Особенности подготовительного этапа подготовки пресс-конференции

Содержание

Введение………………………………………………………………….3

Глава 1.

1. Технология организации и проведения пресс-конференций…….5
2. Подготовка проведения пресс-конференции……………………...6
3. Выбор места и времени проведения пресс-конференции………..10
4. Правила проведения пресс-конференции…………………………12
5. Некоторые особенности общения с представителями СМИ…….17

Заключение………………………………………………………………20

Список используемой литературы……………………………………..23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Для начала мне хотелось бы дать определение  пресс-конференциям, раскрыть их смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах подготовки пресс-конференции  и важных моментах ее проведения.

Встреча журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех  случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций  состоит в адресном распространении  информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы  созвать пресс-конференцию необходим  повод, важная тема, по которой у  журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию  только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать  и через пресс-релиз. Подобного  рода общения ускоряют поступление  информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение  версий, получение дополнительного  пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей  и выступлений). Ну а приглашение  признанных авторитетов в своей  области, лично заинтересованных в  сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Технология организации и проведения пресс-конференций.

 

Подготовка  пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов.

Каждое деловое  мероприятие имеет свой план и  структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий делового мероприятия  содержит перечисление всех нюансов  программы мероприятия с указанием  исполнителей и времени, отводимого на каждую из его частей. Успешное мероприятие  требует серьезной подготовки, в  процессе организации события важно  четко определить ее цели, задачи, согласовать  ее со всеми заинтересованными сторонами  и довести до сведения всех участников. ²

Есть ряд  обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешного  проведения пресс-конференции. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции  выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых  имеет характерные особенности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Подготовка проведения пресс-конференции.

 

 Подготовка  предполагает определение круга  участников и их ролей, состава  приглашенных, разработку детальной  программы и сценария.

Первый этап - это планирование и оповещение.

 Примерно  за неделю до ожидаемой пресс-конференции  необходимо оповестить те СМИ,  чьё присутствие необходимо на  пресс-конференции, в зависимости  от её темы. Как правило, это  делается путём рассылки пресс-релизов,  по электронной почте или по  факсу. 

Изначально  стоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведь можно ограничиться рассылкой  пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя по качеству пресс-конференция  обеспечивает значительно больший  выход материалов в СМИ, чем самый  хороший пресс-релиз. В любом случае, пресс-релиз необходим на этапе  подготовки пресс-конференции в  качестве разогревающей информации и после завершения акции как  дополнительный материал. Кроме того, в пресс-релизе также содержатся все необходимые координаты организаторов, чтобы журналист мог при необходимости  задать уточняющие вопросы.³

 После  рассылки пресс-релизов необходимо  убедиться в получении, позвонив  по телефону. Накануне перепроверяется  количество принявших приглашение,  тех, кто посетит пресс-конференцию.  За сутки до пресс-конференции  целесообразно обзвонить ключевые  СМИ с целью выяснить, получено  ли приглашение? планируется ли  явка? не нужна ли какая-то дополнительная  информация? В рассылаемом приглашении  следует указать:

1. место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;
2. общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;
3. фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

 В приглашении  не рекомендуется подробно перечислять  и комментировать основные вопросы  пресс-конференции, чтобы не ослабить  интерес представителей СМИ к  предстоящему событию.

 Приглашения  рассылаются по редакциям, естественно,  заранее. Если в нем будет  обозначена просьба сразу подтвердить  участие, то организаторы будут  заранее знать, сколько журналистов  будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить  фуршет или коктейль. (Кстати, если  коктейль намечается, в приглашении  принято упоминать об этом).

 Аккредитация (время и место) объявляется  также в приглашении.

 Информационный  пакет документов (пресс-кит) готовится  заранее - на подготовительном  этапе определяется перечень  документов, подбор их в папки.

 Сценарий  пресс-конференции содержит перечисление  всех событий будущей пресс-конференции  с указанием исполнителей и  времени (в минутах!), отводимого  на каждую из этих частей  единого мероприятия:

- открытие, представление хозяев (устроителей)  пресс-конференции;

- вступительное  слово ведущего;

- выступления  (информационные сообщения);

- вопросы  и ответы;

- закрытие;

- неофициальная  часть, включающая просмотр слайдов,  видеороликов и т.п.

