Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

 

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков  документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

В табл. 4 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

 

Таблица 4 – Группировка видов документов по подразделениям ОАО "РЖД"

Подразделение	2008 год		2009 год
	Кол., шт.	%	Кол., шт.	%
1	2	3	4	5
Департамент управления делами	400	5,3	378	4,7
Департамент бухгалтерского учета	765	10,1	742	9,2
Департамент планирования и  бюджетирования	685	9,1	693	8,6
Департамент по организации, оплате труда и мотивации	587	7,8	610	7,6
Управление планирования и нормирования материально-технических  ресурсов	720	9,5	759	9,4
Департамент пассажирских сообщений	732	9,7	695	8,6
Департамент по организационно-штатным  вопросам	145	1,9	159	2,0
Департамент вагонного хозяйства	411	5,4	418	5,2
Департамент безопасности	297	3,9	331	4,1
Департамент капитального строительства	193	2,6	198	2,5
Департамент электрификации и электроснабжения	102	1,3	92	1,1
Департамент пути и сооружений	124	1,6	161	2,0
Департамент управления имуществом	78	1,0	95	1,2
Департамент экономической  конъюнктуры и экономического развития	118	1,6	174	2,2
Центральная заводская лаборатория	93	1,2	99	1,2
Департамент управления персоналом	399	5,3	442	5,5
Департамент корпоративных  коммуникаций	270	3,6	220	5,4
Правовой департамент	105	1,4	128	1,6
Прочие отделы и службы	1343	17,7	1653	20,5
Итого	7567	100	8047	100

 

Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая  доля документов в бухгалтерии, так  как практически каждый внутренний документ, а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.

 

2.3 Исследование движения документооборота в ОАО "РЖД"

 

Технологический документооборот  составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО  "РЖД".

Развитие информационных технологий позволило перевести  в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию  управления им. В частности, в железнодорожной  отрасли уже давно действуют  системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И  в отношении электронизации и  автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует  четкого документального подтверждения  всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной  учетной документации ОАО "РЖД" формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость  пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного  повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических  операций. Предстоит сократить затраты  и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к  производственным и финансовым результатам  компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между  предприятиями холдинга, но и другими  субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач  в ОАО "РЖД" разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Электронный документооборот  осуществляется при помощи программы  ЭТРАН, которая позволяет:

• Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов).
• Сокращение времени согласования заявок и оформления перевозочных документов.
• Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления перевозочных документов.
• Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.
• Получение информации об остатке средств на лицевом счете. При создании единого лицевого счета - о движении средств на лицевом счете.
• Возможность грузополучателю видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю - свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю).
• При наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП) - исключение бумажного документооборота и необходимости доставки документов на станцию.
• Оформление электронных накладных на груженый рейс, используя ЭЦП.

На ЮУЖД такая система  еще не внедрена.

Необходимость внедрения  в филиале ОАО "РЖД" электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО "РЖД" - Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД". Кроме того, в трех филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена.

На сегодняшний день в  филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это приводит к возникновению следующих недостатков.

Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы  предприятия, потом на бумажных носителях  передаются в соответствующие структуры  РЖД.

Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать  работникам транспортного отдела, что  не способствует оперативности. Ж/д  накладные оформляются вручную  в местах погрузки, что увеличивает  вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передается в товарную контору  станции. Там ее вручную вводят в  систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.

Эффекты от внедрения электронного документооборота в филиале ОАО  "РЖД" – ЮУЖД при организации перевозок грузов, порожних вагонов:

• повышение оперативности взаимодействия с ОАО "РЖД" за счет электронного документооборота;
• сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;
• организация электронного архива собственных перевозочных документов;
• ускорение расчетов с клиентами за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;
• возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии грузов в собственный адрес, по информации ОАО "РЖД";
• организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Таким образом, основными  направлениями совершенствования  является внедрение в ЮУЖД системы  электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи.

 

Глава 3. Совершенствование  документооборота в ОАО "РЖД"

3.1 Методы совершенствования документооборота на предприятии

 

Основными направлениями  совершенствования документооборота являются:

- сокращение объема документооборота,

- совершенствование технологии  документооборота.

В качестве основных методов  улучшения технологии документооборота выделяют:

- разработку моделей документооборота  в и организациях;

- составление маршрутных  карт технологического процесса;

- разработку рациональных  схем документооборота: оперограмм  и документограмм, схем движения  документов и др.

Основные методы совершенствования  документооборота рассмотрим подробно.

1. Унификация и стандартизация  документов. Унификация документов - это установление единообразия  состава и форм управленческих  документов, создаваемых в процессе  осуществления однотипных управленческих  функций и задач.

При осуществлении работ  по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых  при решении управленческих задач  и унификация форм документов. В  результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями  управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава  применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам  и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

2. Повышение качества  документируемых решений. Одним  из методов сокращения неоправданных  документопотоков является повышение  качества самих принимаемых решений.  Большой поток документов возникает  при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих  массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные  исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным  и ресурсным обеспечением, вновь  порождается переписка с просьбами  о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.