Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документа оборота

Служба  документационного  обеспечения управления. Требования к организации  документа оборота.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой  принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она  фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения  управления, необходимо отметить, что  сегодня служба ДОУ может иметь  разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции.

Говоря о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.⁵

В состав типовых  функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. ⁶

К технологическим  функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке. ⁷

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. ⁸

К контрольным  функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. ⁹

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. ¹⁰

 

¹ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.  
² Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Приложение 12.  
³ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.  
⁴ Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с. 
^5-10 Там же.

                 ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

                О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ 

                               1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

    1.1.    Документационное    обеспечение   управления   осуществляет   служба

Документационного   обеспечения  управления   (ДОУ),   действующая   на   правах

самостоятельного  структурного   подразделения,   подчиненного   непосредственно

руководителю организации.

    1.2.  Наименование  и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии  с

принадлежностью их к определенной группе организаций.

    1.3.  В  зависимости от  принадлежности  к  определенной  группе  организаций

создаются следующие  службы документационного обеспечения:

   - в министерствах и ведомствах  -  управления  делами. В состав управления

делами,  как  правило, включаются секретариат (приемная,  секретариат  министра,

секретариаты заместителей  министра,  секретариат  коллегии, протокольное бюро),

инспекция   при   министерстве   (руководителе  ведомства),   канцелярия   (бюро

правительственной переписки, бюро  учета и регистрации, экспедиция, машинописное

бюро, копировально-множительное бюро,  телетайпная  и др.), отдел  писем (жалоб),

отдел  совершенствования  работы с документами и внедрения  технических  средств,

центральный архив;

    -   на    государственных    предприятиях    (объединениях),    в    научно-

исследовательских,  проектных,  конструкторских  организациях  и  вычислительных

центрах,   высших   учебных   заведениях   и   других   организациях   -   отдел

документационного  обеспечения  управления  или  канцелярия.  В  их  состав, как

правило,   включаются:   подразделения   по   учету   и  регистрации,  контролю,

совершенствованию   работы  с  документами  и  внедрению  технических   средств,

рассмотрению  писем  (жалоб),   секретариат,   экспедиция,   машинописное  бюро,

копировально-множительное бюро, архив;

    -  в   ассоциациях  и  концернах   состав и структура службы  ДОУ  определяется

руководством организации;

    - в совместных  предприятиях (организациях) - правлением;

    - в акционерных  обществах - учредительной конференцией;

    -  в   кооперативах  -  состав  и структура   службы  ДОУ  определяется  общим

собранием членов кооператива;

    - в аппарате управления общественных  организаций  -  общий  отдел. В состав

общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная

группа,  группа  совершенствования  работы с документами, группа писем  (жалоб),

машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

    -   в   организациях,  не  имеющих   службы   документационного   обеспечения

управления,  в   структурных   подразделениях  работу  с  документами  выполняет

секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

    1.4.  Работа  службы  ДОУ  регламентируется   Положением   о   ней,  которое

разрабатывается   на   основе   настоящего  Примерного  положения.  Деятельность

работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют

рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную  загрузку работников,

распределение  работ  по  сложности  выполнения  и  квалификации   исполнителей.

Должностные  инструкции разрабатываются службой ДОУ  и утверждаются руководителем

организации или  его  заместителем.  При  изменении  функций  и задач работников

службы ДОУ должностные  инструкции пересматриваются.

    1.5.  Служба  ДОУ  в  своей деятельности  руководствуется законодательными  и

иными нормативно-правовыми  актами  органов  государственной власти и управления

Республики   Беларусь,   распорядительными   документами   вышестоящих   органов

управления   и   самой   организации,  правилами,  инструкциями,   методическими

рекомендациями  учреждений,  Национальной  архивной службой Республики Беларусь и

другими  действующими  нормативами  по  вопросам  документационного  обеспечения

управления.

    1.6. Руководство  службы ДОУ должно замещаться  специалистами  с  высшим  или

средним специальным  образованием соответствующего профиля.

    1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 

                           2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ 

    2.1.   Основной   целью   службы   ДОУ  является  организация,  руководство,

координация,  контроль  и  реализация  работ  по  документационному  обеспечению

управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие  задачи:

    - совешенствование  форм и методов работы с  документами;

    -  обеспечение   единого  порядка  документирования,   организации  работы  с

документами,  построения  поисковых  систем,  контроля исполнения  и  подготовки

документов  к  передаче  в  ведомственный  архив  в соответствии  с  действующими

нормами;

    - сокращение  документооборота, количества форм  документов;

    -   разработка  и  внедрение   нормативных  и  методических   документов   по

совершенствованию документационного обеспечения  в организации и подведомственной