 Допустимо  приглашать на пресс-конференцию  любое количество людей, не  являющихся журналистами, но имеющих  отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус  пресс-конференции и увеличивает  выход материалов в СМИ. Важно  присутствие «узнаваемых персонажей».  Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их. Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных) людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых (так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Приглашать следует представителей различных общественных слоев.

Время, непосредственно  предшествующее мероприятию так  же необходимо использовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции. Нужно изготовить и разместить указатели: объявления на входе в здание, где  будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация»  на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель  «раздевалка», особенно если она расположена  не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся.

Нагрудные указатели (бэджи) должны иметь все организаторы со своими именами для более эффективной  коммуникации с ними, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники  пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, должны быть написаны полностью, крупно и повторены на обратной стороне  таблички. На стене за столом участников должен располагаться логотип организатора пресс-конференции, он закрепляет авторские  права организаторов на данную пресс-конференцию. Каждому участнику пресс-конференции  был предоставлен персональный набор, включающий микрофон, бутылку минеральной  воды, стакан, бумагу и ручку для  записей.⁴

Ньюсмейкеров  необходимо встречать сразу же после  входа в здание и проводить  в помещение, где они могли  бы перед пресс-конференцией выпить чашку чая или кофе и обговорить с организаторами следующие вопросы: продолжительность вступительной  речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно не допустить общения перед  пресс-конференцией ньюсмейкеров и  журналистов. Только для СМИ - ваших  основных информационных партнеров  возможны исключения.

 В это  же время окончательно распределяются  роли на пресс-конференции.

Их три: ньюсмейкер - носитель новости, имеющий опыт публичного выступления, ведущий (или модератор) и эксперт - специалист в данной области. Первая роль предполагает ответственность  за саму информацию, вторая - за процедуру  ведения пресс-конференции, третья - за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться  или разделяться, но первую и вторую роли необходимо всегда разделять.

В так называемом президиуме должно быть как можно  меньше людей, иначе пресс-конференция  будет напоминать торжественное  заседание.

 Пространство  пресс-конференции должно быть  организовано так, чтобы журналистам  было удобно работать. Надо обязательно  предусмотреть места для работы  телеоператоров. Если этого не  сделать, они поставят свои  камеры прямо перед президиумом  и закроют президиум от зала.

 Репетиция  всех участников будущей пресс-конференции  необходима, особенно для новичков, впервые выходящих на встречу  с журналистами. Но и для искушенных  в этом деле асов пресс-конференций  репетиция необходима, если намечается  ТВ-трансляция. При этом выбирается  режим освещения площадки, готовность  средств связи, интерьер (со столом  президиума), ракурсы съемок, микрофоны  в зале и пр. Вопросы и ответы  репетируются с участием статистов.

1.3 Выбор места и времени проведения пресс-конференции.

 

 День  и время проведения встречи  с журналистами должны учитывать  существующий график выпуска  в свет большинства газет. Наиболее  подходящее время для проведения  пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие  дни - вторник, среда и четверг,  т.к. есть большая вероятность  попасть в газеты следующего  дня. Если необходимо разместить  материал о пресс-конференции  в утренних газетах, нужно начинать  пресс-конференцию в 11.00 или 12.00.

 Если  идет ориентация на телевидение,  радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции  не имеют значения; если же  новость действительно горячая,  проводить пресс-конференцию можно  в любое время - СМИ все равно  соберутся, а при промедлении  новость «остынет».

 События  предопределяют место проведения  пресс-конференций, подразделяют  эти встречи журналистов с  главными действующими лицами  на некоторые разновидности.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном  порядке, на месте событий или  происшествий, вслед за подведением  итогов голосования, окончания переговоров  и т.д. «Летучие пресс-конференции  возникают по инициативе самих журналистов  при согласии их «визави». Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие  заявления, разъяснения властей  уточняют трактовку события, дополняют  ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). ⁵

 Подобные  помещения имеют стационарное  оборудование, способствующее оптимальному  режиму диалога журналистов с  устроителями пресс-конференций: 

• микрофоны на столе и в зале;
• ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
• телефонную связь;
• технические службы;
• система синхронного перевода;
• службы аккредитации;
• служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Продолжительность пресс-конференции составляет в  среднем от 30 до 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее, чтобы  журналисты знали, сколько у них  будет времени для вопросов и  как долго они будут заняты.