Система учета документов в государственном архиве

Введение

 

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации —  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы —  это специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной  части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, Комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в  данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и  категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации  работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния  документов.

В настоящее время возросла необходимость изучения системы, функций и порядка ведения основных учетных документов архивного фонда, поэтому тема учета документов стала актуальна для.

Объект – учет документов архивного фонда.

Предмет – учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда.

Цель – изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить систему учета документов архивного фонда;

2. Рассмотреть функции учета архивного фонда;

3. Проанализировать порядок ведения основных учетных документов.

Базой исследования послужили материалы:

1.Федерального закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»;

2.Закона № 125-ФЗ;

3.Нормативно-методическая  база – ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

4.Вопрос учета и обеспечения  сохранности документов АФ РФ  довольно хорошо освещен в  учебной литературе по архивоведению,  например, у таких авторов как  Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

 

 

Глава 1. Система учетных документов архива и их функции

 

1.1 Учет и основные учетные документы

 

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов  и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учет в государственных  архивах ведется централизованно  и в каждом архивохранилище. Для  учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная  учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения — централизованный учет или хранилище.

Основными учетными документами в государственном  архиве являются:

1.Книга учета  поступлений (для учета каждого  поступления документов в архив);

2.Книга учета  поступлений страхового фонда  и фонда пользования (для учета  каждого поступления этих фондов);

3. Список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления);

4. Список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);

5. Лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

6. Архивная опись;

7. Опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

8. Опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

9. Реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел;

10. Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

11. Паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);

12.Паспорт хранилища  (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

13. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для  централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь  поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое  содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами  форме. Учет листов в деле ведется  с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

 

1.2 Вспомогательные учетные документы

государственный архив документ учет

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других — реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а, следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

Государственный учет в ведомственных архивах  ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных  архивов содержат сведения, аналогичные  учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами являются:

1.книга учета  поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления  и выбытия документов в архиве);

2.список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);

3.лист фонда  (для фиксации изменений в названии  фонда, учета нумерации описей  дел фонда, учета документов, отражающей  изменения в составе и объеме  фонда);

4.описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);

5.формы отчета  о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения  изменений в фондовые каталоги  архивных органов), утвержденные  статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений  и выбытия документов, а также  список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют  ряд функций, в том числе функцию  учета дел постоянного, долговременного  хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

В установленные  сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

 

 

1.3 Учет документов в архиве

 

Централизация архивного дела создана предпосылки  для централизованного учета  документов. Установленные единые требования к учетным данным (без чего было ба невозможно их суммирование в обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать все изменения, как в объеме, так и в составе документов.