Проблемы организации документооборота и пути его совершествования на примере ОАО РЖД

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в  настоящее время: недостаточная  разработанность законодательной  базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

 

Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"

2.1 Характеристика ОАО  "РЖД"

 

Железнодорожный комплекс имеет  особое стратегическое значение для  России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом  для миллионов граждан. В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года!

Открытое акционерное  общество "Российские железные дороги" входит в мировую тройку лидеров  железнодорожных компаний. Это определяют следующие факторы:

• огромные объемы грузовых и пассажирских перевозок;
• высокие финансовые рейтинги;
• квалифицированные специалисты во всех областях железнодорожного транспорта;
• большая научно-техническая база;
• проектные и строительные мощности;
• значительный опыт международного сотрудничества.

ОАО "РЖД" было учреждено постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года № 384.

1 октября 2003 года – начало деятельности ОАО "РЖД".

Учредителем и единственным акционером ОАО "РЖД" является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал ОАО "РЖД" по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта. По состоянию на 31.12.2009 г. в собственности компании находятся 385 тыс. объектов недвижимости (включая земельные участки).

Миссия компании состоит  в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности  деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.

Главные цели деятельности общества - обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых  железнодорожным транспортом, а  также извлечение прибыли.

Стратегические цели компании:

• увеличение масштаба транспортного бизнеса;
• повышение производственно-экономической эффективности;
• повышение качества работы и безопасности перевозок;
• глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;
• повышение финансовой устойчивости и эффективности.

Виды деятельности:

• грузовые перевозки;
• пассажирские перевозки в дальнем сообщении;
• пассажирские перевозки в пригородном сообщении;
• предоставление услуг инфраструктуры;
• предоставление услуг локомотивной тяги;
• ремонт подвижного состава;
• строительство объектов инфраструктуры;
• научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;
• предоставление услуг социальной сферы
• прочие виды деятельности.

Крупнейшим филиалом ОАО  "РЖД" является Южно-уральская железная дорога. Сегодня Южно-Уральская дорога, развернутая протяженность которой занимает около 8 тысяч километров, входит в число крупнейших железных дорог страны. Она включает 4 отделения: Челябинское, Курганское, Орское и Петропавловское и обслуживает территории 7 субъектов Российской Федерации: Челябинскую, Курганскую, Оренбургскую, частично Куйбышевскую, Саратовскую, Свердловскую области, республику Башкортостан и Северный Казахстан. В 2008 году перевезено 322 млн тонн грузов и 42010 тысяч пассажиров. С 1 октября 2003 году Южно-Уральская магистраль стала филиалом компании "Российские железные дороги".

Деятельность по документационному  обеспечению управления осуществляет служба управления делами.

Составим SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД" (табл. 1)

 

 

 

Таблица 1 – SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД"

Сильные стороны	Слабые стороны
1. Профессиональный кадровый  ресурс	1. Недостатки технического обучения
2. Стабильность финансового  положения	2. Изношенность ОПФ и  транспортной инфраструктуры
3. Применение прогрессивных  технологий	3. Недостаток финансирования  капитальных проектов в части  улучшения состояния ОПФ и  транспортной инфраструктуры
Возможности	Угрозы
1. Рост рынка транспортных  услуг	1. Увеличение на транспортном  рынке компаний, оказывающих транспортные  услуги
2. Развитие технологий IT	2. Изменение структуры  налоговых тарифов в отношении  транспортных услуг
3. Развитие партнерских  отношений с компаниями – перевозчиками  грузов	3. Политическая нестабильность  в обществе
4. Проекты Правительства  РФ, связанные с реконструкцией  транспортной отрасли РФ и  финансирование таких проектов	4. Возрастание экономических  рисков в условиях кризиса

 

2.2 Порядок обработки  потоков документов в ОАО "РЖД"

 

В ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. (рис.5)

 

Рис.5 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО "РЖД"

 

Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.

Департамент управления делами в своей структуре имеет два  отдела: экспедицию и отдел документационного  обеспечения. Функции между этими  отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также  передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической  связи.

Отдел документационного  обеспечения выполняет функции  по:

- контролю оформления  документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых  данных в автоматизированную  систему "Документооборот".

Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие  основные функции:

• прием и учет поступивших документов;
• учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
• контроль за прохождением документов в подразделении;
• ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
• справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
• подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
• контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
• разработка номенклатуры дел подразделения;
• формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;
• ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
• инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Порядок работы с документами  в ОАО "РЖД" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.

Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и  контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").

Прием и первичную обработку  поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено  выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками  аппарата управления общества минуя  экспедицию, должны быть переданы в  экспедицию или отдел документационного  обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного  обеспечения) для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "РЖД" используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 6).

 

Рис.6 – Формы регистрации документов ОАО "РЖД"

 

Организация контроля за исполнением  документов в ОАО "РЖД" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).

 

Рис. 7 – Контроль исполнения документов

 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО "РЖД". Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в  ОАО "РЖД" разделяют следующим образом:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние

Деятельность компании сопряжена  с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО "РЖД" представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления ОАО "РЖД".

 

Таблица 2 – Документооборот ОАО "РЖД"

Наименование документа	Количество документов		Абсол. изм, шт	Темп роста, %
	2008	2009
Входящие	734	1140	406	55,3
Исходящие	1344	1729	385	28,6
Приказы в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	2045   842 650 553	2173   943 639 591	128   101 -11 38	6,3   12,0 -1,7 6,9
Внутренние В том числе - финансовые - служебные	3444   1622 1822	3005   1680 1325	-439   58 -497	-17,7   3,6 -27,3
Итого	7567	8047	480	6,3

 

Графически данная таблица  представлена на рис. 8

 

Рис. 8 – Изменение количества документов ОАО "РЖД" по годам

 

Таким образом, проведенный  анализ свидетельствует о том, что  наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия – это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 3).

 

Таблица 3 – Анализ объема документооборота ОАО "РЖД" помесячно

Месяц	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
1	2	3	4	5
Январь	122	186	226	299
Февраль	118	192	209	274
Март	96	124	184	235
Апрель	107	149	211	219
Май	91	117	107	210
Июнь	94	163	192	308
Июль	102	195	168	312
Август	43	101	185	175
Сентябрь	90	109	132	243
Октябрь	99	136	191	257
Ноябрь	93	115	189	251
Декабрь	85	142	179	222
Итого	1140	1729	2173	3005