Технические средства в работе секретаря

В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также  в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.

Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.

Режим "Дата" позволяет  отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой  доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это  программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения  на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи  с другими людьми. Можно просмотреть  отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном  языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно  обновляет сведения о деловых  контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать  любым способом. Можно сразу перейти  на страницу Web любого партнера, можно  связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам  и поручать другим исполнителям. Здесь  можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя обновляется автоматически.

Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки - электронный  заменитель блокнота с отрывными  листками, куда заносятся оперативные  вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое [13].

Деятельность секретарей часто связана с применением  персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить  и обеспечивать быстрый доступ к информации, организовывать рабочее время с помощью специальных программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет и т.д. Казалось бы, не так давно секретари стали использовать настольные персональные компьютеры в своей профессиональной деятельности. Сегодня же им на рынке компьютерной техники предлагается новый вид компьютеров - карманные персональные компьютеры (КПК). Популярность использования КПК в последнее годы растет, и это не случайно, так как КПК имеют широкие возможности по созданию и хранению текстовой и графической информации. Они способны читать информацию с компакт-дисков, использовать возможности Интернета, пользоваться словарями, прослушивать музыку, смотреть фильмы и т.д., при этом иметь малые габариты и вес.

Карманный персональный компьютер (КПК) должен включать в себя три обязательных элемента: компактную конструкцию (размер и вес), большое время работы от батарей, поддержку всего спектра мультимедийных приложений и функций.

Основным средством  отображения информации в КПК  является дисплей, средний размер диагонали экрана КПК равен 10-15 см. В карманных компьютерах, также как и в ноутбуках, используется жидкокристаллический дисплей, что позволяет уменьшить энергопотребление и приводит к отсутствию вредных излучений. Это важно учитывать при работе на компьютере. На данный момент в карманных компьютерах используются как черно-белые, так и цветные дисплеи Типовое разрешение дисплеев КПК составляет от 160 х 160 до 640 х 320.

Особенностью карманного компьютера является сенсорный экран, позволяющий вводить информацию в компьютер путем нажатия на экране виртуальных кнопок выводимой на экран клавиатуры. Для касания экрана используется пластмассовое перо (стилус), входящее в комплект КПК.

Ввод информации с КПК осуществляется посредством экранной клавиатуры либо через внешнюю, подключаемую к КПК клавиатуру, которую можно использовать в случае необходимости. Внешняя клавиатура удобна для ввода большого объема текстовой информации, но при этом габариты и вес КПК увеличатся.

В качестве устройств ввода/вывода в карманных компьютерах имеется инфракрасный порт, новые модели КПК имеют разъемы для работы с флеш-картами памяти. Самый удобный способ хранения и переноса данных состоит в использовании внешних карт памяти, позволяющих хранить относительно большие объемы информации (от 8 Мб до 1 Гб) при малых размерах и высокой надежности.

КПК в отличие от настольного  ПК не имеют жесткого диска. Это связано  с тем, что жесткий диск потребляет много электроэнергии, имеет движущие механические части, что влечет за собой  определенные требования к эксплуатации компьютера. Для повышенной надежности работы КПК его операционная система хранится в специальной микросхеме памяти. В карманных компьютерах может быть установлена микросхема флеш-типа, на которую записываются программы, музыка, видео, различные текстовые и графические документы.

Карманные компьютеры позволяют выводить звуковую информацию. Реализация этой функции не одинакова, поэтому КПК  делятся на два типа.

К первому типу относят  те, которые позволяют прослушать музыку. Ко второму - те, которые имеют  примитивные средства вывода звука.Источники  питания КПК используются двух типов: батареи и аккумуляторы. Обычно КПК  с черно-белыми дисплеями и невысоким  быстродействием имеют питание от батарей. Более мощные КПК и с цветным экраном имеют встроенные аккумуляторы.

Почти все новые модели карманных  компьютеров выпускаются сегодня  с цветными экранами и, соответственно, работают на аккумуляторах.

2.2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря

Современный офис уже невозможно представить  без компьютерной техники. Но в области  работы с документами до сих пор  во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня  понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.

Многие организации  имеют свою компьютерную службу. В  небольших организациях - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.

Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений обязательно должны принимать самое активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при выборе как системы автоматизации делопроизводства в компании, так и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.

Некоторые организации  приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным  программистам, аргументируя это тем, что, с одной стороны, это будет дешевле, так как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой - будет создана программа, полностью соответствующая требованиям сотрудников организации. Кроме того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право на существование, однако важно учитывать и проблемы («подводные камни») такого решения.

Во-первых, при разработке программы «на заказ» еще большее  значение имеет тщательно и самым  детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами. Из этого вытекает вторая проблема - сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода. Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует. Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.

Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки периодически данные могут пропадать, и каждый раз все необходимо заносить заново. Таким образом, в период внедрения программы, а он обычно занимает несколько месяцев, иногда доходя до года, секретарям и другим сотрудникам службы ДОУ приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение к идее автоматизации в целом.

Преимуществом собственной  разработки является то, что в организации  остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и  на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и дорого, и проще начать все сначала.

Резюмируя вышеизложенное, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства будут выпускаться новые версии программы и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы - разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт - импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.