Сучасні інформаційні технології в туризмі: перспективи використання

     Необхідність  автоматизації процесів управління в турфірмі уже стала аксіомою, але проблемними як-завжди залишаються методика та обовязки переходу на нові технології.

     Будь - яка автоматизація турфірми предбачає  внедріння в її діяльність автоматизованих робочих місць, завдяки яким буде реалізований комплекс забезпечуючих та функціональних інформаційних технологій, здатних виконувати ті чи інші задачі управління. Метою автоматизації тур фірми є інформаційна підтримка формування і прийняття рішень менеджментом.

     В більшості випадків автоматизація тур фірми стосується лише підготовки інформації для вивчення ситуації, на основі аналізу яких співробітник може прийняти рішення. Таким чином, інформаційні технології передбачені для автоматизації роботи туроператорів та турагенств по формуванню та реалізації тур продукту замовників.

     В наш час на українському тур.ринку можна виділити наступні етапи автоматизації типової тур фірми.

1. Застосування стандартного програмного забезпечення, наприклад, використання програмWord, Excel, PowerPoint, Outlook, готових баз данних Ассess, програм-перекладачів, бухгалтерських, фінансових, систем управління документами, знаннями.
2. Застосування спеціальних типових інформаційних технологій в туризмі: «МАЙСТЕР-ТУР», «САМО-Тур» та ін.
3. Використання глобальних і компютерних систем бронювання «АМADEUS», «GALILEO», «SABRE» та ін.

     4. З’єднання типових інформаційних технологій управління з системами бронювання.

           5. Участь в електронній торгівлі чи електронному бізнесі.

     Різноманітні  інформаційні технології управління, використані в туризмі (програмні  комплекси, зєднанні з глобальними комп'ютерними системами бронювання і локальними програмами  типу бухгалтерських чи програм розсилки факсів) дозволяють всі бізнес- процеси в туризмі перетворити в електронні, для реалізації без паперових технологій, технологій обміну інформацією по електронній пошті та можливостей Інтернету.

     Вибір тур фірмами програмних продуктів  та специфіка їх використання залежать від ряду факторів, особливо:

     * від направлення діяльності тур  фірми, кількості вирішуваних  задач, вихідних технологій, прийнятої на тур.фірмі, сумарного об'єму продаж, фінансового стану ттурфірми;

     * від обізнаності керівництва  тур фірми про програмне забезпечення, які існують на ринку інформаційних  технологій в туризмі; 

      * від режиму роботи комп'ютерів( автономної та мережної). 

      3.3. Програмні комплекси для туристичних фірм. Основні можливості програмних комплексів Само-тур, САМО-ТурАгент, “МАЙСТЕР-Тур”

      3.3.1.Програмний комплекс «МАЙСТЕР-ТУР».

       У програмному комплексі «МАЙСТЕР-ТУР» тури формуються із окремих послуг, замовлених клієнтом. Складений в такий спосіб тур може бути частиною іншого, складнішого туру, що дозволяє підібрати замовнику оптимальний варіант, виходячи зі стандартних параметрів програми. Комплекс складається з кількох блоків: «Конструктор турів» (основний блок), «Реалізація турпродукту», «Фундаментальна обізнаність із партнера ми», «Блок адміністратора», «Статистичний», «Довідковий», «Фінансовий». Усі необхідні бланки створюють у форматах МS Word чи МS Ехсеl. Крім формування турів «МАЙСТЕР-ТУР» дозволяє, зокрема: розраховувати комісійні і плановану прибуток; оформляти документи туристів — одну чи кілька тур путівок; роздруковувати прайс-листи, турпутівки, списки туристів, ваучери, анкети до посольств, фінансові звіти; контролювати проведення туру, оцінювати загалом фінансове становище турфірми. Завдяки можливості квотування вдасться уникнути перепродажу. За необхідності вартість послуг розраховується у різних валютах. Передбачено функція моніторингу оплати туру. Функціонально програма забезпечує декілька робочих місць: формування турпродукту; продаж путівок; роботу через Інтернет; робочі місця касира, фінансового директора і адміністратора бази; статистика бази даних; роботи з базою даних постійних клієнтів. Програмою передбачено можливості розсилок факсом та електронної пошті, причому у конкретні дати й у час. У останню версію програми «МАЙСТЕР-ТУР» додано нові можливості: автоматичний розрахунок ціни готелю, експорт цін з програми Ехсе1, і навіть поліпшено механізми створення і ануляції путівок, значно розширено функції адміністрування та настанови прав користувачам програми. Перевагою «МАЙСТЕР-ТУРА» те, що він приходить у поєднанні з ліцензійним SQL-сервером SQLBase фірми «Сеntura». До складу може входити модуль, дозволяє програмі працювати з серверами: Мicrosoft SQLServer, Оracle та інших. Для фірм туроператорів, які працюють у прийому туристів, передбачено поєднання «МАЙСТЕР-ТУРА» з ПК «МАЙСТЕР-InterLook». Комплекс «МАЙСТЕР- InterLook» призначений для автоматизації роботи приймаючої сторони, тобто туроператора, який володіє туристськими продуктами і має розгалужену мережу агентів, яким він продає ці турпродукти. Нині реалізовано англомовну версію «МАЙСТЕР- InterLook». Інтернет-магазин «МАЙСТЕР-Web» можуть використовувати оператори, що володіють програмою «МАЙСТЕР-ТУР», щоб виставляти в Інтернеті тури, спеціальні пропозиції, ціни, і проводити пряме бронювання в реальному часі з стандартного браузера. Комплекс «МАЙСТЕР-АГЕНТ» призначений для автоматизації діяльності туристстичного агентства. Програма дозволяє: проводити автоматизований імпорт цін відповідно до дати заїзду, країни, готелю ; оформляти заявки; друкувати документи; фіксувати плату за туристські послуги; виробляти взаєморозрахунки; здійснювати автоматизовану відправку заявок туроператорам. Комплекс «МАЙСТЕР-АВІА» призначений для автоматизації роботи турагентств з продажу авіаквитків. Версія включає у собі модулі розмежування доступу і генерації звітів. Передбачено поєднання програми «МАЙСТЕР-АВІА» з комплексом «МАЙСТЕР-ТУР» для турфірм з розгалуженою мережею агентів і точок продажів авіаквитків. В програмному комплексі «МАЙСТЕР-ТУР» тури формуються з окремих послуг, заказаних клієнтом. Створений таким чином тур може стати частиною другого, більш складного туру, що допомагає підібрати замовнику оптимальний варіант не виходячи із стандартних параметрів програми. 

     3.3.2.Програмний  комплекс «САМО-Тур»  та «САМО-ТурАгент».

       Програмний комплекс «САМО-Тур»  дозволяє туроператорам створювати  довідники з описом готелів,  транспорту, умов страхування, візової  підтримки, додаткових послуг, забезпечує гнучкі механізми ціноутворюючої комісійної винагороди. Програмою передбачено функції бронювання і підтвердження заявок електронною поштою, і навіть можливість обліку й контролю квотних послуг, номерів у готелях, місць у транспорті, продаж за заявками конкретних туристів. Модуль бронювання ресурсів туроператора через Інтернет дозволяє вибирати тури, розраховувати вартість і формувати замовлення в реальному часі. Комплекс створює документи туриста (форму № ТУР-1, ваучер, страховку, візову анкету, авіа квиток), і навіть видає більш 200 друкованих форм звітності (списки, документи, статистику). У системі передбачені поділ прав доступу та налаштування екранних форм. Програмний комплекс «САМО-Тур» сумісний із бухгалтерськими програмами «Парус» і «1С», куди здійснюється експорт платежів. Завдяки використаню баз даних, і принципу постановки програм можна працювати у віддаленій мережі.

       Програмний комплекс «САМО-ТурАгент» для турагентств дає ефективну можливість визначати склад туру й вартість турпакетів у різних країнах;  туроператорам вести пошук і аналіз пропозицій туроператорів, облік продажів. Комплекс дозволяє створювати архіви клієнтів (анкетні дані, статистику поїздок), проводити автоматизований обмін заявками - підтвержденнями, формувати документи і звітність в форматі МS Word і МS Ехсе1, і навіть редагувати шаблони документів. У системі передбачено поділ прав доступу. До складу програмного комплексу включені функції обліку платежів, контролю оплати заявок та рівної оплати послуг постачальникам; видаються первинні бухгалтерські документи. Для аналізу фінансового стану передбачені різні звіти. З допомогою програмного комплексу «САМО-incoming» можливе спілкування між партнерами через Інтернет, автоматизується процес прийому туристів: складання бази цінам готелів; формування цін - брутто і заявок; створення рахунку ваучерів, контроль над ними; організація трансферів, облік гідів і водіїв; продаж екскурсій, і т.д.

3.4.Інформаційні технології в системах керування готельним комплексом

             Організувати роботу готельного комплексу з максимальною ефективністю й відповідно до сучасних світових вимог можна тільки з використанням сучасних комп'ютерних технологій. Питання комплексної автоматизації процесів бронювання, реєстрації й розміщення гостей, розрахунків з ними, агентами, туроператорами є досить актуальним для готелів. Автоматизацією керування готельними комплексами займалися ще кілька десятиліть тому в епоху створення перших автоматизованих систем керування підприємствами. Тоді переважно здійснювалася розробка індивідуальних інформаційних систем на замовлення для конкретного готелю. Такого роду підхід практикується й зараз, але він не є перспективним, тому що створювати замовлені системи стало економічно невигідно. Крім цього, до теперішнього часу розроблено досить багато різних систем керування готельними комплексами як закордонних, так і вітчизняних, серед яких можна вибрати найбільш привабабливу для роботи. При необхідності завжди можна зробити додаткові доробки з урахуванням особливостей функціонування конкретного готелю.

