Понятие пресс-конференции.
Пресс-конференции представляют
собой весьма эффективный метод передачи
информации прессе и другим СМИ. Следует
сказать и о том, что получив огромное
распространение пресс-конференции как
метод общения со средствами массовой
информации (если пользоваться им разумно)
дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов
с представителями государственных
учреждений, общественно-политических
организаций, коммерческих структур
традиционно называется пресс-конференциями.
Этим термином обходятся и
в тех случаях, когда журналистский
корпус представляет телевидение
и радио.
Таким образом, основное
назначение пресс-конференций состоит
в адресном распространении информации
(новостей, документации, фотографий) среди
редакций СМИ. А потому, чтобы
созвать пресс-конференцию необходим
повод, важная тема, по которой у журналистов
могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае
нельзя созывать пресс-конференцию только
для того, чтобы распространить какой-нибудь
документ или информацию, это можно прекрасно
сделать и через пресс-релиз. Подобного
рода общения ускоряют поступление информации
в редакции, отличаются авторитетностью
источников новостей, достоверностью
сведений. Важное преимущество пресс-конференций
состоит в том, что всегда возможна проверка
и уточнение версий, получение дополнительного
пакета новостей, помимо предусмотренных
( пресс-релизы, фотографии, тексты речей
и выступлений). Ну а приглашение признанных
авторитетов в своей области, лично заинтересованных
в сообщении максимально полных сведений,
дает дополнительную возможность для
комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции.
Подготовка пресс-конференции
предусматривает согласование ряда
организационно-технических и творческих
вопросов. Прежде всего необходимо
определить день и точное время проведения
встречи с журналистами с учетом существующего
графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию
рассылаются по редакциям, как
правило, за неделю. Чаще всего
приглашения высылаются по факсу.
Если необходимо срочно оповестить
представителей печати о пресс-конференции,
можно обзвонить редакторов отделов
новостей персонально. Но иногда
обращаются в информационные
агентства с просьбой объявить
время и место проведения пресс-конференции
в материалах, которые рассылаются
газетам по каналам телетайпной
связи.
Если в приглашении
будет обозначена просьба сразу
подтвердить участие, то организаторы
будут заранее знать, сколько журналистов
будут присутствовать в зале, на сколько
“персон” готовить фуршет или коктейль
(специалисты отмечают, что чаще всего
на пресс-конференцию приходит лишь одна
треть приглашенных журналистов). Кстати,
если фуршет или коктейль намечается,
в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также
необходимо четко указать тему
и, по возможности, имена основных
докладчиков. Желательно также
сообщить некоторые подробности,
которые могли бы убедить редактора
в целесообразности освещения
события, но не следует сообщать
слишком много деталей, поскольку
в этом случае может отпасть
необходимость в присутствии
на пресс-конференции.
Если пресс-конференция
представляет общий интерес, необходимо
подобрать день и время, которые
бы устроили все органы печати.
Утренние газеты не любят публиковать
материалы, которые накануне были
напечатаны вечерними газетами,
или о которых сообщалось вечерних
выпусках радио и телепрограмм. Обычно
пресс-конференции назначают на 11.00-11.30
или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то
технической теме, то возможно, будет лучше
провести пресс-конференцию в утренние
часы, чтобы дать время ежедневным изданиям
подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать
также подходящий день. В некоторых
случаях выбора нет, поскольку
заявление должно быть сделано
в определенный день. Там же, где
есть возможность выбора, нужно
позаботиться о том, чтобы не
произошла накладка и пресс-конференция
не совпала с каким-нибудь другим важным
событием, которое может отвлечь внимание
журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции
в печати. Пятница - всегда неудачный день
для организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция
имеет свой план, свою структуру,
включающую последовательность
ряда событий. Сценарий пресс-конференции
содержит перечисление всех событий будущей
встречи с указанием исполнителей и времени
(вплоть до минут), отводимого на каждую
из частей единого мероприятия: открытие,
представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;
вступительное слово ведущего; выступления
(информационные сообщения); вопросы и
ответы; закрытие; неофициальная часть,
включающая просмотр слайдов, видеороликов
и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции
недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном
этапе пресс-конференции проверить
готовность всех подразделений, для
этого необходимо провести репетицию
всех учаcтников. Особенную важность репетиция
представляет в случае, если участники
пресс-конференции новички, впервые выходящие
навстречу с журналистами. Однако и для
искушенных в этом деле асов пресс-конференций
репетиция необходима, если намечается
телевизионная трансляция. Во время репетиции
проверяется готовность средств связи,
выбирается режим освещения площадки,
интерьер (со столом президиума), ракурсы
съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень
важно также прорепетировать вопросы
и ответы, что можно осуществить с помощью
привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции
готовятся заранее. Они могут
быть просто зачитаны, выучены
наизусть или произнесены в
импровизированной форме. Характер
этих выступлений, их структура
зависят от целей пресс-конференции.
Общественно-политическая проблематика
требует развернутого заявления
с обоснованием позиции, сообщением
новой информации, подробностей
и деталей.
Организаторами пресс-конференций
заранее готовится информационный
пакет документов (пресс-кит), подбор
их в папки. В пакет документов
входят пресс-релизы, тематические
обзоры печати по теме пресс-конференций,
справочные материалы, официальные
документы, относящиеся к теме
встречи, комментарии экспертов.
