Аудит операций по учету расчетов с подотчетными лицами

       Ульяновский государственный технический университет

             Институт авиационных технологий и управления

            Кафедра «Экономики, управления и информатики» 
 

                           Илларионова Елена Викторовна 
 
 

Аудит операций по учету расчетов с подотчетными лицами 

                       (КУРСОВАЯ РАБОТА) 
 
 

       Специальность 08010965 «Бухгалтерский учет, анализ и  аудит»

       Дисциплина: Аудит

       Группа  АБАВ-51

       Руководитель: Нуретдинов И.Г.

       Дата  сдачи курсовой работы «____»  ______________ 2011 г.

       Оценка  руководителя: ______ 
 
 
 

                                             Ульяновск 2011 
СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                  3

Глава 1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами                 5

1.1 Теоретические  основы учета и аудита расчетов  с подотчетными лицами  -

1.2. Нормативно-законодательная  база и методика аудита расчетов

с подотчетными лицами                                                                                        11                               

Глава 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на

ООО «Контакт-прибор»                                                                                       25                                                                  

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Контакт-прибор»       

2.2 Аудит  расчетов с подотчетными лицами на ООО «Контакт-прибор»      27             

Глава 3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами        30        

Заключение                                                                                                            32    

Список  литературы                                                                                               34

Приложения

 

ВВЕДЕНИЕ 

       В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

       Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

       Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

       Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

       Объектом  настоящего исследования является состояние  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор». Предметом этого исследования является организация аудита с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор».

       Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор» за 2010 год.

       Достижение  поставленной цели обуславливает решение  следующих задач:

       - рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

       - рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

       - провести на основании полученных знаний аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

       Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

       В данной курсовой работе использовались следующие методы исследования : сбор, систематизация, анализ, формализованное представление. 

 

        Глава 1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами 

       1.1. Теоретические основы учета и  аудита расчетов с подотчетными  лицами 

       Подотчетными  лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [1]. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

       С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под  отчет регулируется Порядком ведения  кассовых операций и оформляется  только расходными кассовыми ордерами [18].

      Подотчетными суммами называются денежные авансы (суммы), выдаваемые подотчетным лицам из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также расходы по командировкам. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.

       Подотчетные лица обязаны представлять в установленные  сроки авансовые отчеты об использование подотчетных сумм.

       Авансовый отчет - это документ унифицированной  формы (утвержденный Госкомстатом РФ), составляемый и предоставляемый  в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию под расписку, проверяется бухгалтером на комплектность, утверждается руководителем и служит основанием для списания израсходованных подотчетных сумм или возмещение перерасхода.

       Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются [1].

       В командировку может быть отправлен  только штатный работник организации, с которым заключен договор. Не могут  быть отправлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно отправить в командировку только с их письменного согласия [1].

     При выдаче денежных средств под отчет  на командировку руководитель предприятия  издает приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Тогда кассир предприятия заполняет расходный кассовый ордер, указывает в нем выдаваемую сумму и выплачивает ее сотруднику. Он в свою очередь должен поставить свою подпись в РКО.

     Бухгалтер предприятия отражает эту операцию следующей проводкой:

     Д 71 К 50.1 – выданы деньги под отчет.

        Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

       - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

       - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

       - расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

       - представительские расходы [22].

       В авансовом отчете в строке «назначение аванса» указывается один из вариантов (командировочные расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.). Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. К оправдательным документам по расходованию подотчетных сумм можно отнести:

       - документы, подтверждающие факт  получения ТМЦ с указанием  наименований полученных ценностей  (товарные чеки, накладные, счета-фактуры,  квитанции и т.п.). При приобретении  ТМЦ за наличные деньги к  авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазинов, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходная фактура, роспись кладовщика в сопровождающей фактуре и др.).

       - документы, подтверждающие факт  оплаты полученных ТМЦ с указанием  стоимости покупки (квитанции  к ПКО, чеки ККМ, документы,  приравненные с бланком строгой  отчетности, командировочное удостоверение,  чек АЗС, копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг) [18].

       Все хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или из банка  под отчет.

       Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Заполненный авансовый отчет бухгалтерия проверяет  правильность его составления, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные суммы. Заполненный  и утвержденный авансовый отчет  вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет. 

     Неиспользованные  наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее трех дней по истечении  срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. При этом сотрудник должен указать сумму остатка. Кассир в свою очередь получив деньги, составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку:

       Дебет 50.1 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

         Согласно главе 1 пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу.

       Если  подотчетные суммы по истечении  трех дней, после установленной для  отчета даты, не сданы в кассу  или по ним не предъявлен отчет, они  включаются в облагаемый подоходным налогом совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется. По окончании года, если эта сумма будет необоснованно списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением подоходным налогом на общих основаниях [24].