Технические средства в работе секретаря

На что же, прежде всего, следует обратить внимание и что необходимо записать в техническом задании, списке требований секретарю организации:

1) Регистрация документов. Программа должна поддерживать  не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов  организации, но и регистрацию,  и постановку на контроль поручений руководства.

2) Контроль исполнения. Каким именно образом будет  осуществляться контроль. В простейшем  случае это списки неисполненных  документов, которые выводятся на  экран по запросу пользователя. В более продвинутых системах оповещения о приближающемся сроке исполнения могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.

3) Адресная книга. Секретарь  обязательно должен иметь доступ  к справочнику – общей адресной книге, в которую канцелярия вносит все сведения по поступившему документу. Это позволяет секретарю быстро соединить руководителя с автором рассматриваемого руководителем документа.

4) Организация движения  документов. Использование заранее  заложенных в программу маршрутных схем позволяет кардинально ускорить процесс согласования даже самых сложных документов.

5) Использование шаблонов  документов. Создание набора шаблонов  для всех типовых управленческих  ситуаций существенно ускоряет  работу: не тратится время на продумывание, составление и оформление документа, достаточно выбрать нужный шаблон с уже заложенным в него оформлением и типовым трафаретным текстом и вставить переменную информацию.

6) Возможность интеграции  с системой архивного хранения  документов. Очень важно, чтобы документы, завершенные делопроизводством, могли легко передаваться в архив и, чтобы в то же время существовал единый интерфейс поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые годы.

7) Настройка пользовательского интерфейса. В зависимости от выполняемых обязанностей сотрудники организации могут нуждаться в разной функциональности и разной настройке программы. Важно, чтобы интерфейс рабочего места секретаря, секретаря-референта был максимально эргономичным, позволял быстро вводить запросы и получать на экран, распечатывать всю необходимую информацию по документам и сами документы.

8) Удаленный доступ. Если  достаточно часты ситуации, когда  секретарю, сопровождающему руководителя  в служебной командировке, может потребоваться получить оперативный доступ к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.

В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование нового программного обеспечения и сможет существенно повысить эффективность своей работы.

2.3 Интернет технологии в работе секретаря

 

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать  регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором  системы комплексной автоматизации  делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта можно прочитать о примерах внедрения автоматизированных технологий работы с документами в той  или иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.

В разделе "Аналитика" можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы  по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел "Для начинающих".

Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.

Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут  оставить без внимания, - это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и  семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас приходится по всем страницам данного раздела.

Наиболее важной для  практиков является информация об уже  реализованных проектах автоматизации  ДОУ, которую можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала "Каталог" содержит упорядоченную  информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту  обновления материалов на указанном  сайте, его можно рекомендовать  к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается  для эффективного использования  нескольких компьютеров, выполняющих  обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с  помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет  использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные  в одном здании, устанавливают  локальную компьютерную сеть (LAN). Когда  сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами  осуществляется при помощи электронной  почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно [12].

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

отправлять документы  адресатам, входящим в автоматизированную 
информационную систему;

получать подтверждения  доставки документов по назначению;

выводить на экран  дисплея полученные документы;

изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы  одному пользователю или группе пользователей  системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные  пометки о необходимости тех  или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или  заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер  предоставляет большие возможности  для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для  работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

 

 

3. СОВРЕМЕННЫЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

 

3.1 Средства связи

 

Современный телефон  не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может  обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

автоматически дозвонится по нужному номеру;

автоматически наберет  номер, имеющийся в памяти;

упростит и ускорит  дозванивание до абонента в другом городе;

автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

попросит абонента перезвонить  по указанному вами номеру;

запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

запомнит время и  дату звонка;

покажет продолжительность разговора;

содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

8 будильников напомнят  о необходимости позвонить по  указанному телефону и сами  произведут набор номера;

обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;

встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке [10].

В настоящее время  многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Радиотелефон - не такая  уж новинка. Он появился еще в пятидесятые  годы, но широкого распространения  тогда не получил из-за больших  габаритов и веса.

Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, то есть покрывает большой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и составлять несколько тысяч [13].

Радиотелефоны удобно устанавливать  на автомобилях. Оплата за разговоры  по радиотелефону, чаще всего, взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.