Требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным  нормам с учетом типоразмеров средств  хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных  защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов  и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями  документов:

1. бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;
2. микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
3. микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

Место хранения электронных  документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации  или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) *1.

Обязательными условиями  архивного хранения ЭД являются:

• наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
• обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
• обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
• Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы  на магнитных носителях. Порядок  выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической  документации на АСУ. Учет, хранение и  обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях). По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в  неразобранных кипах.

Размещение секретных  документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топографирование:

• Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

• В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

• В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
• Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
• Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Обеспечение сохранности  документов является научно-технической  проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического  характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении  научного уровня, эффективности и  качества работы, укреплении материально-технической  базы, внедрении технических достижений в практику.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. Для этого  необходимо выполнять все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.
5. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462