Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

В ходе данной проверки отклонений выявлено не было.

Важным этапом аудита расчета  с подотчетными лицами является проверка получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам, т.к. это очень распространенная ошибка.

Вышеуказанная проверка проводилась  с помощью специально разработанного рабочего документа, которая представлена в таблице 2.6.

 

Таблица 2.6 - Проверка наличия фактов получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам (фрагмент) в ОАО «ОЗМК» за 2011 г.

№ п/п	ФИО работника, получающего  сумму под отчет	Отчитался ли по ранее полученному  авансу
		Да	Нет
1	Иванов И.И.	Х
2	Миронова И.А.	Х
3	Лаврентьева А.Е.	Х
4	Лаевская О.Е.	Х
5	Егоров Д.В.	Х
6	Самофалов К.А.	Х
7	Мироненко А.В.	Х
8	Козлов К.Е.	Х
…	…	Х
157	Литвиненко О.А.	Х

 

В ходе данной проверки нарушения  не были выявлены.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является контроль за целесообразностью и  законностью использования подотчетных  сумм, поэтому необходимо осуществить  проверку законности расходования подотчетных  сумм целям. Результаты проверки  расходования подотчетных сумм в ОАО «ОЗМК» за 2011 год представлены в приложении В.

В ходе данной проверки, представленной в приложении В, отклонений выявлено не было.

Проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия, которая проводилась сплошным методом с использованием рабочего документа и она представлена в таблице 2.7.

 

Таблица 2.7 - Проверка наличия подотчетных лиц в штате ОАО «ОЗМК» за 2011 г.

№ п/п	ФИО работника, получавшего  суммы под отчет втечение проверяемого периода	Есть ли данный работник в штате предприятия		Примечание
1	2	3	4	5
		Да	Нет
1	Егоров Д.В.	Х
2	Миронова И.А.	Х

Продолжение таблицы 2.7

1	2	3	4	5
3	Гайцман И.А.	Х
4	Лавровская Э.И.	Х
5	Иванов И.И.	Х
6	Ефимов Г.В.	Х
7	Мироненко А.В.	Х
8	Миронович А.Р.	Х
9	Адутова Е.Р.	Х
10	Самофалов К.А.	Х
11	Карпович М.К.	Х
12	Пронникова П.Р.	Х
13	Сергеев А.Л.	Х
14	Литвиненко О.А.	Х

 

В ходе данной проверки отклонений выявлено не было.

Проверка правильности ведения  журнала учета работников, выбывающих в командировки.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации  работников, направленных в командировки.

Результаты проверки правильности ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки в ОАО «ОЗМК» за 2011 год представлены в приложении Г.

В ходе данной проверки, представленной в приложении Г, никаких отклонений и нарушений не выявлено.

Проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Командированному работнику  выплачиваются суточные, квартирные, проездные расходы, возмещаются  расходы по найму жилого помещения, поэтому необходимо проверить правильность, законность и целесообразность возмещения данных расходов. Данная проверка проводилась  с помощью специально разработанного рабочего документа, табличная часть  которого представлена в таблице 2.8.

Таблица 2.8 - Фрагмент рабочего документа для проверки правильности возмещения командировочных расходов.

ФИО командированного	Наличие оправдательных документов		Наличие приказа о направлении  в командировку		Наличие в командировочных  удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке		Проверка правильности возмещения командировочных расходов
	Есть	Нет	Есть	Нет	Есть	Нет	Правильно	Неправильно
Иванов И.И.	Х		Х		Х		Х
Миронова И.А.	Х		Х		Х		Х
Лаврентьева А.Е.	Х		Х		Х		Х
Лаевская О.Е.	Х		Х		Х		Х
Егоров Д.В.	Х		Х		Х			Х
…	Х		Х		Х		Х
Мироненко А.В.	Х		Х		Х		Х

 

В ходе данной проверки было выявлено, что была неправильно определена величина возмещения командировочных  расходов Егорову Д.В. Более подробно эта ошибка будет рассмотрена в таблице 2.9.

 

Таблица 2.9 - Отражение операций по возмещению командировочных расходов по данным ОАО «ОЗМК» за 2011 г.

№ авансового отчета	Корреспонденция счетов		Сумма, долл.	Сумма, руб.	Содержание операции
1	2	3	4	5	6
	Дебет	Кредит
15432	71-2	50-2	1500	39000	Выдана иностранная валюта из кассы под отчет (1$ = 26 руб.)