         Серед закордонних інформаційних  готельних систем найбільш відомою  є система Fidelio, а також Lodging Touch. До теперішнього часу з'явився  й успішно функціонує ряд розробок  російських фірм, що забезпечують автоматизацію керування готельним комплексом. До них відносяться програмні продукти «Едельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фірма «Рік-Софт»), система Hotel-2000 (фірма «Интур-Софт»), програмний комплекс «Російський готель» (Фірма «Сервіс плюс» разом з фірмою «Ист Консепт»), системи « Готель-Симпл», «Меридіан-1» (фірма Nortel), система Kei-Hotel (фірма Kei-Company)

     3.4.1. Система автоматизації готелів Hotel-2000

           Система автоматизації готелів Hotel-2000 була створена ще в 1996 - 1997 р. компанією « Интур-Софт» при участі Уряду Москви в рамках Програми розвитку готельно-туристичного комплексу столиці, пройшла випробування й прийнята в експлуатацію Міжвідомчою комісією, яка була утворена відповідно до розпорядження ГАО «Москва». Система призначена для готелів з будь-яким числом номерів. Система має модульну структуру й складається з підсистем автоматизації готельних функцій ( Hotel-2000) і автоматизації ресторанів і барів ( Restaurant-2000).

     Система Hotel-2000 передбачає виконання наступних  функцій:

1. керування номерним фондом, оптимізацію завантаження готелю й своєчасне надання актуальної інформації про стан номерів;
2. керування роботою покоївок і контроль за своєчасним прибиранням номерів;
3. індивідуальне й групове бронювання в реальному режимі часу з перевіркою наявності вільних номерів і можливістю оптимізації завантаження готелю;
4. бронювання блоків номерів з гарантованою й негарантованою формами оплати;
5. перегляд і зміна інформації про бронювання й моментальне відновлення скасованих бронею й незаїздів;
6. автоматизацію процедур реєстрації й оформлення індивідуальних гостей і груп як по попередній броні, так і без неї  з моментальним пошуком необхідного для гостя номера;
7. виписку рахунків з автоматичним нарахуванням вартості проживання й замовлених додаткових послуг;
8. одержання в будь-який момент на вимогу клієнта всієї необхідної інформації про проживання з видачею проміжних рахунків;
9. ведення архіву гостей;
10. швидке й просте щодобове закриття дня, що дозволяє здійснити всі нарахування за минулу добу й перевірити роботу касирів без зупинки роботи готелю;
11. керування ціновою політикою готелю з урахуванням сезонних коливань, умов взаємин з партнерами й т.д.;
12. керування фінансами готелю;
13. ведення бухгалтерського обліку, забезпечення зв'язку з вітчизняними й західними бухгалтерськими системами для формування звітності відповідно до російського плану рахунків і планом рахунків у стандарті GAAP.

         Система Hotel-2000 дозволяє одержати більше 100 різних статистичних і фінансових звітів і проаналізувати інформацію про готель. Забезпечує облік касових операцій із застосуванням зареєстрованих обліково-касових машин.

           Всі системи мають зручний інтерфейс; передбачають ведення архівних копій; настроювання на будь-яке число користувачів; забезпечують розмежування прав доступу різних користувачів, захист від несанкціонованого доступу, настроювання на будь-які типи принтерів. 

     3. 4.2. Система Lodging Touch

        Розроблювачем автоматизованої  системи Lodging Touch (Лоджинг Тач)  є американська компанія (США) Hotel Information System (HIS).

             Система керування готелем Lodging Touch підвищує якість обслуговування гостей, автоматизує адміністративну, маркетингову, фінансово-економічну й господарську діяльність готелів і готельних комплексів, а також пансіонатів, будинків відпочинку, санаторіїв і мотелів.

            Система керування готелем Lodging Touch ефективно й комплексно вирішує завдання автоматизації готелю, охоплюючи служби портьє, бронювання, продажів і маркетингу, забезпечуючи проведення заходів, обслуговування груп, роботу з турагентствами й організаціями. Система Lodging Touch має дружній графічний користувальницький інтерфейс (GUI), де кожної функції відповідає своя іконка, зручна й проста у використанні, настроюється відповідно до прийнятої технології роботи готелю. Використовувані екранні форми універсальні, що полегшує роботу із системою.

             Основні функціональні можливості системи Lodging Touch:

     1. Модуль гостьової історії зберігає  інформацію про гостей і компанії. Всі основні дані про гостей, число броней, ночей проживання, незаїздів і скасувань, а також  про отриманий готелем прибуток від кожного гостя або компанії відображаються на одному екрані й легко доступні. Одержання детальної додаткової інформації забезпечується натисканням певної клавіші. У системі є запатентований функціональний блок табличного відображення списків гостей і клієнтів-компаній, що полегшує пошук необхідної інформації, а майстер запитів дозволяє задавати необмежене число критеріїв і умов сортування для пошуку потрібної інформації.

     2. Функція планування проживання  дозволяє автоматично відображати на екрані дисплея всі зміни тарифу, типу номера, а також інші умови проживання гостей.

     3. Підтримка множинності рахунків  гостей (до шести) дозволяє здійснювати  як автоматичне, так і ручне  перенаправлення нарахувань і  платежів на рахунки гостей, групи, організації або на рахунки інших гостей.