Уніфікація і стандартизація документів

      інформаційно-довідкова документація.

2.2. Формуляр і бланк управлінського документа

Головною проблемою створення управлінських документів є забезпечення правильності оформлення його формуляра.

Формуляр документа - сукупність реквізитів документа та схема їх розміщення на документі.

Склад реквізитів документа та конкретна конфігурація їх розміщення залежать від виду документа та класу уніфікованої системи документації, до якої він належить. Додержання формуляра документа є головною передумовою набуття ним юридичної сили.

Нормативні вимоги щодо цього містяться головним чином у ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів. Згідно зі стандартом, його вимоги поширюються не тільки на органдзалцйно-розпорядчу документацію, а всі класи уніфікованих систем документації.

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 основні реквізити для управлінського документа:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим,

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування),

03 - зображення нагород,

04 - код організації,

05 - код форми документа,

06 - назва організації вищого рівня,

07 - назва організації,

08 - назва структурного підрозділу організації,

09 - довідкові дані про організацію,

10 - назва виду документа,

11 - дата документа,

12- реєстраційний індекс документа,

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь,

14 - місце складення або видання документа,

15 - гриф обмеження доступу до документа,

16 - адресат,

17 - гриф затвердження документа,

18 - резолюція,

19 - заголовок до тексту документа,

20 - відмітка про контроль,

21 - текст документа,

22 - відмітка про наявність додатків,

23 - підпис,

24 - гриф погодження документа,

25 - візи документа,

26 - відбиток печатки,

27 - відмітка про засвідчення копії,

28 - прізвище виконавця і номер його телефону,

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи,

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі,

31 - відмітка про надходження документа до організації,

32 - запис про державну реєстрацію.

Документи, що створюються в організації, повинні мати на бланках наступні обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). На службових листах назву виду документа не вказують.

Розміщення у певній послідовності реквізитів документа, які складають його формуляр, відбувається на бланку документа.

Установлюють такі види бланків документів:

      загальний бланк для різних видів документів (без позначення в бланку назви виду документа);

      бланк листа;

      бланк конкретного виду документа (із позначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому випадку, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи.

Організації, які ведуть переписку з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Дозволяється використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.

Бланки документів є документами суворої звітності. Порядкові номери проставляють друкованим або іншим способом, бажано на нижньому полі зворотного боку бланка.

Як правило, бланки документів виготовляються на папері формату A4, вони повинні мати такі поля, мм: ЗО - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній.

За окремими винятками (заяви, пояснювальні записки), управлінські документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки шрифтом розміром у 12-14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа (крім тексту, реквізитів "Адресант", "Гриф затвердження", "Гриф погодження"), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від іншого 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

      12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

      92 мм - для реквізиту "Адресат";

      104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

      125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

2.3. Основні вимоги до змісту та розташування реквізитів управлінських документів

ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів містять такі основні вимоги до змісту та розташування реквізитів управлінських документів.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовим розташуванням реквізитів розмішують на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації розміщують з лівого боку від назви організації. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому полі документа.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче назви організації вищого рівня. Як правило, назву організації вищого рівня друкують літерами більших розмірів.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розмішують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Рекомендовано наводити дату в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: "15.01.2009". У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 січня 2009 року. Дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Документ неповинний містити більше чотирьох адресатів. Адресування здійснюється за такими правилами:

      У разі адресування документа організації або її структурному підрозділі їхні назви подають у називному відмінку, наприклад: "Міністерство юстиції України".

      У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад: Ректорові Національного аерокосмічного університету ім. М.Є. Жуковського "ХАІ" Прізвище, ініціал(и);

      Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад: Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище; ініціал(и);

      Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад: Директорам центральних державних архівів України.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса, відомості про яку записують відповідно до правил надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Вища атестаційна комісія України, вул. Хрещатик, 24, м. Київ, 01001

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад,

Сергунько Олексій Семенович вул. Римарська, буд. 7, кв. 24, м. Харків, 61057

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад,

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр оборони України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2009

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувально-го документа у називному відмінку, наприклад,

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

16.05.2009 №40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників, наприклад,

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2009 р. на 2 арк. в 1 прим.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, наприклад:

Голова Державного комітету

статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад,

Директор Підпис Ініціативи), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад,

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади недозволено.

Гриф погодження розмішують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) І прізвища, дати погодження, наприклад: