Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 08:47, доклад
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
органами власти, осуществляющими государственный контроль
(надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.
подведомственными
при необходимости, с общественными организациями;
Согласование проекта документа с должностными лицами и
специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется
визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату. При
необходимости указывается
должности лица, визирующего документ, например:
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой
стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской
Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются
на об 21 0ротной стороне последнего листа первого экземпляра проекта
документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела федерального
органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне
последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа,
помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на
оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо
пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по
почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных,
служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются
на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к
нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Руководитель Юридического департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания, мнения
о проекте документа
листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Заместитель Министра финансов Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или
проставлением косой черты перед наименованием должности. Если
должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий
право подписывать документы за руководителя, или иное должностное
лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении
обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица,
подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный
документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом
исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск,
болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия
При подписании
документа несколькими
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
Гриф утверждения
Гриф утверждения
проставляется в верхнем
например:
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из
слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого
документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты
и номера, например:
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи
должностного лица на документе. Печать ставится на документах в
случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными
правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не
захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа)
подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа),
на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о
заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника
документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего
копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать
(при представлении копии или выписки из документа в другую
организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N __
за ____ г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются,
отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов
копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается
заверять отметкой "Верно" каждый
лист многостраничной копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона, например: П.О. Николаев (499) 234-56-88
Отметка об исполнителе
может дополняться указанием
исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об
исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого
экземпляра документа и включает в себя: указание количества
отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату
печатания документа.
Указания по исполнению
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется
непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на
бланке резолюции.
Указания по исполнению
включают: фамилии, инициалы
содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись
руководителя и дату, например:
Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на
контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа
справа.
Отметка об исполнении
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит
из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается
документ, подписи исполнителя или руководителя структурного
подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об
особенностях исполнения документа.
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его
исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об
исполнении; слова.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении
Отметка о поступлении документа в федеральный орган
исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку
о поступлении документа
штампа.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,
содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду
конфиденциальной информации 2(сноска) 0. В соответствии с Положением о
порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г.
N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.
II), ст. 3165) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих
информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного
пользования".
Сноска - Виды конфиденциальной информации установлены Указом
Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об
утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от
23.09.2005).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа
документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
ПОДГОТОВКА
И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие
функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому
регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают
проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства
Российской Федерации, планов законопроектной деятельности
Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке
законодательной инициативы.
2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство
Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах
бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой
границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством
Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и
выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт 2(сноска) 0 от пометки у
правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
Сноска - Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском
деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица
измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения