Требования к текстам документов

Требования к  текстам документов 

Текст - основной реквизит документа. Текст документа  печатают через 2 - 4 межстрочных интервала  после реквизита  "заголовок  к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения  табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка  документов начало текста обозначается ограничительными отметками. 

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала. 

Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России. 

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную  мысль и представляющую собой  смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. 

Тексты документов рекомендуется разделять на две  основные части. В первой части указывается  основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. 

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется  сообщать основание или причины  создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу. 

В отдельных  случаях текст документа может  содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п. 

Для конкретного  вида документа рекомендуется разрабатывать  определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом. 

При подготовке текста документа должны соблюдаться  следующие принципы: объективность  содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов. 

Уровень составления  текстов документов является одним  из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла. 

В отличие от стиля  художественной литературы в  деловом стиле документов не допускается  образное выражение мыслей с помощью  сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности. 

При подготовке текста документа рекомендуется  соблюдать следующие правила: 

1. Документы,  содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). 

2. Разделы должны  иметь заголовки, выражающие существо  содержания документа. Деление  текста на пункты и подпункты  производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. 

3. Заменять сложные  предложения простыми; применять  устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок  слов в предложении в том  случае, если логическое (смысловое)  ударение падает на объект  действия. 

4. Использовать  обратный порядок слов в предложении  в том случае, если логическое  ударение падает на само действие  или на субъект действия. 

5. Заменять отглагольные  существительные, особенно в распорядительных  документах, соответствующими глаголами;  употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит. 

6. Использовать  в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении). 

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов  рекомендуется использовать форму  изложения от третьего лица единственного  числа, например: коллегия постановляет. 

В других видах  организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения: 

от первого  лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить; 

от первого  лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение; 

от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др. 

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены  в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать  арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут. 

Текстовая часть  документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета. 

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика. 

Трафарет содержит информацию в виде предложений или  частей текста, частей предложений  и пробелы, при заполнении которых  образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как  правило, непосредственно на бланках. 

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как: 

1. Соблюдение  требований официально-делового  стиля и норм современного  русского языка. 

2. Использование  слов, закрепленных практикой документирования  управленческой деятельности (на  ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.). 

3. Широкое применение  терминов юридического и бухгалтерского  характера, слов-профессионализмов  (исковое заявление, претензия,  дебет, кредит, недопоставка и  т.д.). 

4. Применение  именных предлогов (в свете  решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи). 

5. Унификация  и стандартизация деловой речи  в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при  помощи выработанных практикой  словесных штампов, трафаретов (просим  возместить ущерб, на основании  договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность. 

6. Тенденция  сокращения текстов путём замены  сложных предложений простыми, ликвидации  причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз. 

Работникам управленческого  аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией. 

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п. 

Не рекомендуется  употреблять в тексте документа  устаревшие слова и обороты, выступающие  как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...". 

Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).