Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы на фирме «Секунда»

Обеспечивающие  подсистемы предназначены для обеспечения  решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обеспечивающих входят подсистемы технического, информационного, математического, программного и организационного обеспечения.

Ежегодно  в сфере управления обращаются миллиарды  организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними требуется многочисленный аппарат  административно-управленческих и  инженерно-технических работников.

Облегчить труд аппарата управления, а также  специалистов и служащих, повысить их производительность и культуру, и призваны автоматизированные системы  управления. Необходимость их широкого использования возникает также  в связи с переходом к рыночной отношениям, ростом производства и  изменением номенклатуры товаров, а  также увеличением объемов информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения  высокопроизводительных систем автоматизации  управленческого труда. Так, внедрение  даже простейших средств техники  управления сокращает затрачиваемое  на обработку документов время приблизительно на 20%, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в три раза.

Кроме того, широкое использование различных  автоматизированных систем позволяет  осуществить переход на качественно  новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.

Однако  следует иметь в виду, что применение автоматизированных средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа  технико-экономических показателей  управляемой системы. Это связано  с тем, что средства автоматизации  не являются сами по себе универсальным  средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала. Вместе с тем они могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке информации и тем самым увеличить ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивным и результативным.

 

3.2 Состав задач, решаемых АСОИ

 

В организации  автоматизации в первую очередь  подлежат бухгалтерский и первичный  учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое  обслуживание.

Внедрение информационных технологий призвано для  достижения следующих целей:

• сокращение операционных расходов;
• способность сохранить конкурентоспособность или вырваться вперед;
• возможность повысить доходность текущих операций;
• возможность увеличить свою долю рынка;
• улучшение внутреннего контроля;

- соответствие предварительно установленным финансовым показателям;

- возможность  вести новые направления бизнеса.

Проектирование, внедрение и эксплуатация АСУП на предприятии ведутся с помощью программного комплекса "СКАТ".

Программный комплекс "СКАТ" - тиражный продукт, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного учета, анализа  и планирования торговых операций.

Система предназначена для автоматизации  учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей, и позволяет  вести оперативный учет и управление не только торговыми, складскими, но финансовыми операциями.

ПК "СКАТ" позволяет автоматизировать следующие  направления торговой деятельности:

• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• планирование продаж и закупок (определение сезонности, сроков и вариантов оплаты, с учетом аналитики, автоматический расчет необходимых закупок);
• управление заказами покупателей и складскими запасами;
• управление поставками;
• формирование произвольных показателей (прибыли-убытки, Программный комплекс "СКАТ" финансовые показатели);
• анализ товарооборота предприятия;
• анализ цен и управление ценовой политикой.

В основе ПК "СКАТ" лежит самая популярная конфигурация "Торговля и склад" на базе платформы «1С: Предприятие 7.7.», а значит пользователи типовой конфигурации не почувствуют сложностей перехода. Поддерживается оформление всех первичных документе торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств.

Управление  отношениями с клиентами (CRM)

Управление  отношениями с клиентами, известное  также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Модуль  управления отношениями с клиентами  является средством автоматизации  концепций CRM. Функциональные возможности  модуля позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Функциональные  возможности модуля:

- хранение полной контактной информации по контрагентам и их сотрудникам истории взаимодействия с ними;

- автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах контрагентами и других событиях (в частности, о днях рождениях контактны лиц);

-анализ незавершенных и планирование предстоящих сделок с покупателями потенциальными клиентами;

-оперативный контроль состояния запланированных контактов и сделок;

-анализ  и оценка эффективности рекламных  и маркетинговых акций;

-оперативный  контроль взаиморасчетов без  необходимости формирования отдельного  отчета;

-регистрация  входящей и исходящей корреспонденции,  связанной с клиентом, и автоматическое  оповещение пользователей;

- оперативный контроль всех финансовых документов, без необходимости формирования отдельного отчета;

- организация электронных рассылок по группам контрагентов, без использования специальных почтовых программ;

- возможность отбора контрагентов по любому набору реквизитов (отбор производится непосредственно в форме списка).

Управление  продажами

Система поддерживает различные виды торговли, в том числе: оптовую, розничную, комиссионную торговлю, прием товаров  на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

При регистрации  заказа необходимые товары будут  автоматически зарезервированы  на складах предприятия, а при  отсутствии нужного количества товаров  может быть сформирован заказ  поставщику.

