероприятия:

• создать комиссию по работе с кредиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

     - необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот, так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам - сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;