Завдання інформаційно-аналітичних служб підприємств

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ  УКРАЇНИ 

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМ. М. Є. ЖУКОВСЬКОГО «ХАІ» 

ГУМАНІТАРНИЙ  ФАКУЛЬТЕТ 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

на  тему: 

Завдання  інформаційно-аналітичних  служб підприємств 

                     

Студентки 735Д групи

Мінченко  Н. Г.

 

Викладач

Парафійник  Н. І.

 
 

                                                                                 
 
 
 
 
 
 
 
 

м. Харків 2011  

ЗМІСТ

1. ВСТУП………………………………………………………………………..3
2. РОЗДІЛ 1. Поняття інформаційно-аналітичних служб підприємств…….4
3. РОЗДІЛ 2. Завдання інформаційно-аналітичних служб в різних сферах діяльності……………………………………………………………………...6
4. 2.1  Завдання ІАС в комерційних підприємствах………………………………...6
5. 2.2. Завдання ІАС банківських структур...……………………………………….8
6. 2.3 Завдання ІАС на базі наукових бібліотек……………………………………11
7. ВИСНОВКИ……………………………………………………………………..13
8. СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ………………………………………………………...14

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП

     Будь-яка  сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне  виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. До того ж сьогодні вже ні в кого не викликає сумнівів той факт, що інформаційне суспільство приходить на зміну індустріальному способу економічного розвитку. Перехід до інформаційного (постіндустріального) суспільства вимагає ще більш глибоких перетворень, адже інформаційний фактор перетворюється в основний предмет виробництва і споживання соціально-економічної системи Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, користуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і використання. Важливим напрямом інформаційної роботи є інформаційно-аналітична діяльність. Це особливий напрям інформаційної діяльності, пов'язаний з виявленням, опрацюванням, збереженням та поширенням інформації переважно у сфері управлінської, політичної та економічної діяльності. Проте, для управлінської сфери, політики та економіки, важливим є не стільки своєчасне ознайомлення з первинною інформацією, скільки випереджувальне виявлення проблемних ситуацій і прогноз розвитку подій.

     Аналітична  робота є необхідною для оцінки інформації і підготовки прийняття рішень. Це процес виявлення причинно-наслідкових залежностей і просторово-часових зв’язків у будь-яких об’єктах.  
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 1.   Поняття інформаційно-аналітичних служб підприємств 
 

    Інформаційно-аналітичні служби (підрозділи) стали створюватися в структурі органів влади, у  міністерствах і відомствах, в  органах ЗМІ, у сфері бізнесу, при політичних партіях і рухах. Загальною відмітною рисою даних служб є органічна інтегрованість у відповідні сфери діяльності, функціональний і організаційний симбіоз з їхніми соціальними інститутами і конкретними організаціями. В діяльності даних аналітичних служб, покликаних здійснювати інформаційний супровід керування у відповідних сферах, найбільше чітко проглядається інформаційно-допоміжна природа інформаційної аналітики, що ріднить останню з іншими видами інформаційно-інфраструктурних, інформаційно-допоміжних служб, що традиційно упорядковують інформаційний простір, оптимізуючи і направляючи рух інформаційних потоків, що забезпечують збереження накопичених інформаційних ресурсів і т.п. До їхнього числа відносяться як найдавніші винаходи людства (бібліотеки, архіви, бібліографічні служби), так і більш сучасні реферативні служби, органи НТІ, новітні фірми, що розроблюють електронні (у тому числі, мережні) інформаційні ресурси.

    Інформаційно-аналітичні підрозділи і служби підприємств (фірми, банки, підприємства, асоціації і т.п.), як правило, працюють в інтересах однієї структури, підрозділом якої і є. Інформаційне виробництво побудовано, зазвичай, таким чином, що збираються і накопичуються власні інформаційні ресурси і напрацьовуються можливості швидкого отримання та обробки необхідних даних у разі їх відсутності. Характерною рисою цих служб є конкретна спрямованість у відповідній сфері діяльності, функціональне і організаційне об’єднання з функціями самої організації де вони створені або на які працюють. Завдання служб полягає у зборі економічної, політичної, соціальної інформації про конкурентів, ринок, середовище діяльності. Інформаціойно-аналітична служба є основним центром, в якому концентрується, обробляється та аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

    1) збір, обробка й аналіз зовнішньої  інформації;

    2) збір, обробка та аналіз внутрішньої  інформації;

    3) на основі проведеного аналізу  вироблення відповідних рекомендацій  і пропозицій;

    4) оперативне, повне наочне надання  результатів аналізу, відповідних  висновків і вироблених рекомендацій;

    5) довготривале зберігання всієї  зібраної інформації для подальшого  її використання в роботі;

    6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми.

     Мета  - у максимально короткі терміни надати витребувану своєю структурою інформацію та \ або результати аналітичних прогнозів та інших досліджень. Діяльність служб покликана здійснювати інформаційний супровід керування у різних сферах.

     Отже, інформаційно-аналітична діяльність стає необхідною для успішного функціонування будь-якого органу діяльності, адже інформаційне суспільство прогресує і заповнює собою майже всі ланки людського існування. Саме тому створюються інформаційно-аналітичні служби на підприємствах, основними завданням яких є створення системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Це завдання включає поточне інформування керівника та розв’язання проблемних ситуацій, що виникають у сфері управління. 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 2. Завдання інформаційно-аналітичних служб в різних сферах діяльності 

1. Завдання  ІАС в комерційних підприємствах

 

    Сьогодні  всі великі й процвітаючі комерційні структури розвинених держав мають  у своєму штаті підрозділи, які  займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах - це інформаційно-аналітичний відділ, в інші - відділ маркетингу, на який керівництво фірми поряд з іншими покладає й інформаційно-аналітичні завдання, у третіх - відділ комерційної розвідки. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступеня важливості інформаційно - аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури . Як показує практика, створення інформаційно-аналітичних підрозділів необхідно для прийняття оптимальних рішень і прогнозу тенденцій на ринку.

    Перед цією службою ставлять такі задачі, як стратегічні (план розвитку на декілька років, прогноз довгострокової тактики  конкурента) і тактичні ( перевірка  нового партнера). В інформаційно-аналітичному підрозділі може бути різна кількість працівників, в залежності від розмірів компанії. Одні спеціалізуються на зборі інформації, а інші – займаються аналітичної роботою. Важливо, щоб загальна частина задач за пошуком і обробкою інформації вирішувалася саме робітниками даної служби, куди б стікалися всі дані про інформаційні потреби інших підрозділів.   
         Вся інформація, що надходить в інформаційну службу може розглядатися як маркетингова, оскільки вона відбирається в інтересах підприємства. Завдання інформаційної служби - кваліфіковано обробити її й розподілити по споживачах, тобто обслужити внутрішній ринок інформаційної продукції й послуг на підприємстві.

    Основна мета - це забезпечення оперативного одержання  керівником й іншими службами максимального  обсягу якісної й конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обґрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також одержання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті яких-небудь рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій.

    Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому  концентрується, обробляється й аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо й стосовно внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів фірми й в основному представлена у вже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу виді. Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

    1) збір, обробка й аналіз зовнішньої  інформації;

    2) збір, обробка й аналіз внутрішньої  інформації;

    3) на основі проведеного аналізу  вироблення відповідних рекомендацій  і пропозицій;

    4) оперативне, повне наочне надання  результатів аналізу, що відповідають  висновків і вироблених рекомендацій;

    5) довгострокове зберігання всієї  зібраної інформації для наступного  її використання в роботі;

    6) рішення нестандартних завдань  аналізу діяльності фірми

Інформаційно-аналітичні служби допомагають:

Керівникам:

• Вчасно приймати ефективні управлінські рішення.  
• Отримувати достовірні факти про стан справ у компанії. 
• Создавать адекватную информационную модель предприятия.  
• Визначати основні потреби і напрями розвитку компанії.

• Оцінювати події, що відбуваються у компанії та за її межами.

Аналітикам: 
• Формувати власний архів документів. 
• Оперативно здійснювати пошук, оцінку і систематизацію інформації а архіві. 
• Проводити оглядовий, порівняльный и динамічний аналіз;  
• Разробляти гіпотези;  
• Прогнозувати розвиток ситуації.

Маркетологам: 
• Досліджувати ринок. 
• Аналізувати запити конкретних споживачів і визначати їх определять переваги. 
• Вивчати діяльність компаній-конкурентів.

     Отже, основним завданням інформаційно-аналітичної служби на комерційних підприємствах є дослідження й аналіз зовнішнього та внутрішнього станів підприємства та, на основі проведеного аналізу, вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій, оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій. 

     2.2. Завдання ІАС банківських структур  

     Сьогодні  інформація стала найдорожчим і  найліквіднішим товаром, який приносить  величезні прибутки тим країнам, які вирвалися вперед у цих  інформаційних перегонах. Але ця інформаційна річка в ринкових умовах складається з численних струмків, які вливає в неї кожна комерційна структура. Тобто за сьогоднішніх умов ринкової економіки всі комерційні структури є суб’єктами інформаційних відносин: об’єктами інформації, її споживачами або організаторами збору та накопичення інформації. Виходячи з цього можна зазначити, що кожна з комерційних структур поряд з фінансовими, матеріальними, кадровими та іншими ресурсами, повинна мати ще й інформаційні ресурси, без яких вона не може бути учасником інформаційних відносин. Отже, інформаційно-аналітичне забезпечення діяльності комерційних структур, у тому числі і банків, насамперед має бути спрямоване на формування їхніх інформаційних ресурсів.

        Банки, проводячи інформаційно-аналітичну  роботу, виробили відповідну структуру  її органів. В узагальненому  вигляді така структура передбачає інформаційно-аналітичний підрозділ сил безпеки банку та посади економістів-аналітиків у підрозділах його установ. Основними завданнями інформаційно-аналітичного підрозділу є:

     - участь у формуванні інформаційних  ресурсів банку;

     - створення інтегрованих інформаційних баз даних;

     - інформаційно-аналітичне дослідження  об’єктів сфери інформаційної  уваги банків;

     - організація та проведення інформаційного  аудиту й інформаційного моніторингу;

     - розроблення інформаційних документів  для забезпечення управлінських рішень керівництва банку;