Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документа оборота

системе  (для  организаций,  имеющих  подведомственную  систему),  прогрессивных

технологий   документационного   обеспечения   управления   на  базе  применения

вычислительной  и организационной техники. 

                              3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 

    3.1.   В  соответствии  с  возложенными  задачами  служба  ДОУ  осуществляет

следующие функции:

    - разработка,  внедрение  и  ведение   табеля  и альбома унифицированных  форм

документов организации, внесение в них изменений;

    - осуществление  экспедиционной обработки, регистрации   документов  и учетно-

справочной работы по документам;

    - организация  своевременного рассмотрения и  подготовки к докладу руководству

поступающих  документов,  осуществление  контроля  за  правильностью  оформления

документов, представляемых на подпись руководству;

    - регулирование  хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления

и  исполнения  документов  в  установленный  срок;  обобщение сведений о ходе  и

результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по

этим вопросам;

    -  организация   машинописного  изготовления,  копирования   и   оперативного

размножения документов; разработка и проектирование бланков  документов;

    -  разработка  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  хранения дел   и

оперативного использования  документной информации;

    - организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

    -   организация   контроля   за   работой   с   документами   в  структурных

подразделениях;

    -  разработка  (совместно  с  соответствующими  структурными подразделениями

организации)  мероприятий по  совершенствованию форм  и   методов   работы   с

документами, а  также по повышению исполнительской  дисциплины;

    -   осуществление   контроля  за  правильностью  оформления  и   формирования

структурными подразделениями  организации дел, подлежащих сдаче в архив;

    - организация  работы  архива в соответствии  с законодательством по архивному

делу Республики Беларусь, правилами,  инструкциями, методическими рекомендациями

Национальной архивной службы Республики Беларусь;

    -  повышение  квалификации  работников  службы  ДОУ и архивов,  проведение

совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции  службы ДОУ;

    - организация  рабочих мест, в том числе автоматизация. 

                      4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ 

    4.1. Служба  ДОУ имеет право:

    -  принимать   меры  и  осуществлять   контроль   за  сокращением  избыточной

информации  в  организации и подведомственной системе (для  организаций,  имеющих

подведомственную  систему);

    - контролировать  и  требовать от  руководителей структурных подразделений

выполнения установленных  правил работы с документами в  организации;

    -   запрашивать   от  структурных   подразделений  и  организаций   сведения,

необходимые для  работы службы ДОУ;

    - проводить проверку  организации документационного обеспечения управления в

структурных  подразделениях   и   доводить   итоги   проверок  до  руководителей

структурных подразделений  для принятия соответствующих мер;

    - привлекать  в установленном порядке специалистов  структурных подразделений

к подготовке проектов документов по поручению руководства;

    -   возвращать   исполнителям  на  доработку  документы,  подготовленные   с

нарушением установленных  правил;

    -   совместно   с   вычислительным    центром    (ВЦ)    определять   задачи

документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

    - подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции;

    -  разрабатывать   положение  о  структурных   подразделениях  службы   ДОУ   и

должностные инструкции работникам;

    -  вносить  предложения руководству организации  о применении административных

мер  во  всех   случаях   нарушения   подразделениями   и   должностными  лицами

установленных правил работы с документами;

    -  участвовать   в  обсуждении руководством организации вопросов,  касающихся

состояния работы с документами,  а также совершенствования  форм и методов работы

с ними;

    -   вносить  на  рассмотрение  руководства   представления   о   назначении,

перемещении  и  увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них

взысканий.

    4.2. Служба  ДОУ несет ответственность за:

    - обеспечение  установленного порядка работы  с документами в организации;

    - выполнение  указаний  и  поручений  руководства   и  соблюдение необходимых

условий труда  работников службы ДОУ. 

                     5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ  С ДРУГИМИ

                          СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 

    5.1.   Со   структурными   подразделениями   организации   -   по   вопросам

документационного обеспечения управления;

    5.2.  С   юридической службой - по правовым  вопросам, связанным с подготовкой

документов;

    5.3. Со  службами  кадров,  труда  и   заработной  платы  и с соответствующими

научно-исследовательскими  организациями  -  по вопросам подбора и расстановки

кадров службы ДОУ и повышения их квалификации  в условиях широкого использования

вычислительной  и организационной техники, разработки  и  внедрения  мероприятий,

связанных с научной  организацией труда, совершенствования  стиля и методов работы

с документами;

    5.4.  Со  службами  хозяйственного  обслуживания  -  по вопросам обеспечения

средствами  организационной  и  вычислительной  техники,  бланками   документов,

канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

    5.5.  С   вычислительным  центром - по вопросам  разработки и внедрения  новых

информационных  технологий  с  применением   средств   вычислительной   техники,

оперативной обработки  информации и соблюдению требований нормативно-методических

документов. 

.2. Примерный перечень  нормативных документов, регламентирующих  орга-низацию документационного  обеспечения управления  предприятия

* Конституция  Российской Федерации.

* Гражданский  кодекс Российской Федерации  (части I и II).

* Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест-ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене-ниями).

* Федеральный  закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

* Федеральный  конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации».

* Федеральный  закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной  цифровой подписи».

* Федеральный  закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ  «О техническом регули-ровании».

* Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро-дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

* Основные требования  к концепции и разработке проектов  федеральных законов (утверждены  Постановлением Правительства РФ  от 02.08.2001 г. № 576).

* Указ Президента  Российской Федерации от 02.05.1996 г.  № 638 «О порядке подготовки  проектов указов, распоряжений Президента  Российской Феде-рации, предусматривающих  принятие постановлений, распоряжений  Пра-вительства Российской Федерации».

* Правила подготовки  нормативных правовых актов федеральных  органов ис-полнительной власти  и их государственной регистрации  (утверждены Поста-новлением Правительства  Российской Федерации от 13.08.1997 г.  № 1009 (с последующими изменениями)).

* Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол-нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

* ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и опреде-ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распорядительной  документации. Требо-вания к оформлению  документации» (утвержден Постановлением Госстан-дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

* Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения  (одобрена коллегией Главархива  СССР 27.04.1988 г. Введена в действие  Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

* Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполни-тельной власти (утверждена Приказом Росархива  от 27.11.2000 г. № 68).

* Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов служащих (утвержден  Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

* Общероссийский  классификатор управленческой документации  ОК 011 -93 (утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. №  299).

* Перечень типовых  управленческих документов, образующихся  в деятель-ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

* Основные правила  работы архивов организаций (одобрены  решением кол-легии Росархива  от 06.02.2002 г.).

* Нормы времени  на работы по документационному  обеспечению управлен-ческих структур  федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).