Состав и виды кадровых документов. Лекции

    Расписка – документ, подтверждающий  получение каких-либо материальных ценностей. Необходимые реквизиты: название, дата, текст с указанием должности, фамилии, имени, отчества лиц, выдавших или получивших что-либо, перечень полученного количества и стоимость цифрами и прописью, подпись давшего расписку.

    Личная  доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или материальных ценностей вместо доверителя.

    Личная  доверенность содержит следующие реквизиты: название документа, дату написания, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, текст доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего  доверенность, печать.

    Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты: название вида документа, текст (сведения о себе), подпись, дата.

    1.5.ДОКУМЕНТЫ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ

    Должностная инструкция.

    Должностная инструкция помогает дать представление работнику о его трудовых обязанностях, помимо этого она также играет роль в решении трудовых споров и влияет на устранение различного рода разногласий по поводу возложенных должностных обязанностей на работника. Должностная инструкция относится к категории локальных документов.

    Должностная инструкция является обязательным документом только в государственных учреждениях, но не в коммерческой структуре. Она может помочь при судебных разбирательствах, проведении процедуры аттестации персонала, увольнении сотрудника во время прохождения испытательного срока, сокращении штата персонала. Все, что было выше перечислено, относится к положительной стороне применения должностной инструкции на предприятии. Единственным ее недостатком является сложность разработки.

    Рассмотрим  процедуры создания должностной инструкции. Для начала необходимо обратиться к документу, носящему название «Положение о должностной инструкции». В данном документе четко прописаны все правила создания должностной инструкции, которые мы обязаны соблюдать при ее разработке. Приведем пример положения о должностных инструкциях.

1. Общие положения.
2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции.
3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.
4. Заключительные положения.

    1. Общие положения

    1.1. Должностная инструкция является  основным организационно-правовым  документом, определяющим задачи, основные  права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

    1.2. Должностные инструкции разрабатываются  для реализации следующих целей:

• рациональное разделение труда;
• повышение эффективности управленческого труда;
• создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
• регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
• обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
• организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
• укрепление трудовой дисциплины в организации;
• составление трудовых договоров;
• разрешение трудовых споров.

    1.3. Должностная инструкция разрабатывается  исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов.

    1.4. Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные  характеристики (требования) по должностям  служащих и по профессиям рабочих,  которые утверждены Министерством  труда РФ.

    1.5. Должностная инструкция составляется  по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

    2. Требования, предъявляемые к содержанию  должностной инструкции

    2.1. В должностной инструкции указывают  наименование организации, конкретной  должности, реквизиты согласования  и утверждения.

    2.2. Должностная инструкция состоит  из разделов.

    I. Общие положения.

    II. Должностные обязанности.

    III. Права.

    IV. Ответственность.

    2.3. В разделе I «Общие положения»  указывают:

    1) наименование должности;

    2) требования, предъявляемые к образованию  и стажу работы должностного  лица, замещающего данную должность  (квалификационные требования);

    3) непосредственную подчиненность  (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

    4) порядок назначения и освобождения  от должности;

    5) наличие и состав подчиненных;

    6) порядок замещения (кто замещает  данное должностное лицо во  время его отсутствия; кого замещает  данное должностное лицо);

    7) возможность совмещения должностей  и функций;

    8) нормативную базу его деятельности (основополагающие нормативные и  организационно-правовые документы,  на основании которых должностное  лицо осуществляет служебную  (трудовую) деятельность и реализует  свои полномочия).

    В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

    2.4. Раздел II «Права» содержит перечень  прав, которыми в пределах своей  компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

    В разделе отражаются взаимоотношения  должностного лица с другими структурными подразделениями организации и  должностными лицами исходя из возложенных  на него должностных обязанностей и  полномочий.

    Кроме того, в разделе конкретизируют права  должностного лица с учетом специфики  выполняемых должностных обязанностей.

    2.5. Раздел III «Должностные обязанности»  содержит перечень основных функций  должностного лица.

    Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.

    2.6. В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.

    В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.

    2.7. Неотъемлемой частью должностной  инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации  и служит доказательством того, что работник ознакомился с  должностной инструкцией.

    3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

    3.1. Должностная инструкция разрабатывается  специалистом службы управления  персоналом, либо руководителем  структурного подразделения, либо  лицом, уполномоченным на то  руководителем структурного подразделения. Подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком.

    3.2. Должностная инструкция должна  быть составлена согласно Типовой  формы должностной инструкции  с обязательным соблюдением реквизитов, указанных в ней.

    3.3. Должностная инструкция должна  быть согласована с правовым  отделом (юрисконсультом) организации.

    При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

    3.4 Должностную инструкцию утверждает  руководитель организации.

    3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.

    3.6. Требования должностной инструкции  являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

    3.7. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с учетом вносимых изменений и дополнений.

    4. Заключительные положения

    4.1. Согласованную и утвержденную  должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Срок хранения должностной инструкции после замены новой — 3 года.

    4.2. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.

    Сотрудник расписывается на обеих ксерокопиях. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.

    Настоящее Положение вступает в силу с момента  утверждения его руководителем  ООО «_______________».

    Итак, следующим шагом будет знакомство с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. После этого определяем должности, на которые нужно разработать данный вид документа, и обращаемся за консультацией к непосредственному руководителю работника, который должен либо самостоятельно разработать должностную инструкцию, либо откорректировать Вашу разработку. После завершения совместного написания, должностные инструкции отдаются на постановку визы юристу, а после его непосредственного рассмотрения и утверждения — на подпись к генеральному директору компании. После утверждения генеральным директором должностная инструкция отдается под подпись сотруднику для ознакомления с ней. Заметим, при составлении должностной инструкции мы уделяем внимание, прежде всего, должности, а не тому человеку, который на ней работает.

    Документы по организации работы с персоналом.

    Штатное расписание предназначено для консолидации информации о суммарном количестве работников организации и заработной плате. По штатному расписанию определяют количество открытых вакансий.

    Рассмотрим более подробно составление штатного расписания. Пример штатного расписания в приложении № 3.6. Унифицированной формой штатного расписания принято считать форму Т-3.