Продолжение таблицы 2.9

1	2	3	4	5	6
	26	71-2	1602	41652	Отражены командировочные  расходы
	71-2	50-2	102	2652	Выдано из кассы в погашение  перерасхода подотчетной суммы

 

В ходе данной проверки выявлены следующие ошибки:

1) неправильно начислены суточные за день пересечения границы при возвращении в Россию. Суточные за день пересечения границы РФ при возвращении из командировки выплачиваются в рублях по нормам, установленным для командировок на территории РФ. Таким образом, суточные в долларах выплачиваются за 5 дней, в рублях - за 1 день;

2) в авансовый отчет необоснованно включены услуги химчистки - 170$;

3) неправильно составлена корреспонденция счетов.

Проверка представительских  расходов осуществлялась сплошным способом с использованием специально разработанного рабочего документа, которая представлена в приложении Д.

В ходе проверки, представленной в приложении Д, данного раздела выявлены следующие ошибки:

1) включение в состав представительских расходов лечение директора в клинике;

2) включение расходов на проведение официального приема компаньонов из Тайланда в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, превышающем максимальный.

Следовательно, была завышена величина прочих расходов и занижена величина налога на прибыль. Рекомендуется  скорректировать величину прочих расходов и пересчитать величину налога на прибыль.

 

3 Направления совершенствования бухгалтерского учёта расчетов ОАО «ОЗМК»  с подотчетными лицами на основе результатов аудиторской проверки

 

3.1 Аудиторское  заключение по результатам аудиторской  проверки расчетов предприятия  с подотчетными лицами.

 

Мной, аудитором Романовой  Е.К., проведен аудит расчетов с подотчетными лицами ОАО «ОЗМК» за 2011 год.

В ходе проведения аудита были использованы следующие документы:

- главная книга;

- журнал регистрации авансовых  отчетов;

- авансовые отчеты;

- товарные и кассовые  чеки;

- командировочные удостоверения;

- служебные задания и  отчеты о его выполнении ( форма  №Т-10а)

- приказы о командировках;

- кассовые отчеты и  кассовая книга;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

В ходе проведения аудита расчетов было выявлено следующее:

1) для проверки состояния внутреннего контроля и системы учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «ОЗМК» был использован вопросник, в результате анализа которого были выявлены следующие нарушения:

- не производится расчет  сумм, необходимых работнику на  командировку;

- не производится сопоставление  данных авансовых отчетов с  рассчитанными суммами, необходимыми  для командировки:

- не ведется аналитический  учет представительских расходов  в пределах и сверх норм  в целях налогообложения.

В целом же, оценка системы  внутреннего контроля достаточно надежна.

2) при проведении проверки  соответствия подотчетных лиц  списку лиц, имеющих право на  получение денежных средств - отклонений не было;

3) в результате проверка  наличия фактов получения подотчетных  сумм лицами, не отчитавшимися  по ранее полученным авансам  – нарушений найдено не было;

4) при проведении проверки законности расходования подотчетных сумм – отклонений выявлено не было;

5) проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия показала, что отклонений не было;

6) проверка правильности  ведения журнала регистрации  работников, направленных в командировки  показала, что нарушений и отклонений  не было.

7) при проведении проверки правильности возмещения командировочных расходов было выявлено:

- неправильно определена величина возмещения командировочных расходов Егорову Д.В;

- неправильно начислены  суточные за день пересечения  границы при возвращении в  Россию. Суточные за день пересечения  границы РФ при возвращении  из командировки выплачиваются  в рублях по нормам, установленным  для командировок на территории  РФ. Таким образом, суточные в  долларах выплачиваются за 5 дней, в рублях - за 1 день;

- в авансовый отчет  необоснованно включены услуги  химчистки - 170$;

- неправильно составлена  корреспонденция счетов.

8) в результате проведения  проверки обоснованности отнесения  расходов к представительским  были вывалены следующие нарушения:

- включение в состав  представительских расходов лечение  директора в клинике;

- включение расходов на  проведение официального приема  компаньонов из Тайланда в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, превышающем максимальный.

Аудитор _______Романова Е.К.

 

3.2 Мероприятия  по совершенствованию организации  учета расчетов предприятия с  подотчетными лицами.

 

В качестве рекомендации ОАО «ОЗМК» можно предложить:

1) тщательно следить за сроками  выдачи подотчет денежных средств,  а также более детально проверять  авансовые отчеты подотчетных  лиц.  Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Хорошо было бы конкретизировать или  изменить приказ «О выдаче денежных средств  в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ОАО «ОЗМК» в штате  работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком  бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная  на одного человека.

Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность  внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных  сумм.

 В результате совершенствования  бухгалтерского учета при расчетах  с подотчетными лицами уточняется  и убыстряется порядок учета  подотчетных сумм.

 Если раньше подотчетное  лицо могло забыть о том,  что ему нужно отчитаться по  подотчетным сумма, то теперь  данная программа оповестит, о  том, что остался один день  или сегодня необходимо сдать  авансовый отчет, со всеми приложенными  к ним документам. А при установлении  правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.