Эффективность торговли зависит от политики ценообразования, для управления которой предназначена  отдельная подсистема.

Функциональные  возможности подсистемы ценообразования:

- построение различных схем формирования цен и скидок: в зависимости от суммы по документу, от величины суммы накопления, скидки по событию;

- автоматическая подстановка величины скидки в документы реализации;

-изменение текущих цен документом "Приказ по ценам" (контроль за соблюдением установленной ценовой политики);

- сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов.

Планирование  продаж и покупок

Планирование  является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Планирование позволяет представить в конкретных финансовых терминах ликвидности, рентабельности и стоимости состояние предприятия, к которому оно придет, если удастся  осуществить все решения, запланированные  по достижению поставленных целей.

Планирование  продаж и покупок — это отправная  точка системы планирования предприятия  в целом. На основании планов продаж и закупок товаров строятся планы  для всех остальных направлении  деятельности.

Руководители  и менеджеры составляют планы  продаж по направлениям, за которые  они отвечают, а система обеспечивает объединение отдельных планов в  сводный план продаж и закупок  предприятия.

Реализованные в системе возможности планирования и анализа обеспечивают поддержку  принятия решений, определяющих развитие бизнеса, и позволяют перейти  от "стихийного" управления к регулярному  менеджменту продаж.

Функциональные  возможности модуля:

• планирование объемов продаж и покупок в разрезе 5-и уровневой аналитики, определенной пользователем;
• планирование объемов продаж и закупок в любом необходимом масштабе времени: день, неделя, месяц, квартал, год;

- гибкое формирование цены: в соответствии с типом цены, определенной для данного товара, скачкообразно, по сложной схеме

• указание сезонности для объема продаж и ценообразования;
• указание уровня инфляции для ценообразования;
• определение нестандартного налогообложения (изменение ставки налогов с определенной даты);
• определение вариантов оплаты: по факту, аванс, кредит, сложная схема, задержка платежей;
• определение условий поставки: величина потерь, время на сбыт, тип поставки;
• автоматический расчет закупаемого товара в зависимости от объемов продаж;
• представление данных планирования в графическом виде;
• наличие инструмента визуального заполнения данных.

Результатом процесса планирования может являться получение основных бюджетов предприятия: прогнозный отчет о движении денежных средств, прогнозный отчет о прибылях и убытках. Для реализации данной функции в ПК "СКАТ" разработана специальная подсистема формирования аналитических показателей.

Аналитические показатели и отчеты

Подсистема  аналитических показателей - это  гибкий инструмент финансового менеджера, который позволяет собирать и  сопоставлять плановые и фактические  данные системы в удобном (произвольном) формате представления.

Визуальное  представление системы аналитических  показателей представляет собой  группированные данные, собранные в  одном отчете, который может иметь как внутриформовые связи с другими показателями, так и межформовые, т.е. получать данные показателей из другой группы.

Из нескольких десятков показателей финансового  менеджмента, для эффективного принятия решений обычно ограничиваются несколькими, по которым очень интересно отслеживать  динамику изменений.

Функциональные  возможности подсистемы:

• формирование пользователем расчетных, редактируемых и связанных показателей с возможностью группировки;
• изменение масштаба представления данных от дня до года;
• с помощью внутреннего механизма формул получать данные из любого регистра в системе, по любому реквизиту и условию (фильтру);
• получение агрегированных бюджетов-показателей (в стандартной поставке настроены основные бюджеты предприятия: прибыли-убытки);
• получение детализированных данных любого итогового показателя с возможностью настройки правил группировки данных;
• построение консолидированных бюджетов-показателей в целом по предприятию (территориальная удаленность подразделений);
• сохранение данных группы показателей в файл Excel;
• графическое отображение любого набора показателей.

Программный комплекс "СКАТ" рассчитан не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам и менеджерам всех уровней.

Для решения  задачи по автоматизации принципа расчета  заработной платы в данной работе использовалась система «1С: Расчет», которая, по сути, является компонентом системы «1С: Предприятие 7.7» и подсистемы бухгалтерского учета.

В подсистеме бухгалтерского учета решаются такие  задачи, как: