Уніфікація і стандартизація документів

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра освіти і науки України Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2009

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2009 №2

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування, наприклад,

Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2009

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче підпису, наприклад,

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа у таких формах:

Петренко 556 07 24

Петренко Петро Михайлович 556 07 24

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Згідно Указу, з 1 січня 1993 року підлягають обов'язковій реєстрації "нормативно-правові акти, які видаються міністерствами, іншими органами виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер". Не реєструються нормативно-правові акти персонального спрямування або однократної дії. Цей реквізит розташовують після грифа затвердження у правому верхньому куті управлінського документа.

Висновок

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає: розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: впровадження розроблених ОКТЕІ; ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

1) Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

2) Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

3) Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

4) Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

5) Скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);

6) пари з діючими системами класифікації і кодування техніко - економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів.