Совершенствование системы закупочной логистики на примере деятельности индивидуального предпринимателя

    глава 1

    теоретические аспекты закупочной логистики 

    1.1. Задачи закупочной логистики

    Заготовительная логистика — это управление материальными потоками с целью эффективного обеспечения предприятия материальными ресурсами.

    Любое предприятие, производственное или торговое в своей деятельности  решает вопросы по осуществлению закупок, доставке и временном хранении предметов труда. Для производственных предприятий это сырье, материалы, полуфабрикаты, — все то, что необходимо для выполнения заказа на данном предприятии. В торговом производстве используются уже готовая продукция к потреблению — товары народного потребления.

    Задачи, решаемые предпринимателем в области снабжения должны строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития фирмы и уже потом - стратегия снабжения.

    Для успешного обеспечения фирмы необходимой продукцией предприниматель должен иметь готовые ответы на следующие вопросы:

• что закупать;
• сколько закупать;
• у кого закупать;
• на каких условиях закупать;
• как системно увязать закупки и сбыт;
• как системно увязать деятельность фирмы с поставщиками.

    Обозначенный  круг вопросов заготовительной логистики  определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ. Последовательность решаемых задач будет выглядеть следующим образом: выполняется расчет потребности в материальных ресурсах, при этом устанавливаются потребности к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы — графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры или формируются номенклатурные группы.

    Исследование  рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.

    Выбор поставщиков включает сбор информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

    Поступающая информация о поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до несколько десятков. Все зависит от фирмы, которая сама определяет эти критерии. Как правило используются критерии по цене, качеству, условиям поставки и их надежности. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получения наиболее выгодных условий поставок, могут использоваться дополнительные критерии:

• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;
• наличие резервных мощностей;
• сроки выполнения экстренных заказов;
• организация управлением качеством;
• удаленность поставщика от потребителя.

    В результате анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводиться работа по заключению договорных отношений.

    Реализация  данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключение контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики.

    Договор включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

    Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

    Существенной  частью заготовительной деятельности является экономические расчеты, так  как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:

• на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
• на транспортировку, экспедирование и страхование;
• на грузопереработку;
• по контролю за соблюдением условий договора поставки;
• на приемку и проверку материальных ресурсов;
• на поиск информации о потенциальных поставщиках.

    1.2. Изучение товарного  рынка

    Каждый  предприниматель стремиться получить максимальную прибыль за счет расширения своего бизнеса, увеличения рынка сбыта и наращивания объемов продаж. Основу успеха бизнеса будет составлять продажа продукции, отвечающей запросам потребителей. Основным критерием повышенного спроса на продукцию является качество продукции. В самом начале создания структуры заготовительной логистики и в дальнейшем должен регулярно проводится анализ вариантов поставок.

    Главной целью управления процессом закупок является адекватное и полное удовлетворение потребностей фирмы.

    Организация процесса закупок имеет свои этапы:

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка товаров и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.
2. Выбор формы и источников снабжения.
3. Размещение заказов и их реализация.
4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные товары.
5. Поддержание отношений с поставщиками.

    Торговая  фирма при изучении товарного рынка использует подход, который определяет фирму  как поставщика готовой продукции.

    Статус  поставщика обязывает фирму в первую очередь учитывать интересы покупателей.

    1.3. Осуществление закупок

    Выбранный товар для фирмы может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприниматель может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для предпринимателей занимающихся реализацией широкой номенклатуры товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

    Другим  преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

    Из-за того, что посредники закупают крупную  партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

    Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:

• для мелкооптовых покупателей — 100 руб. за ед.
• для крупнооптовых покупателей — 80 руб. за ед.

    Посредник, закупив крупную партию по 80 руб., разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 15 процентной наценкой, т.е. по 92 руб. за ед. Поскольку посредник специализируется на разукрупнении партии, то при установки небольшой наценки на реализуемый товар посредник покрывает свои издержки и имеет прибыль.

    Установленная изготовителем маржа между ценой для мелкооптовых и крупнооптовых покупателей в размере 25% направлена в первую очередь на стимулирование продажи товара крупными партиями. Размер маржи зависит от того на кого ориентируется изготовитель. Если изготовитель заинтересован в реализации товара мелкооптовым покупателям, то маржа будет минимальна. В нашем примере она не превышает 15 %.

    Немаловажным  фактором, влияющим на принятие решения об осуществлении закупок, является удаленность склада продавца от склада покупателя. При наличии выше перечисленных факторов в пользу посредника может оказаться, что посредник может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем изготовитель товара. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

    Прогрессивной логистической системой, используемой при осуществлении доставки продукции, является система «Точно в срок». Применение данной системы позволяет существенно повысить эффективность закупок и снизить затраты. Принцип работы системы основывается на том, что заказывается столько продукции сколько можно реализовать, не используя склада. Большое значение имеет временной фактор. Успешное использование системы напрямую зависит от взаимодействия продавца и покупателя, т.е. повышается ответственность двух сторон.

    Определение сроков и размеров закупок сводится к расчетам по какой-либо одной формуле и считается формальной механической работой.

    Нерационально уделять партиям, играющим незначительную роль, то же внимание, что и продукции первостепенной важности (принцип Парето).

    В зависимости от затрат, продукция делится на 3 класса А, В, С.

    А - немногочисленная но важная продукция, которая требует больших вложений.

    В - относительно второстепенная продукция, требующая меньшего внимания, чем А.

    С - составляет значительную часть в  номенклатуре, недорогие, на них приходятся наименьшая часть вложений в запасы.

    Этапы АВС метода:

• установить стоимость каждой продукции;
• установить спрос на каждую продукцию;
• расположить продукцию по убыванию цены;
• суммировать данные о количестве и издержках на продукцию;
• разбить продукцию на группы в зависимости от удельного веса в общих издержках.

    Преимущества: позволяет провести классификацию  товаров и формально использовать ее долгое время.

    Недостатки: возможная переклассификация из-за изменения спроса и цены, необходим контроль.

     

    1.4. Поиск поставщиков

    На  любом торговом предприятии выполняются служебные обязанности. связанные с закупкой готовой продукции. В зависимости от объема работ выполнение функции снабжения предприятия возлагается на отдел (службу) снабжения, состоящий из одного или нескольких человек. Эффективная работа службы напрямую зависит от результатов деятельности связанной с отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлению потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не разовый, а постоянный характер, так как торговый процесс имеет тенденцию к расширению и на рынке появляются новые компании, а также продукция. Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

    1 этап — поиск  потенциальных поставщиков.  
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий: