Стандарт ИСО 15489

     Датой документа,  издаваемого  совместно двумя  или более органами

управления, является дата более поздней  подписи.

     Дату документа   оформляют арабскими цифрами  в последовательности:

день месяца,  месяц,  год.  День месяца и месяц оформляют  двумя парами

арабских цифр,  разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами:

18.01.2010.

     Допускается словесно-цифровой  способ оформления даты,  например:

18 января 2010 г.

 

                   Регистрационный номер документа

 

     Регистрационный номер  документа проставляется  в   соответствии  с

системой  регистрации,  принятой  в  федеральном органе исполнительной

власти.

     Регистрационный номер    присваивается    документу   после   его

подписания (утверждения).

     Регистрационный номер  документа,  изданного совместно,  состоит из

разделенных  косой   чертой   регистрационных   номеров,   присвоенных

организациями    -    авторами    документа    и    расположенных    в

последовательности,    соответствующей    обозначению     наименований

организаций в заголовочной части  документа.

 

              Ссылка на исходящий номер  и дату документа

 

     Ссылка на  исходящий   регистрационный  номер  и   дату   документа

включается    в   состав   реквизитов   бланка   письма.   Ссылка   на

регистрационный номер и дату документа  проставляется исполнителем  при

подготовке письма-ответа.

 

                               Адресат

 

     Документы адресуют  в  органы власти,  организациям,  должностным

лицам, структурным подразделениям, гражданам.

     При адресовании   документа   в орган власти,  организацию или

структурное  подразделение  (без  указания   должностного   лица)   их

наименования пишутся в именительном падеже, например:

 

                                                          Министерство

                                                   образования и науки

                                                Российской   Федерации

 

                                 или:

 

                                                         Правительство

                                                            Российской

                                                             Федерации

 

                                                           Департамент

                                                      делопроизводства

                                                              и архива

 

     При адресовании  документа руководителю организации наименование

организации  входит  в   состав   наименования   должности   адресата,

наименование должности указывается  в дательном падеже, например:

 

                                                          Руководителю

                                                Федеральной службы  по

                                                     труду и занятости

 

                                                          И.О. Фамилия

 

     В реквизите   "Адресат"   допускается   использовать   официально

принятые  сокращенные  наименования  органов  государственной  власти,

органов местного самоуправления, организаций.

     Почтовый адрес   в  составе  реквизита  "Адресат"  указывается   в

последовательности,  установленной  Правилами  оказания услуг почтовой

связи  (утв.  Постановлением  Правительства  Российской  Федерации  от

15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил  оказания услуг почтовой связи"

(Собрание законодательства  Российской  Федерации,  2005,  N  17,  ст.

1556).

     Почтовый адрес не  указывается в документах, направляемых  в высшие

органы    государственной    власти,    другие    федеральные   органы

исполнительной  власти,  территориальные  органы  федерального  органа

исполнительной  власти  в  субъектах  Российской Федерации,  постоянным

корреспондентам.

     При адресовании  документа должностному  лицу  инициалы ставятся

перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

     Строки реквизита  "Адресат" центруются относительно самой длинной

строки или выравниваются по левому краю.

 

                        Наименование документа

 

     Наименование документа  - краткое содержание (заголовок  к  тексту)

документа   -   составляется   ко   всем  документам,  за  исключением

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

     Заголовок к   тексту   документа   должен   быть  кратким,  точно

передавать содержание документа.  Заголовок к тексту согласовывается  с

наименованием вида документа.

     Например:

     Приказ (о чем?) Об  утверждении Положения  о   защите  персональных

данных государственных служащих и работников министерства

     Письмо (о чем?) Об  оказании консультативной помощи

     Правила (чего?) внутреннего  трудового распорядка.

     Заголовок составляется  исполнителем, готовящим проект  документа.

     Заголовок к тексту  оформляется под реквизитами  бланка.  Заголовок

к тексту может занимать 4 - 5 строк  по 28 -  30  знаков  в  строке.  В

проектах законодательных,  иных нормативных правовых актов заголовок  к

тексту  оформляется  по  ширине  страницы  над  текстом   центрованным

способом.

 

                            Текст документа

 

     В федеральных    органах    исполнительной    власти    документы

составляются на русском языке  как  государственном  языке  Российской

Федерации.  Текст  документа  излагается русским литературным языком с

учетом особенностей официально-делового стиля,  вида документа  и  его

назначения в управленческой деятельности.  Содержание документа должно

быть изложено кратко, логично, точно  и ясно.

     Тексты документов  излагаются от:

     1-го лица   единственного   числа:  приказываю...  подготовить   и

представить на рассмотрение;  прошу  рассмотреть вопрос об установлении

льготных тарифов...;

     3-го лица  единственного   числа:   ...Правительство   Российской

Федерации постановляет...;...коллегия постановила...;  министерство не

считает возможным...;

     1-го лица  множественного  числа:  просим представить данные  о...;

представляем  на  рассмотрение   и   утверждение...;   в   протоколах:

слушали...; выступили...; решили (постановили).

     В совместных  документах   текст   излагают   от   первого   лица

множественного числа: приказываем..., решили... .

     В текстах   законодательных   и   нормативных   правовых    актов

используются  глаголы  в  форме  настоящего времени,  придающие тексту

предписывающий характер, например:

     "Виза включает   в   себя   наименование  должности   руководителя

министерства  (ведомства)  или  его  заместителя  и   личную   подпись

визирующего, расшифровку подписи и дату";

     "Нормативные предписания   оформляются  в  виде  пунктов,  которые

нумеруются арабскими цифрами  с точкой и заголовков не имеют".

     В тексте документа,  подготовленного на основании  законодательных,

иных   нормативных   правовых   актов,   изданных  органами  власти  и

управления,  документов,  ранее  изданных  органом  власти  -  автором

документа,   указывается  наименование  вида  документа,  наименование

органа,  издавшего документ,  дата принятия или утверждения документа,

его регистрационный номер,  а  также заголовок документа, заключенный  в

кавычки, например:

     "В соответствии   с   Постановлением   Правительства   Российской

Федерации от  13  августа  1997  г.  N  1009  "Об  утверждении  Правил

подготовки    нормативных    правовых    актов   федеральных   органов

исполнительной власти и их...";

     "В соответствии  с  Положением о постоянно  действующей экспертной

комиссии учреждения,  организации,  предприятия, утвержденном приказом

Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

     Если текст содержит  несколько поручений,  решений,  выводов и др.,

в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

     В текст документа  могут включаться фрагменты,  оформленные в виде

таблицы или анкеты.

     Страницы текста нумеруются  арабскими цифрами посередине  верхнего

поля.

 

                      Отметка о наличии приложении

 

     Отметка о приложении  используется при оформлении  сопроводительных

писем и приложений  к  приказам,  распоряжениям,  планам,  программам,

отчетам,   договорам,   положениям,   правилам,   инструкциям   и  др.

документам.

     В сопроводительных  письмах  отметка о приложении  оформляется под

текстом письма от границы  левого  поля.  Если  приложение  названо  в

тексте письма,  в отметке о приложении указывается количество листов и

количество экземпляров приложения:

     Приложение: на 3 л.  в  1 экз.

     При наличии нескольких  приложений  в  отметке  о   приложении  они

нумеруются,  указываются  наименования каждого приложения,  количество

листов и количество экземпляров:

 

    Приложение: 1. Заключение  на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                2. Справка о доработке ... на 2 л.  в 1 экз.

 

     Если приложения    сброшюрованы,    то   количество   листов   не

указывается.

     Если приложение  направляют  не  во  все  указанные   в  документе

адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в  1 экз. только в первый адрес.

     Если приложениями  к сопроводительному письму являются  документы,

содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную

тайну, отметка о приложении оформляется  следующим образом:

 

     Приложение: Справка   о   неплатежеспособных   предприятиях,   для

                 служебного пользования, рег. N 26-дсп,  на 2 л. в 1 экз.

 

     На приложениях   справочного характера к приказам,  распоряжениям,

правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.

документам   отметка   о  приложении  проставляется  на  первом  листе

приложения в правом  верхнем  углу.  Если  приложений  несколько,  они

нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно

не нумеруется.  В отметке  о приложении указывается  наименование  вида

основного документа, его дата и  номер:

 

                                                        Приложение N 2

                                                   к Приказу Росархива

                                                    от 15.03.2009 N 35

 

     Если приложением   к  документу  (например,  к   приказу)  является

утверждаемый документ (положение,  правила,  инструкция,  регламент  и

др.), в верхнем правом углу проставляется  отметка о приложении, ниже -

гриф утверждения документа, например:

 

                                                        Приложение N 1

 

                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                    Приказом Росархива

                                                   от 12.11.2009 N 125

                                                        Приложение N 2

                                                        к      Приказу

                                                        Росархива   от

                                                        15.03.2009   N

                                                                    35

 

 

                           Гриф согласования

 

     Согласование проекта   документа   с   другими   государственными

органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются,

оформляются   грифом   согласования.   Проект   документа  может  быть

согласован    непосредственно    должностным     лицом,     протоколом

коллегиального органа или служебным  письмом.

     Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

Подпись         И.О. Фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 N 01-18/115

 

     Гриф согласования  оформляется  под  реквизитом "Подпись" ближе к

нижнему полю документа.

     Если содержание   документа   затрагивает   интересы   нескольких

организаций, грифы согласования могут  располагаться на отдельном листе

согласования.  На  основном  документе  в  месте,  предусмотренном  для

расположения грифов согласования,  делается отметка "Лист согласования

прилагается".

     Согласование документа  осуществляется с:

     вышестоящими органами       в       случаях,      предусмотренных

законодательством;

     федеральными органами  исполнительной  власти,  интересы  которых

затрагивает содержание документа;