Особенности управления документацией за рубежом

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость  системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы  прежде всего следует учесть, для  какого типа управленческой структуры  подбирается АСУД.

На наш взгляд, можно  выделить такие категории потребителей:

• сложные иерархические структуры;
• территориальные органы управления;
• коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она  в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый  ряд предложений. Например, для министерств  и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и др., для  второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено  потребителям третьей категории  организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Интертраст», «АйТи», «Оптима», «Центринвестсофт»  и др.

Требования к  системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе  управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного  обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена  на единых методологических принципах, программно-технических и технологических  решениях и в рамках действующих  организационно-правовых условий в  виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить интегрирование накопленного информационного ресурса  и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного  использования как подокументно, так и фактически. Система также  должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую  степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных  условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям  пользователей²⁸.

3. Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в  сферах информационных технологий и  документационного обеспечения  управления.

Создание международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация – Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре  технического комитета № 46 «Информация  и документация» Международной  организации по стандартизации (ИСО  – ISO, International Organization for Standardization), явилось  одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических  отношений.

Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие  принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта  освещаются процедуры управления документами  организации в соответствии с  принципами, стандартизированными в  первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится  к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его  разработки – предложить одну из возможных  методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации  на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском  опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских  стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный  характер, объединив в себе передовой  опыт других стран). Вместе с тем  следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались  предложения заложить в технический  отчет несколько вариантов методологий  внедрения систем управления документами  и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями  ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности  и разновариантности этих методологий  было принято решение привести в  техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке  необходимой методологии к сфере  деятельности национальных органов  по стандартизации, управлению документами  и архивами.

Поэтому в большинстве  развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное  внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.

Назначение и структура  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы ВНИИДАД  разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части  международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и  вводится в действие с 01 июля 2007 года.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит  из 11 разделов:

1. Область применения.
2. Нормативные ссылки.
3. Термины и определения.
4. Преимущества управления документами.
5. Нормативная среда.
6. Политика управления документами и ответственность.
7. Требования к управлению документами.
8. Проектирование и внедрение системы управления документами.
9. Процессы управления документами и контроль.
10. Мониторинг и аудит.
11. Обучение.

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и  Приложение А (справочное) «Сведения  о соответствии ссылочных международных  стандартов национальным стандартам Российской Федерации».

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего  или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения  в них документов, а также обеспечения  соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования  и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые  или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в  процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным  законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом  регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов  управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся  на соответствие системам менеджмента  качества (СМК). С учетом того, что  специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных  сфер деятельности, заключается в  нацеленности на повышение конкурентоспособности  продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно  провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов  управления документами, в частности  сферы документационного обеспечения  управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для  отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами  и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности  в области управления документами  между сотрудниками организации  в зависимости от их должностных  обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области  управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе  за проектирование, внедрение и сохранность  систем управления документами и  их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей  управлению документами и применению систем управления документами в  индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами  отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения  и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства  заключается в поддержке политики управления документами во всей организации  и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности  и пригодности для использования  документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном  вопросам проектирования и внедрения  систем управления документами, описываются:

• характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
• процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
• описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».