ВНУТРЕННИЙ  КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ B УПРАВЛЕНИИ 
ЗАТРАТАМИ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Контроль и анализ  затрат

Контроль — это система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта c целью:

• оценки обоснованности и эффективности управленческих решений и результатов их выполнения;
• выявления отклонений от требований этих решений;
• вскрытия факторов и причин возникновения неблагоприятных явлений и их устранения.

Контроль—это  подсистема управления затратами и  составляющая системы управления строительной организацией.

Частью подсистемы контроля является внутренний контроль. В теории и практике часто употребляются термины «внутрихозяйственный контроль» «управленческий контроль», «внутренний управленческий контроль».

Внутренний контроль принято рассматривать:

• как функцию внутрихозяйственного управления деятельностью структурных подразделений строительной организации;
• целенаправленный вид практической деятельности, осуществляемой внутри организации c помощью широкого набора методов, приемов и процедур;
• организационно-управленческую систему органов (должностных лиц и служб), осуществляющую контроль за производственной и экономической деятельностью структурных подразделений (филиалов, дочерних компаний, цехов, участков, бригад и др.).

Цель контроля в широком смысле совпадает c целью всей хозяйственной деятельности строительной организации и состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, успешное осуществление задач, предупредить возможные ошибки и недоработки.

Основные цели внутреннего контроля:

• сохранение и эффективное использование ресурсов строительной организацией;
• адаптация к изменениям во внутренней и внешней среде;
• обеспечение эффективного функционирования организации, ее устойчивости и максимального развития в условиях конкуренции.

Основные  задачи внутреннего контроля заключаются  в достижении:

• соответствия деятельности организации принятому курсу и стратегии;
• устойчивости организации c финансово-экономической и правовой точек зрения;
• сохранности ресурсов и потенциала компании;
• уровня полноты и точности первичных документов, качества первичных информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
• рационального и экономичного использования всех ресурсов; соблюдения работниками компании требований, правили процедур, установленных администрацией;
• соблюдения требований законов и подзаконных актов РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления.

К основным факторам, влияющим на организацию  системы внутреннего контроля, относятся:

• понимание руководством роли внутреннего контроля в управлении затратами и строительной организацией в целом;
• условия функционирования организации, ее размеры, орг. структура;
• масштабы и виды деятельности;
• количество и региональная неоднородность (разветвленность) месторасположения    обособленных подразделений или дочерних организаций;
• стратегические установки, цели и задачи;
• степень механизации и компьютеризации деятельности;
• ресурсное обеспечение;
• уровень компетентности кадрового состава.

Объектами внутреннего контроля считается то, что подлежит проверке (рис. 7.1).

Субъекты  контроля — это работники или владельцы, обладающие возможностями и правами осуществления контроля, использующие для его проведения технические и другие средства. Субъекты контроля так же многочисленны и разнообразны, как и объекты. Роль субъекта контроля в процессе управления велика: объект управления, не находящийся под контролем субъекта управления, становится неуправляемым, a достижение поставленных задач — практически невозможным. Субъекты контроля и управления могут совпадать.

Предметом внутреннего контроля является производственная и хозяйственная деятельность.

Процедуры контроля — составной элемент  технологии управления. Они определяют порядок и последовательность работ. Отсутствие единого описания процедур может привести к несогласованности действий отдельных работников и целых подразделений.

Отлаженная  система внутреннего Контроля (Рис.7.2.) позволяет

своевременно  разрешать возникшие проблемы и  определять стратегию в области ресурсов.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 7.1. Субъектно-объектная структура внутреннего  контроля организации

 
 
 
 

Рис. 7.2. Система внутреннего контроля организации

   Обеспечение контроля за наличием и движением ресурсов и их рациональным использованием в соответствии c утвержденными нормами, нормативами и сметами — главная задача системы управления затратами, которая предполагает использование текущего, предварительного и последующего контроля (рис. 7.3).

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 7.3. Виды внутреннего контроля 

   Предварительный контроль обеспечивает прогноз целей, задач, планов и бюджетов. Текущий контроль основан на полном соизмерении внутренних и внешних возможностей деятельности. Последующий контроль в системе управления затратами нацелен на перспективу и предусматривает сопоставление затрат и результатов.

    Существуют  два метода контроля производственных затрат: сопоставления и бюджетирования  (рис. 7.4). В первом случае устанавливают нормы расхода по видам строительной продукции в разрезе каждого центра затрат. Учет и контроль затрат организуют по отклонениям от норм c последующим выявлением причин изменений объемов произведенной продукции, загрузки производственных фондов, уровня затрат и виновников отклонений.  Данный метод обеспечивает своевременное, обоснованное и эффективное принятие управленческих решений. Он удобен и эффективен в основного производства, показателями деятельности которых являются объем строительной продукции, уровни затрат, дохода и прибыли. 
 
