Технические средства в работе секретаря

Получение, обработка  входящей и исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

Организация деловых поездок руководителя.

Регистрация деловой  корреспонденции, ведения дел.

Организация и участие  в работе совещаний.

Организация дел в  кабинете руководителя.

Освобождение руководителя от рутинных операций.

Информационное обеспечение.

Оформление банковских счетов.

Руководство деятельностью  подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.

Соблюдение положительных  правил техники безопасности.

Организация и руководство  работой по обеспечению неразглашения  обработанной информации.

Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими  принадлежностями.

Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

В книге Д. Харрисона  очень хорошо написано, что такое  секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для секретарей.

При встречи руководителей  фирм, невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек.

Сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть "на уровне". Харрисон пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме".

Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как  доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный  аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по праву  занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск  документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Таким образом, можно  сделать вывод, что в современных  условиях технические средства в  работе секретаря очень важны  и незаменимы. Они позволяют существенно  сократить рабочее время, улучшить процесс делового общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие технических средств позволяет охватить все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху  создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Андреев, В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие на основе Гостов РФ – М.: ЗАО Бизнес – школа, 2000. – 256с.
2. Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд. - М.: Strix, 1999. - 224с.
3. Веселов, П. В. Профессия – секретарь. Учебное пособие. – М.: Информационно – внедренческий центр «Маркетинг», 1998. – 96с.
4. Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. «Секретарское дело» Ростов – на – Дону: Феникс, 2001 – 320с.
5. Дебра Олкок. Учитесь работать секретарем. – М.: Изд – во «Феникс», 1999. – 96с.
6. Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
7. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – синтез», 2000. – 272с.
8. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1999г.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес - школа», 2000. – 320с.
10. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря / М. Ю. Рогожин. – М.: Изд – во Проспект, 2004. – 368с.
11. Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: Изд – во «Приор», 2000. – 192с.
12. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1999. – 176с.
13. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И. В. Самыкина. – М.: БИОНОМ, 1997. – 400с.
1. Размещено на www.allbest.ru