Учёт документов в архиве

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

 

 

 

 

 

 

 

 

Курочкина Антонида Васильевна

 

 

 

 

 

студентка 3 курса 

специальности 034702

«Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

 

 

Курсовая  работа

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель:

Климова Ксения Владимировна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………	3
I.Глава Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов……………………………………………………………………………	6
II. Глава Теоретические основы учёта документов архивного фонда Российской Федерации…………………………………………………….	7
2.1Понятия и правовые  основы учёта документов…………………	7
2.2.Организация учёта  документов в архиве……………………….	9
2.2.1.Порядок и схема  чёта документов…………………………….	9
2.2.2.Система учётных документов архива их целевое назначение и требования к ведению…………………………………………………….	10
2.3.Общие требования  к ведению основных учётных  документов.	11
2.4.Учётные базы данных……………………………………………	11
III.Глава Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива…………………………………………………………………………….	13
3.1.Понятие «ведомственный архив» и его виды…………………..	13
3.2.Учет документов в ведомственном архиве……………………..	16
3.3.Задачи ведомственного архива………………………………….	17
3.4.Функции архива…………………………………………………..	19
3.4.1.Функция комплектования архива……………………………..	19
3.4.2. Функция обеспечения сохранности документов…………….	19
3.4.3. Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение……………………………………………………………..	20
3.4.4. Функция использования документов…………………………	21
3.4.5. Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве……………	21
3.4.6. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций……………………………………………….	22
3.5.Основные учетные документы………………………………….	23
Заключение………………………………………………………………….	29
Список используемой литературы…………………………………….......	30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности  документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами  учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:  

• Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом.
• преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы.
• Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Тема моей курсовой работы «Учет документов в архивах».

Цель данной курсовой работы - изучить научные основы и этапы учета архивных документов, и способы учета.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Проанализировать нормативно - правовую базу в организации учета документов;

2. Определить понятие «учет документов»;

3.Дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

3. Рассмотреть проведение учета документов в ведомственном архиве.

Данная тема очень  актуальна, так как исключительно  важен учет документов поступающих  в архив. Во-первых, любой рачительный  хозяин знает счет каждой вещи, тщательно сберегая свое имущество. Так и архивист должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

1. Глава Нормативно-правовая основа работы

ведомственных архивов

 

Законодательными и  нормативными актами Российской Федерации  предусмотрено  обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.¹

Современные правила  учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

 

С целью централизованного  хранения, упорядочения и использования  документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации создается архив.

При организации работы архива необходимо руководствоваться  основными нормативно - методическими документами, которые помогут в работе:

Сегодня правовой основой  создания архивов организации является нормативно-методическая база: 

 ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения»;

 Основные правила,  работы государственных архивов  Российской Федерации;

 Основные правила  работы архивов организаций.

Регламент государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение  об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции архива;

4) права архива;

5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, распорядительными документами  отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

II. Глава Теоретические основы учета

документов  архивного фонда российской федерации 

2.1. Понятие и правовые основы учета документов

Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

• установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;
• единства организации хранения и учета документов;
• сопоставимости учетных показателей;
• строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
• оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе  неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Учет производится путем  присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра  единицы хранения аудиовизуальных  документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.