 
 
 
 
 

 

 
 

Рис. 7.4. Мeтoды контроля по центрам и местам затрат

   В процессе сопоставления затрат и  результатов различных объектов учета выявляется эффективность производственно-хозяйственных процессов, связей, деятельности и отношений как строительной организации в целом так и отдельных подразделений.

   Во  втором случае бюджетирования как способ управления затратами предусматривает составление бюджетных смет по различным направлениям деятельности и в целом по организации. Здесь затраты сравнивают c расходами, предусмотренными сметой (планом). Сметный метод широко используется для контроля по местам возникновения затрат и центрам ответственности, по которым трудно или невозможно установить конкретный результирующий показатель деятельности (отделы управления, подготовки производства, обслуживания и т. п.).

B практике  управления используются две системы контроля:

   механическая  —регулярный контроль за деятельностью работников и ее корректировка (регулирование) c учетом полученной информации;

   сметного  контроля, который базируется на механической системе контроля и использует обратную связь — контроль путем сопоставления фактических данных c плановыми и корректировку в случае их отклонений.

   Обратная  связь—это обратное воздействие  результатов процесса на его протекание или управляемого процесса на управляемый орган. Различают положительную и отрицательную обратную связь. Когда результаты процесса ослабляют его действие, имеет место отрицательная обратная связь. Отрицательная обратная связь стабилизирует протекание процессов, положительная обратная связь, напротив, обычно приводит к ускоренному развитию процессов и к колебательным процессам.

   Обратная  связь предусматривает «вход» (материальные, трудовые, финансовые и прочие ресурсы) и «выход» (строительная продукция и затрать4 па ее производство).

   Управление с прямой связью заключается в оценке ожидаемого уровня объема производства и затрат, сопоставлении их c плановыми показателями Н принятия соответствующих мер при обнаружении отклонений. Основной целью управления этого типа является решение поставленных задачи исключение ошибок.

   Контроль  как самостоятельная управленческая функция включает —горизонтальную и вертикальную структуру. Последовательность процедур контроля по вертикали соответствует логике планово-управленческого цикла. Можно выделить стратегический, тактический и оперативный контроль.

   Стратегический  контроль ориентирован на достижение основной цели строительной организации, a также целей, ставящихся в рамках товарной, ценовой, сбытовой и коммуникативной политик. Стратегический  контроль —  это основной элемент системы контроля и анализа затрат, так как при этом не только анализируются достигнутые результаты, но и закладывается основа лидерства — конкуренция посредством низких затрат на производство продукции.  B  процессе тактического контроля оценивается эффективность мероприятий, проводимых в течение непродолжительного отрезка времени и обусловленных тактическим планом. Это ежедневный контроль, осуществляемый мастером на основе подробной аналитической информации.

    Этот  вид контроля особенно важен для строительных организаций, так как направления, характер и результаты их деятельности напрямую зависят от себестоимости строительной продукции, являющейся функцией произведенного объема продукции.

    Горизонтальная  структура контроля предусматривает оценку результативности производственной, коммерческой, финансовой и коммуникативной деятельности и охватывает как совокупные показатели деятельности строительной организации, так и показатели, характеризующие отдельные аспекты предпринимательской деятельности.

• Совершенствование контроля производственных затрат требует: своевременного представления отчетных показателей;

• составления сравнительных отчетов и рекомендаций;

• обеспечения заинтересованности в снижении затрат на производство строительной продукции;

• своевременного выявления узких мести возникающих проблем; своевременности и обоснованности принимаемых решений; контроля исполнения.

    Итак, под внутренним контролем следует понимать коммуникационную сеть системы управления затратами, c помощью которой о6еспечивается управление деятельностью строительной организации и создается основания для правильных действий в будущем.

    Основой системы внутреннего контроля является информационное обеспечение контрольной деятельности, включающее оперативную, плановую, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

    Внутренний контроль сосредоточен на центрах ответственности (строительных участках, цехах, службах, отделах, структурных подразделениях и т. д.) в соответствии c правилами, разработанными в каждой организации и записанными в инструкциях, стандартах, положениях, приказах и других документах.

    Внутренний  контроль в системе управления затратами  строительной организации —это процесс, с помощью которого менеджеры (управленцы) оказывают влияние на работников.

    Отправной точкой внутреннего контроля является оценка результатов, а окончанием — анализ факторов, обусловивших их получение, и раскрытие причин отклонений фактических показателей от запланированных. Для поиска перспективных направлений деятельности строительной компании необходимо сопоставить полученные результаты со сложившимися на момент контроля рыночными условиями.