Система учета документов в государственном архиве

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

 

2.5 Описи дел

 

Описи дел являются первичным учетным документом для  учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный  номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Если документы  фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер  описи согласовывается с этим архивом.

Количество  единиц хранения в одной описи, как  правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой  описи, которой по листу фонда  присваивается новый, следующий  учетный номер.

При выбытии  всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".

Поединичный учет осуществляется путем закрепления  за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых  скобках - прописью), первый и последний  номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи  дел комплектующихся и некомплектующихся  фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если опись  состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются  с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое изменение  объема дел в описи, связанное  с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании  соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи дел структурных  подразделений служат учетными документами  до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел  постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.

В порядке учете  архива в основе размещения лежит  создание преимущественно лучших условий  для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием  и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и Росархив на основании документов государственного учета, полученных от организаций, осуществляющих постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, и учетных баз данных, полученных от государственных и муниципальных архивов, ведут государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и составляют сводные документы государственного учета и пояснительные записки к ним, пополняют сводные учетные базы данных.

 

 

Заключение

 

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов. Из всего выше перечисленного можно сказать, что цель курсовой работы была полностью вывита и раскрыты все задачи, т.е.

1.Изучить систему  учета документов архивного фонда;

2. Рассмотреть  функции учета архивного фонда;

3. Проанализировать  порядок ведения основных учетных  документов.

Следовательно, можно сказать, что архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

 

 

Список используемой литературы

 

1.Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»

2.Нормативно-методическая  база:

2.1.ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения»

2.2 ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»

3.Основные правила  работы государственных архивов  Российской Федерации, М., 2002

4.Основные правила  работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

Литература:

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

6. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

7.Архипова Н.Г.  Делопроизводство на компьютере. – М., 2004 – 260с.

8. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М., 1999

9.Безопасность  архивов и архивных фондов. - М., 2000

10.Болгова Е.Н.  Отбор на государственное хранение  управленческих документов. Методические  рекомендации. – М., ВНИИДАД, 2001

11.Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2002

12.Вялова М.Н.  Архив фирмы (негосударственной  организации). Методическое пособие  и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности  негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

13. З.В., Челлини  Э.В. Архивоведение. – М., 1996

14.Михайлов О.А.  Электронные документы в архивах.  – М., 2000

15.Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник  по делопроизводству, архивному  делу и основам работы на  компьютере. - М-СПб., 2001

17.Тельчаров  А.Д. «Архивоведение» - М., 2005