Тексты выступлений (заранее отпечатанные)
размещают на специальном столике,
или на информационном стенде.
Их также включают в информационный
пакет документов. Для пресс-кита чаще
всего используется фирменная папка. Пакет
документов (пресс-кит) вручается журналистам
в зале пресс-конференции, а также рассылается
по редакциям аккредитованных журналистов,
не сумевших прийти на встречу с устроителями
пресс-конференцию.
Неплохо было бы
посадить выступающих на возвышении (хотя
и необязательно). Однако важно, чтобы
перед выступающими стояли таблички с
их именами, причем буквы должны быть достаточно
большими, чтобы можно было прочитать
с задних рядов. Все сотрудники, задействованные
на пресс-конференции, должны иметь значки
со своими именами (об этой немаловажной
детали часто забывают).
Пресс-конференцию ведет
пресс-секретарь или ответственный
за это мероприятие сотрудник.
Следует упомянуть и том, что
пресс-секретарь - это ключевая
фигура пресс-службы или пресс-центра.
Основные моменты его деятельности
включают регулярность контакта
с журналистами об информировании
общественности о целях и содержании
деятельности организации или
фирмы; комментарий решений, действий
руководства, толкование смысла решений
и действий также относятся к сфере деятельности
пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря
должны носить объективный, достоверный
характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или
ответственный за проведение
пресс-конференции обычно призывает
присутствующих тишину и начинает
выступление. Во вступительном
слове пресс-секретаря объявляется
тема пресс-конференции и представление
каждого из тех, кто устраивает
данную встречу с журналистами
(поименное знакомство, с указанием
должности, титула, звания и пр.).
Ведущим пресс-конференции также
оглашается и регламент, а в
дальнейшем он и следит за
его соблюдением.
Что касается выступлений
представителей фирмы, то они
должны быть информационно емкими,
лаконичными и краткими особенно
если предполагается, что будет много
вопросов. Довольно часто выступления
сопровождаются показом слайдов.
Виды пресс-конференций.
В зависимости от
событий, предопределяющих место
проведения пресс-конференций, встречи
журналистов с главными лицами
подразделяют на несколько видов.
Оперативные пресс-конференции
проводят в спешном порядке, на месте событий
или происшествий, вслед за подведением
итогов голосования, окончания переговоров
и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают
по инициативе самих журналистов при согласии
их “визави”. Специально оговаривается
неофициальный характер подобных пресс-конференций,
т.к. последующие заявления, разъяснения
властей уточняют трактовку события, дополняют
ее новыми фактами, подробностями, включают
анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции
организуются в предварительно объявленное
время в специально приспособленных для
встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы,
дома и клубы журналистов, пресс-центры.
Подобные помещения имеют стационарное
оборудование, способствующее оптимальному
режиму диалога журналистов с устроителями
пресс-конференций:
- микрофоны на столе и в
зале;
-ТВ камеры, осветительные приборы,
ТВ приемники в зале и фойе;
-телефонную связь;
-технические службы (машбюро,
фотолаборатории, ремонт оргтехники)
-система синхронного перевода;
-службы аккредитации;
- служба безопасности, пожарная
охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция
назначена на 11.00, то первые приглашенные
могут прийти пораньше. К этому
времени все приготовления должны
быть закончены, в противном
случае создастся неблагоприятное
впечатление. Обычно у входа
ставятся один-два стола, у
которых регистрируются прибывающие
журналисты.
Вопросы журналистов,
касаясь существа дела, не должны
повторяться. Они не могут принимать
форму собственных заявлений
и деклараций. Ведущий может отвести
такие вопросы, т.е. оставить
их без ответа, ссылаясь на
отклонение от объявленной темы
пресс-конференции, на попытки
навязать собранию необъявленный
порядок работы. Последний вопрос
специально объявляется и после
ответа на него пресс-конференция
закрывается.
Ответы выступающих
на вопросы журналистов согласуются
с их компетенций. По ходу
встречи ведется определение
кому из ораторов более всего
“подходит” вопрос.
Продолжая тему вопросов-ответов,
следует сказать и том, что
на пресс-конференциях не принято
не отвечать на вопросы со стороны журналистов.
Здесь нужно избегать таких фраз, как:
“Без комментариев!”, “Не для печати”
и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий
пока освещению, лучше сказать, что информация
по нему будет сообщена позднее.
Если организаторами
встречи с журналистами предусматривается
демонстрация видеоматериалов, то
лучше всего провести просмотр
после закрытия пресс-конференции.
Объясняется это тем, что видеоматериалы
несут дополнительную, детализированную
информации, и их показ в ходе пресс-конференций
обязательно затрагивает время встречи,
что не всегда устраивает журналистов.
Заключение
По окончании официальной
части принято угощать журналистов.
И хотя на первый взгляд
фуршет представляется не столь
важной частью встречи, это
далеко не так. Подобного рода
неформальные встречи имеют большой
содержательный смысл и играют
важную роль. Объясняется это прежде
всего тем, что именно здесь открываются
огромные возможности для установления
основанных на взаимном доверии деловых
контактов, открываются новые источники
обмена информации и услуг как со стороны
журналистов, так и со стороны представителей
деловых кругов, отдельных общественных,
коммерческих и государственных структур.